Vraag en antwoord

Wat moet ik als werkgever doen om te voldoen aan de identificatieplicht?

Iedereen moet zich kunnen identificeren, ook op de werkplek. Als werkgever bent u verplicht de identiteit van uw werknemers te controleren. U controleert voor aanvang van het dienstverband het originele identiteitsbewijs en bewaart een kopie ervan in uw administratie.

Identificatieplicht werkgever

Voor u als werkgever bestaat de identificatieplicht uit 3 onderdelen:

  • Verificatieplicht: dit betekent dat u het identiteitsbewijs van werknemers bij indiensttreding moet controleren op echtheid en geldigheid.
  • Bewaarplicht: dit houdt in dat u zelf een kopie maakt van het identiteitsbewijs van alle werknemers die u in dienst neemt en deze bewaart.
  • Zorgplicht: dit betekent dat u uw werknemers bij controle in de gelegenheid moet stellen aan hun identificatieplicht te voldoen. U moet uw werknemers erop wijzen dat zij ook tijdens het werk een geldig identiteitsbewijs bij zich moeten dragen. Dit geldt voor mensen die rechtstreeks bij u in dienst zijn, maar ook voor ingehuurde arbeidskrachten.

Verificatieplicht geldig identiteitsbewijs

Bij indiensttreding van een nieuwe werknemer bent u verplicht naar een geldig identiteitsbewijs te vragen. De werknemer is verplicht het originele document te tonen. Dit kan bijvoorbeeld een paspoort zijn, een identiteitskaart of vreemdelingendocument.

Bij het controleren van identiteitsbewijzen moet u letten op:

  • de pasfoto: komt deze overeen met de persoon die voor u staat?
  • kenmerken: kloppen de genoemde fysieke kenmerken zoals lengte en leeftijd?
  • handtekening: laat de medewerker ter controle zichtbaar een handtekening zetten;
  • nationaliteit: is de nationaliteit vermeld? De identificatieplicht geldt ook voor buitenlandse werknemers;
  • geldigheid van het document: is de vervaldatum nog niet verstreken?

Op een rijbewijs en op een verklaring van de Belastingdienst met sofinummer /burgerservicenummer staat geen nationaliteit vermeld. Daarom zijn dit geen geldige identiteitsbewijzen voor de verificatieplicht.

Bewaarplicht identiteitsbewijs

U maakt zelf een duidelijke kopie waaruit de aard en het nummer van het identiteitsbewijs blijken. U bewaart deze kopie in uw administratie zodat u bij eventuele controles, bijvoorbeeld door de Inspectie SZW, de gevraagde inlichtingen kunt geven. U bent verplicht de kopie te bewaren tot minstens 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de werkzaamheden van de betreffende werknemer zijn beëindigd. Bijvoorbeeld: als de dienstbetrekking op 1 juli 2011 is geëindigd, moet u de kopieën van het identiteitsbewijs in ieder geval bewaren tot en met 31 december 2016.

Identificatieplicht voor uitzendkrachten

Als u een uitzendkracht inhuurt via een uitzendbureau, moet u ook als inlenende werkgever zelf het originele identiteitsbewijs van de uitzendkracht controleren. U doet dit voor het begin van de werkzaamheden. U hoeft geen kopie van het identiteitsbewijs in uw administratie op te slaan.

Huurt u een uitzendkracht in die niet de Nederlandse nationaliteit heeft, dan geeft het uitzendbureau u bovendien een kopie van het geldige identiteitsbewijs van de uitzendkracht. U bewaart de kopie in uw administratie.

Andere vragen