Transparantiebenchmark MVO

De overheid vraagt bedrijven transparant te zijn over hun MVO-beleid en activiteiten. Een goede verslaggeving over de MVO-inspanningen van een bedrijf stelt belanghebbenden in staat om met het bedrijf in gesprek te gaan.

Dit geeft het bedrijf de mogelijkheid zich te versterken met opbouwende kritiek van zijn belanghebbenden. Door de Transparantiebenchmark biedt het ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie (EL&I) inzicht in de wijze waarop Nederlandse bedrijven verslag doen van hun MVO-activiteiten.

Het ministerie van EL&I laat ieder jaar de Transparantiebenchmark uitvoeren. De benchmark is een onderzoek naar de kwalitatieve en kwantitatieve ontwikkeling van maatschappelijke verslaggeving onder de grootste ondernemingen van Nederland.

Online self-assessment Transparantiebenchmark

Tussen 27 juni en 12 augustus 2011 konden alle bedrijven uit de onderzoeksgroep van de Transparantiebenchmark online hun self-assessment invullen en op deze wijze deelnemen aan de Transparantiebenchmark.

De helpdesk voor het online self-assessment is nog bereikbaar tot en met 7 oktober 2011. In de periode na 12 augustus kunt u ondersteuning krijgen bijvoorbeeld voor vragen rondom hoor en wederhoor en bezwaar. U kunt contact opnemen met de helpdesk op het e-mail adres: transparantiebenchmark@kpmg.nl.

Informatie over het verdere proces van de Transparantiebenchmark, waaronder achtergronden, planning en de voorwaarden voor puntentoekenning, vindt u op de website Transparantiebenchmark.nl.

Transparantie MVO met benchmark

De benchmark kijkt naar transparantie in de verslaggeving van ondernemingen op het gebied van MVO. In toenemende mate verwachten stakeholders zoals aandeelhouders, consumenten, belangengroeperingen en overheden dat een onderneming transparant is over de prestaties op maatschappelijk vlak. Transparantie maakt het mogelijk dat stakeholders zich een beeld vormen van deze prestaties en dat hierover de dialoog op gang wordt gebracht. Dit is in de kern het motief voor het uitvoeren van de Transparantiebenchmark.

Voor een goed begrip van de Transparantiebenchmark is het van belang te benadrukken dat de transparantie in de verslaggeving wordt gemeten en niet de concrete activiteiten of de resultaten op het gebied van MVO. Het gaat bij de Transparantiebenchmark niet alleen om het vaststellen van scores per onderneming. Belangrijker is het om trends te signaleren. Welke sectoren laten een stijging zien en welke juist niet? Hoeveel ondernemingen brengen voor het eerst een maatschappelijk jaarverslag uit, enzovoorts.

Door te benchmarken kunnen 'best practices' worden geïdentificeerd en kunnen ondernemingen hun maatschappelijke verslaggeving systematisch met die van anderen vergelijken. Juist deze vergelijking met andere ondernemingen is nuttig om vooruitgang te kunnen boeken op het gebied van maatschappelijke verslaggeving.

Nieuwe website Transparantiebenchmark

Alle resultaten van de Transparantiebenchmark 2010 zijn voor het publiek inzichtelijk en vergelijkbaar gemaakt via de website Transparantiebenchmark.nl. Ondernemingen die de self-assessment hebben ingevuld, krijgen naast de nationale bedrijfs- en sectorvergelijkingen waar alle deelnemende ondernemingen toegang toe hebben, extra toegang tot internationale sectorvergelijkingen.

De ondernemingen die deel uitmaken van de vaste onderzoeksgroep, hebben via e-mail de inloggegevens ontvangen. Mocht u deze niet ontvangen hebben, neem dan contact op via transparantiebenchmark@minez.nl.

Vrijwillige toetreding

Ondernemingen die niet aan de eisen voldoen, maar toch graag willen deelnemen aan de Transparantiebenchmark, kunnen zich vrijwillig aanmelden. Op volgorde van aanmelding zullen ondernemingen worden geplaatst op de lijst totdat het aantal van 500 ondernemingen bereikt is. Het ministerie moedigt vooral MKB-ondernemingen aan zich vrijwillig aan te melden.

Vrijwillig toetreden kon door vóór 29 juli 2011 een mail te sturen naar Transparantiebenchmark@minez.nl, waarin u aangaf dat:

• u vrijwillig wilt toetreden tot de Transparantiebenchmark; 
• u ervan op de hoogte bent dat als u toetreedt, u wordt opgenomen in de vaste onderzoeksgroep van de Transparantiebenchmark in de volgende jaren.

Reden voor het 2^e punt is dat het ministerie van EL&I de ontwikkeling van maatschappelijke verslaggeving in Nederland zo goed mogelijk wil volgen door de jaren heen. Daarbij is een consistente onderzoeksgroep van groot belang.

Werking Transparantiebenchmark

Ondernemingen die behoren tot de vaste onderzoeksgroep en beschikken over een publiek toegankelijk jaarverslag worden gevraagd een vragenlijst (self-assessment) in te vullen. Aan de hand van de vragenlijst in de door het ministerie van EL&I ontwikkelde self-assessment tool kunnen deelnemende bedrijven zelf de mate van transparantie over hun MVO-prestaties beoordelen. De self-assessments worden, na controle, gebruikt voor het toekennen van de scores.

De ondernemingen krijgen met de self-assessment tool toegang tot een interactieve website waarop zij de eigen prestaties kunnen beoordelen en vergelijken met internationaal en nationaal vergelijkbare groepen en 'best practices'. Door de zelfanalyse in te vullen zorgen de deelnemende ondernemingen er ook voor dat alle juiste en beschikbare verantwoordingsinformatie wordt meegenomen. Bij de nieuwe e-tool is ook een gratis helpdesk beschikbaar.

De totale vragenlijst bestaat uit 50 vragen. De scores kan men tussentijds opslaan, zodat men op een later tijdstip verder kan met de vragenlijst. De tijdsinvestering om de self-assessment te doorlopen, is afhankelijk van de wijze waarop uw verslaggeving is vormgegeven.

Medio mei heeft u een brief ontvangen met hierin uitleg over de self-assessment met bijbehorende inloggegevens. Deelnemers hebben voorafgaand hieraan een brief van het ministerie van EL&I ontvangen om opnieuw te bevestigen dat een onderneming is opgenomen in de Transparantiebenchmark.

Nadat de gehele self-assessment is ingevuld, worden de antwoorden geanalyseerd door KPMG. Als op basis van de analyse blijkt dat er verschil van inzicht bestaat over de beantwoording van 1 of meerdere vragen, zal KPMG dit kenbaar maken en de organisatie in kwestie verzoeken om een reactie. Op basis van de oorspronkelijke antwoorden en de antwoorden na hoor en wederhoor wordt de voorlopige score vastgesteld. Na het vaststellen van de voorlopige score kan men nog bezwaar maken als men het niet eens is met de resultaten van de analyse, waarna de definitieve scores worden vastgesteld door het ministerie van EL&I.

Spelregels informatie in de Transparantiebenchmark

Zie voor informatie rondom de te beoordelen verantwoordingsinformatie, het spelregeldocument. Verantwoordingsinformatie die gepubliceerd is vóór 1 augustus 2011 wordt meegenomen in de beoordeling.

Objectieve criteria benchmark

1. Profiel (15 punten)
   In de categorie 'Profiel' wordt gevraagd of de verslaggeving inzicht geeft in onderwerpen zoals personeelsomvang, belangrijkste producten en diensten, de kernprocessen van de organisatie en de invloed op mens, milieu en samenleving, de eigendomsverhoudingen en de positie in de keten.
2. Strategie en beleid (20 punten)
   In de categorie 'Strategie en beleid' wordt gevraagd naar de visie van de onderneming ten aanzien van MVO en de wijze waarop deze wordt ondersteund door het hoogste bestuurslichaam. Onderdeel is ook ketenverantwoordelijkheid, waarbij de onderneming ondermeer voorbeelden van interventies/beleid dient te geven.
3. Bestuursstructuur en managementbenadering (25 punten)
   In de categorie 'Bestuursstructuur en management benadering' wordt gevraagd of de verslaggeving inzicht geeft in de bestuursstructuur en het managementsysteem voor MVO. Er is ondermeer aandacht voor de distributie en aard van taken en verantwoordelijkheden en de opbouw van beloningssystemen in relatie tot MVO-prestaties.
4. Resultaten (30 punten)
   In de categorie 'Resultaten' wordt gevraagd in hoeverre de verslaggeving transparant is over de economische, milieu- en sociale resultaten van de bedrijfsvoering.
5. Maatschappelijk verslaggevingsbeleid (10 punten)
   In de categorie 'Maatschappelijk verslaggevingsbeleid' wordt gevraagd of de verslaggeving inzicht geeft in verslaggevingsbeleid, verslaggevingsproces, reikwijdte en afbakening die ten grondslag ligt aan de verslaggeving zelf.

Kwaliteitgerichte criteria benchmark

1. Relevantie (20 punten)
   De categorie 'Relevantie' gaat in op de vraag in hoeverre de verslaggeving ingaat op MVO-aspecten en dilemma's, die daadwerkelijk als relevant worden beschouwd door stakeholders. Ofwel sluit het verslag aan bij de informatiebehoefte van de beoogde gebruikers?
2. Duidelijkheid (20 punten)
   In de categorie 'Duidelijkheid' wordt onder meer gevraagd naar de begrijpelijkheid, inzichtelijkheid en toegankelijkheid van het (maatschappelijk) verslag. De informatie in het verslag moet begrijpelijk zijn voor de lezer om onjuiste interpretatie te voorkomen. Dit betekent dat de wijze van presentatie moet zijn afgestemd op de kennis en ervaring van de gebruikers. Een goede vormgeving, een systematische rubricering van onderwerpen, een helder taalgebruik en het uitleggen van onbekende termen verhogen de begrijpelijkheid.
3. Betrouwbaarheid (20 punten)
   Deze categorie heeft betrekking op 'Betrouwbaarheid'. Verslaggeving heeft het kenmerk van betrouwbaarheid wanneer het een juist, volledig en evenwichtig beeld geeft van de werkelijke situatie. In deze categorie wordt ingegaan op de wijze waarop het verslag en de inhoud ervan is geverifieerd door een externe onafhankelijke partij. Verificaties kunnen worden uitgevoerd door materiedeskundigen zoals accountants, maatschappelijke organisaties, sectorspecialisten en stakeholder panels.
4. Betrokkenheid van stakeholders (20 punten)
   In de categorie 'Betrokkenheid van stakeholders' wordt gevraagd naar het beleid van de onderneming ten aanzien van stakeholder betrokkenheid en de wijze waarop deze is toegelicht in het verslag. Vragen hebben onder meer betrekking op de wijze waarop stakeholders zijn geselecteerd, de wijze waarop de dialoog is aangegaan en wat de invloed van die dialoog is geweest.
5. Contextuele samenhang (20 punten)
   In de categorie 'Contextuele samenhang' wordt gevraagd in hoeverre prestaties van de organisatie op het gebied van MVO in breder perspectief wordt geplaatst. Vragen hebben onder meer betrekking op de bedrijfsstrategische context, trends en ontwikkelingen in de sector en geografische context.

Criteria verslaggeving benchmark

De criteria voor de verslaggeving in de Transparantiebenchmark met behulp van de self-assessment vragenlijst zijn gebaseerd op de herziene RJ 400 en de Handreiking voor Maatschappelijke Verslaggeving die op 24 november 2009 door de Raad voor de Jaarverslaggeving is gepubliceerd. In deze herziening van RJ 400 is expliciet aansluiting gezocht bij de standaarden van het Global Reporting Initiative. De RJ komt daarmee tegemoet aan het verzoek van de SER om verslaggeving over maatschappelijke aspecten van internationaal ondernemen en in het bijzonder ketenverantwoordelijkheid te verankeren in de richtlijnen voor de jaarverslaggeving.

Privacy benchmarkgegevens

De door u verstrekte gegevens worden op geen enkele wijze door het ministerie van EL&I gebruikt of doorgegeven aan derden. De opgeslagen gegevens zijn alleen toegankelijk en beschikbaar voor de respondent. De uiteindelijke score van de onderneming is het resultaat van de self-assessment, de analyse van de ingevulde vragenlijsten van de bedrijven door een externe partij, de beoordeling van de top-20 door een panel van deskundigen, de keuze van de winnaar uit drie (door het panel van deskundigen) voorgedragen genomineerden door een jury en de officiële vaststelling van de eindscores door het ministerie van EL&I.

Planning Transparantiebenchmark 2011

Beknopte planning

Datum	Activiteit
27 juni	Start self-assessment
27 juni – 12 augustus	Self-assessment
1 augustus	Deadline jaarverslagen die kunnen worden meegenomen in benchmark
13 – 26 augustus	Review self-assessments
22 augustus – 9 september	Hoor en wederhoor fase
10 – 22 september	Mogelijkheid tot indienen bezwaarschriften
3 – 17 oktober	Reacties op bezwaarschriften
20 oktober – 21 oktober	Bekendmaking definitieve scores (uitsluitend van de ondernemingen die in de benchmark op plaats 21 of lager zijn beëindigd)
27 oktober – 28 oktober	Bekendmaking definitieve scores (uitsluitend van de ondernemingen die in de benchmark op plaats 4-20 zijn beëindigd)
December (datum volgt)	Prijsuitreiking (bekendmaking alle scores, waaronder definitieve scores van de 3 hoogst genoteerde ondernemingen)

Helpdesk

Voor praktische vragen omtrent de self-assessments en de e-tool is een helpdesk beschikbaar. Na de self-assessmentperiode (van 27 juni tot 12 augustus 2011) is de helpdesk alleen per e-mail bereikbaar. Het adres is: transparantiebenchmark@kpmg.nl.

Mocht u nog vragen hebben over deelname aan de Transparentiebenchmark, de spelregels, de website of publicatie van de resultaten dan kunt u contact opnemen via transparantiebenchmark@minez.nl.

Historie Transparantiebenchmark

Veranderingen 2006

In de jaren 2004 (nulmeting) en 2005 werden zowel ondernemingen als maatschappelijke organisaties bekeken. Om overlap met 'De Transparant Prijs: Voor de beste charitatieve verslaggeving' te voorkomen, wordt er vanaf 2006 in de Transparantiebenchmark alleen gekeken naar ondernemingen.

Veranderingen 2007

Voor de Transparantiebenchmark 2007 waren de criteria herzien om beter aan te sluiten bij de ontwikkelingen op het gebied van maatschappelijke verslaggeving. Deze herziening is tot stand gekomen in samenspraak met zowel deelnemende ondernemingen als een aantal maatschappelijke organisaties. De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van 2006 hadden te maken met herstructurering en herformulering van de criteria. Daarnaast kwam er meer nadruk te liggen op de kernactiviteiten van ondernemingen en hoe MVO daarin een rol speelt. Ook ketenverantwoordelijkheid kreeg in de criteria van 2007 meer gewicht en werd als een apart hoofdstuk in de criteria opgenomen. Met betrekking tot verificatie werden de criteria aangepast zodat die meer recht deden aan de verschillende vormen en gradaties van onafhankelijke verificatie.

Veranderingen in 2008 en 2009

In 2008 en 2009 zijn de criteria ongewijzigd gebleven. Wel werden er belangrijke vernieuwingen doorgevoerd. Zo werd er gebruik gemaakt van een interactieve, online e-tool om de hoor en wederhoor met de deelnemende ondernemingen te professionaliseren. Daarnaast werden voor het eerst Europese en internationale sectorvergelijkingen geïntroduceerd. Verder kregen alle deelnemers een individueel benchmarkrapport, waarin hun scores werden vergeleken met een peer-group. 

Een belangrijke verandering die nog steeds geldt, is de mogelijkheid tot vrijwillige deelname. De Transparantiebenchmark was oorspronkelijk alleen toegankelijk voor de ondernemingen die door het ministerie van EL&I waren geselecteerd op basis van hun omvang.

Om tegemoet te komen aan de behoefte die ontstond door de groeiende bekendheid van de benchmark van ondernemingen om hun prestaties in MVO verslaggeving naast die van andere ondernemingen te leggen, werd er in 2008 voor gekozen om de benchmark ook open te stellen voor ondernemingen die op vrijwillige basis willen deelnemen. Zeven ondernemingen hebben in 2008 gebruik gemaakt van deze mogelijkheid.

Belangrijk om te vermelden is dat als een onderneming eenmaal is toegetreden, deze ook blijvend in de Transparantiebenchmark wordt opgenomen.

Veranderingen in 2010

De Transparantiebenchmark is verbreed, verdiept en vernieuwd. Het ministerie van EL&I wil dat de Transparantiebenchmark de transparantie in maatschappelijke verslaggeving in beeld brengt. De belangrijkste veranderingen, naast uitbreiding van de onderzoeksgroep, in 2010 zijn:

• er wordt meer nadruk gelegd op thema's als ketenverantwoordelijkheid en integratie van maatschappelijk verantwoord ondernemen in de kernprocessen van de ondernemingen;
• er is een nieuwe prijs in het leven geroepen, in samenwerking met het Nederlands instituut van Registeraccountants (NIVRA): De Kristal. Deze wordt op basis van de Transparantiebenchmark uitgereikt aan het bedrijf met de beste MVO-verslaglegging;
• de Transparantiebenchmark wordt uitgevoerd met behulp van een self-assessment; 
• door het uitvoeren van een self-assessment kunnen deelnemende ondernemingen de eigen scores vergelijken met Europese en internationale referentiegroepen.  

In opdracht en onder verantwoordelijkheid van het ministerie van EL&I wordt de Transparantiebenchmark in 2010 en 2011 uitgevoerd door KPMG.

Delen op: Twitter, Hyves, Facebook of LinkedIn