Apostilleverdrag

Legalisatieverdragen maken het eenvoudiger om documenten te legaliseren. Het bekendste legalisatieverdrag is het Apostilleverdrag van 5 oktober 1961.

Eenvoudige legalisatie door apostillestempel

Het Apostilleverdrag maakt legalisatie niet overbodig maar wel veel eenvoudiger. Er is namelijk maar 1 legalisatie nodig, door middel van een apostillestempel. U kunt een document met apostillestempel gelijk gebruiken in alle landen die aangesloten zijn bij het Apostilleverdrag.

In Nederland geven de arrondissementsrechtbanken de apostillestempel af. Raadpleeg voor een overzicht van alle bevoegde autoriteiten in de landen van het Apostilleverdrag de website van de Haagse Conferentie. Zijn er twijfels over de herkomst van een document met apostillestempel? De instantie die twijfels heeft kan dan contact opnemen met de autoriteit die de apostillestempel heeft geplaatst. De autoriteit die de apostille afgeeft, moet elke geplaatste apostille bijhouden in een register.

Landen aangesloten bij Apostilleverdrag

Op dit moment zijn meer dan 100 landen aangesloten bij het Apostilleverdrag. Op de websites van Nederlandse ambassades of consulaten in het buitenland vindt u per land informatie over legalisatie van documenten. Hier kunt u zien of een land het Apostilleverdrag heeft ondertekend. De landen die zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag zijn ook te vinden in de Verdragenbank van het ministerie van Buitenlandse Zaken (BuZa).

Het Apostilleverdrag is geldig voor het hele Koninkrijk der Nederlanden. Ook het Caribische deel van het Koninkrijk der Nederlanden is aangesloten. Op Aruba, Curaçao, Sint Maarten en de eilanden van Caribisch Nederland worden Apostilles gezet op de documenten die op dat eiland zijn afgegeven.

Uitzonderingen Apostilleverdrag

Ieder land kan bezwaar maken tegen de toetreding van een bepaald land tot het Apostilleverdrag. Als Nederland bijvoorbeeld bezwaar maakt tegen toetreding, dan geldt het verdrag niet voor de legalisatie van documenten tussen dit land en Nederland.

Documenten die onder Apostilleverdrag vallen

In het Apostilleverdrag staat dat het apostillestempel gebruikt kan worden voor alle openbare akten. Er staat verder in het verdrag geen algemene regel over de inhoud van het begrip ‘openbare akte’. Maar de partijen die het verdrag hebben opgesteld willen de legalisatie van documenten zo eenvoudig mogelijk maken. Het begrip 'openbare akte' moet dus zo ruim mogelijk worden uitgelegd.

Onder openbare akten vallen volgens het Apostilleverdrag in ieder geval:

  • Documenten afgegeven door een autoriteit of functionaris behorende tot enig rechterlijk orgaan van de staat. Hieronder vallen ook stukken die zijn afgegeven door het Openbaar Ministerie, een griffier of een gerechtsdeurwaarder.
  • Administratieve documenten. Dit zijn bijvoorbeeld getuigschriften, diploma’s of akten van de burgerlijke stand.
  • Notariële akten. Alle door de notaris opgemaakte stukken vallen onder deze categorie.
  • Officiële verklaringen op onderhandse stukken. Bijvoorbeeld verklaringen over registratie, het bestaan van een document op een bepaalde datum en de echtheid van een handtekening. Ook een legalisatie van een notaris van een document is een officiële verklaring.

Het Apostilleverdrag geldt niet voor:

  • Documenten opgemaakt door diplomatieke of consulaire ambtenaren. Bijvoorbeeld een verklaring van ongehuwd zijn van de Japanse ambassade in Den Haag.
  • Documenten die rechtstreeks betrekking hebben op handelstransacties of douaneformaliteiten.

De Rijksoverheid. Voor Nederland.