Digitalisering overheidsarchieven

De overheid werkt net als de rest van Nederland steeds minder met papier. Ondertussen blijven de digitale ontwikkelingen doorgaan. De systemen waarmee digitale informatie nu wordt opgeslagen, kunnen over 5 jaar zijn verouderd. Daarom zet de Rijksoverheid zich in om ervoor te zorgen dat digitale informatie toegankelijk blijft.

Voordelen digitale archieven

Het is de bedoeling dat de ministeries in 2015 volledig digitaal werken. Digitale informatie heeft grote voordelen vergeleken met papieren informatie:

• Het is snel en beter toegankelijk voor burgers, bedrijven en andere overheden;
• overheden zijn beter te controleren door bijvoorbeeld de Algemene Rekenkamer of inspecties;
• digitale informatie kan meer dan 1 keer worden gebruikt. Dat is praktischer en goedkoper.

Digitale duurzaamheid van archieven

Anders dan bij papieren dossiers is het bij digitale bestanden niet mogelijk om 20 jaar te wachten met de selectie, bewerking en overbrenging van het materiaal aan het Nationaal Archief.

Digitale bestanden zijn op langere termijn moeilijker toegankelijk te houden en na beschadiging niet meer te bekijken. Bovendien kunnen veranderde technische standaarden het bekijken van digitale bestanden moeilijker maken. Ook kunnen de onderlinge verbanden tussen documenten en data hierdoor verdwijnen.

De overheid is bezig oplossingen te vinden voor het behoud van digitale archieven. Het Nationaal Archief werkt aan 2 projecten, samen met enkele grote gemeentearchieven. Hiervoor is de komende jaren € 9 miljoen beschikbaar:

• E-depot. In het e-depot van het Nationaal Archief blijft digitale informatie van de overheid vindbaar en toegankelijk. Het e-depot kan tijdig grote hoeveelheden bestanden opslaan. Het doel is ervoor zorgen dat ook digitaal archiefmateriaal langdurig beschikbaar blijft voor de burgers. Het is de bedoeling dat Rijksoverheid, provincies en gemeenten aansluiten op dit e-depot.
• Programma Informatie op orde. Dit programma is in 2006 van start gegaan en loopt tot en met 2011 en is bedoeld om de papieren en digitale archieven van de Rijksoverheid op orde te brengen.

Delen op: Twitter, Hyves, Facebook of LinkedIn