Elektronisch factureren

Ieder jaar versturen bedrijven bijna 500 miljoen facturen per post. Vervolgens worden deze facturen handmatig verwerkt. Dit kost tijd en geld. Daarom stimuleert de overheid om elektronische facturen te verzenden, naar de overheid én naar andere bedrijven.

E-factuur: minder fouten, snellere afhandeling

Een e-factuur biedt zowel klant als leverancier voordelen. Wanneer alle bedrijven in de Europese Unie (EU) elektronische facturen zouden sturen, hoeven er jaarlijks 15 miljoen minder bomen gekapt te worden. De belangrijkste voordelen voor de ondernemer zijn:

• besparing van tijd en geld; niet meer handmatig facturen vouwen, versturen en brieven openen;
• snellere verwerking facturen en minder fouten;
• tijdige betaling van facturen.

Wat is een elektronische factuur?

Elektronisch factureren is het op een elektronische manier versturen en ontvangen van facturen. De elektronische factuur wordt vaak ten onrechte verward met een factuur in pdf-formaat. Een elektronische factuur kan automatisch worden ingelezen en verwerkt door het facturatieprogramma van de ontvanger. Een pdf-document niet. 

Het is belangrijk dat er sprake is van een heldere standaard voor elektronisch factureren. Zo spreken de computer van de verzender en die van de ontvanger dezelfde taal. De overheid heeft besloten om hiervoor de in de EU gangbare UBL 2.0- en SETU (HR-XML) formaat (voor inhuurkrachten) te gebruiken. Ondernemers kunnen softwarepakketten kopen om hun facturen in dit formaat te versturen of hun eigen softwarepakket in overleg met de leverancier aan laten passen. 

Duidelijke regelgeving

Om de drempel tot elektronisch factureren zo laag mogelijk te maken, heeft de overheid de regels vereenvoudigd.

• Het is niet meer verplicht een papieren kopie van een elektronische factuur te bewaren voor de Belastingdienst.
• De regels voor elektronische facturen zijn gelijkgetrokken met die van papieren facturen.
• De elektronische handtekening is niet meer verplicht.

Voortrekkersrol overheid

Het is de ambitie van de Rijksoverheid om in 2014 80% van de facturen elektronisch te ontvangen. UWV Werkbedrijf accepteert tegenwoordig alleen nog maar elektronische facturen. De Belastingdienst voert samen met de uitzendbureaus elektronische facturen en urenbriefjes in voor uitzendkrachten. Steeds meer overheidsorganisaties werken dit moment met e-facturen of zijn van plan dit op korte termijn te doen. Sinds 1 januari 2011 kunnen bedrijven hun rekeningen elektronisch indienen bij alle 78 Rijksoverheidsorganisaties. In 2018 moeten alle overheden (provincies, waterschappen, gemeenten) klaar zijn om elektronische facturen te ontvangen. Wilt u weten welke leveranciers al e-facturen kunnen versturen, neem dan contact op met Project e-factureren (efactureren@minez.nl). Ook zijn er verschillende factsheets beschikbaar van overheidsorganisaties die al e-factureren, zoals de factsheet van de Belastingdienst, SZW en gemeente Ede.

• Download deze video

  • Video voor Windows Media Player Video, 13-03-2008, wmv, 00:02:04 min., 7.2 MB
  • Video voor Apple Quicktime Player Video, 13-03-2008, mp4, 00:02:04 min., 7.9 MB
  • Video voor mobiel gebruik Video, 13-03-2008, 3gp, 00:02:04 min., 1.3 MB
  • Ondertitelingsbestand Caption | 13-03-2008 | srt

Eenvoudig overstappen

Overstappen naar e-factureren is eenvoudig. U kunt uw huidige boekhoudpakket geschikt maken voor elektronisch factureren. Ook voor mkb’ers en eenmanszaken is het gemakkelijk over te stappen naar elektronisch factureren. Er bestaan verschillende facturatieprogramma’s die elektronische facturen kunnen maken. Ook voor kleine bedrijven. Steeds meer (grote) bedrijven sturen elektronische facturen. Naar de overheid, maar ook onderling. Bij hoeveel facturen e-factureren interessant is, verschilt per organisatie. Wat kost een factuur nu? Welke technische oplossing kiest u? De ROI-calculator en het handboek e-factureren helpen u op weg om de juiste stappen te zetten om te gaan e-factureren. 

Digipoort: online brievenbus overheid

Er is één online brievenbus voor elektronische facturen aan de overheid. Deze brievenbus heet Digipoort en wordt beheerd door Logius. Digipoort is bedoeld voor ondernemers en overheden. De brievenbus is te bereiken via een webbrowser zoals Internet Explorer of Mozilla Firefox. Digipoort ondersteunt de open formaten UBL 2.0 of SETU (HR-XML).

Actieplan Elektronisch Factureren

Om het versturen van e-facturen te bevorderen, heeft het ministerie van Economische Zaken, Landbouw & Innovatie het Actieplan Elektronisch Factureren in het leven geroepen. Doel van dit actieplan is om de onzekerheden rondom e-facturering weg te nemen. 

Daarnaast wil de overheid een grotere stroom elektronische facturen op gang brengen tussen bedrijfsleven en de overheid. Bijvoorbeeld door makkelijkere regels op te stellen, overheden en ondernemers voor te lichten over de mogelijkheden van e-factureren. Maar ook door softwareleveranciers te stimuleren om hun software aan te passen voor e-factureren en aansluiting op Digipoort.  

Delen op: Twitter, Hyves, Facebook of LinkedIn