Ministerie: Ministerie van Algemene Zaken

Dit ministerie bevat 5 rubrieken.

Zakendoen met AZ

Wanneer u zaken wilt doen met het ministerie van Algemene Zaken moet u weten hoe het ministerie te werk gaat bij het aanbesteden van haar opdrachten, sluiten van overeenkomsten en welke spelregels daarbij in acht worden genomen.

AZ als klant

Het ministerie van Algemene Zaken is in vergelijking met andere ministeries een relatief  kleine inkoper. De inkopen omvatten van alles, van kantoormeubilair en dienstauto's tot catering en dienstkleding. In beginsel komt bijna iedere leverancier of dienstverlener uit de betreffende branche in aanmerking om deze producten en diensten te leveren. Wel is het zo dat AZ zoveel mogelijk meedoet aan de grote interdepartementale inkooptrajecten. Ook aan het personeel van leveranciers en dienstverleners kunnen in verband met de vertrouwelijkheid speciale eisen worden gesteld.

Iedere dienst of afdeling van het ministerie heeft als het ware zijn eigen assortiment waar men verantwoordelijk voor is. Samen met de centrale afdeling inkoop van het ministerie worden gewenste producten en diensten tegen marktconforme prijzen ingekocht.

Leverancier of dienstverlener van AZ

Om opdrachten op de gewenste wijze uit te kunnen voeren verwacht het ministerie van Algemene Zaken dat u beschikt over voldoende kennis, ervaring en een kwalitatief goede organisatie.
Voor meerjarenopdrachten kan van u worden verlangd dat, aantoonbaar, uw financiële situatie zodanig is, dat de continuïteit van uw onderneming is gewaarborgd. Verder kan het voorkomen dat het ministerie inzage wil hebben in de opbouw van geoffreerde prijzen.

De Rijksoverheid heeft zich tot doel gesteld 100% duurzaam in te kopen. Hiertoe zijn er voor bepaalde productgroepen duurzaamheidcriteria opgesteld, zie www.agentschapnl.nl, trefwoord duurzaam inkopen. De duurzaamheideisen zullen worden meegenomen in aanbestedingen.

Afhankelijk van de aard en de complexiteit van de opdracht wordt verwacht dat:

  • u beschikt over een kwaliteitsbeheersingssysteem;
  • u kunt voldoen aan de geldende milieu- en duurzaamheidnormen overheid;
  • dat u een goede aftersales service biedt.

Het sluiten van overeenkomsten

Wanneer met AZ zaken wordt gedaan dan wordt er formeel een overeenkomst gesloten met de Staat der Nederlanden, die – ook al weer formeel – door de Minister van AZ en namens deze, de Secretaris-generaal (SG), wordt vertegenwoordigd. Doorgaans mogen veel meer functionarissen de MP en de SG vertegenwoordigen, zoals afdelingshoofden, maar de meeste ambtenaren van AZ zijn daartoe niet bevoegd. Indien u twijfels mocht hebben omtrent de tekenbevoegdheid van AZ functionarissen dan kunt u op verzoek inzage krijgen in het volmachtregister. U kunt dan contact opnemen met het Teaminkoop, teaminkoop@minaz.nl.

Het ministerie van Algemene Zaken gebruikt in de regel vaste contracten en algemene voorwaarden bij de inkoop van goederen en diensten en voor de uitvoering van werken.
De volgende zijn van belang:

  1. De ARVODI (Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van Diensten (2011).
  2. De ARIV (Algemene Rijksinkoop voorwaarden).
  3. De ARBIT (Algemene Rijksvoorwaarden Bij It- overeenkomsten).
  4. De AVFo (Algemene Voorwaarden inzake de vervaardiging van Foto-opnamen)
  5. Het CAC (Communicatie Adviesbureau Contract).
  6. Het AV- productie contract (Overeenkomst voor de vervaardiging en van een audiovisueel programma).
  7. De UAV 1989 (Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de Uitvoering van werken).

Zodra een offerteaanvraag voor de levering van een product, het verlenen van een dienst of de uitvoering van een werk wordt verzonden, dan wordt tegelijkertijd aangegeven op welke (bovenstaande) voorwaarden wordt gecontracteerd.

Geheimhouding

Het kan zijn dat bij de uitvoering van een opdracht veel vertrouwelijkheid in acht moet worden genomen. In dat soort gevallen wordt voorafgaand aan de offerteaanvraag een geheimhoudingsverklaring voor ondertekening aan de potentiële leveranciers voorgelegd.

Aanbestedingen

Zoals elke overheidsinstanties is ook het ministerie van Algemene Zaken gehouden de aanbestedingsvoorschriften te volgen. Meer informatie hierover vindt u bij het onderwerp Aanbesteden en de  Aanbestedingskalender.

Integriteit

De functionarissen van het ministerie gaan zorgvuldig en integer om met uw commercieel vertrouwelijke gegevens.

Ook van u verwacht het ministerie integriteit. Het aanbieden van enig voordeel (geldelijk of anderszins) aan functionarissen van het ministerie van Algemene Zaken, met het oog op beïnvloeding van de besluitvorming, is niet acceptabel en soms zelfs strafbaar. Uitnodigingen van u om niet-zakelijke bijeenkomsten bij te wonen, worden door het ministerie niet geaccepteerd. Het kan ertoe leiden dat een leverancier/dienstverlener zijn status als potentiële leverancier verliest.

Toegangsregeling voor de gebouwen van het ministerie

Het is voor buitenstaanders niet toegestaan de panden van het ministerie van Algemene Zaken te betreden. Een bezoek moet van te voren worden aangemeld.

De bezoeker wordt tijdens zijn aanwezigheid op het ministerie begeleid. In geval van regelmatig bezoek aan het ministerie, bijvoorbeeld in verband met het uitvoeren van werkzaamheden, dient de bezoeker zich persoonlijk te melden bij de receptie van Binnenhof 19. Daarbij kan gevraagd worden een "Verklaring omtrent het Gedrag" (VOG) aan de beveiligingsmedewerker te worden overhandigd, waarvan vervolgens een kopie wordt gemaakt. Op basis daarvan wordt u als (regelmatig) bezoeker opgenomen in het bezoekersbestand.

De te overleggen VOG moet origineel zijn en niet ouder dan twee maanden. Een dergelijke verklaring kan worden aangevraagd bij het gemeentehuis van de gemeente waar de aanvrager staat ingeschreven. Het verkrijgen van een VOG neemt enige weken in beslag.

Het kan zijn dat een gemeente, voordat men een dergelijk verzoek in behandeling neemt, een formele toelichting van het ministerie verlangt. Op verzoek wordt u een dergelijke toelichting verstrekt.
Nadere informatie over de VOG is te vinden in het dossier Verklaring omtrent het gedrag.

Aan personen die niet zijn opgenomen in het bezoekersbestand en die niet zijn aangemeld, wordt geen toegang verleend. Als men als gevolg van het niet voldoen aan bovenstaande toegangsregeling kosten maakt, kunnen die niet ten laste worden gebracht van het ministerie. Ook de daardoor te late leveringen worden aangemerkt als tekortschieten in de nakoming van de overeengekomen verplichting.

Contact

Hebt u vragen? Neem dan contact op met het ministerie van AZ 

Adres
Ministerie van Algemene Zaken
Team Inkoop
Postbus 20001
2500 EA Den Haag
e-mail: teaminkoop@minaz.nl

De Rijksoverheid. Voor Nederland.