Verklaring omtrent het gedrag voor bedrijven

Soms wordt bedrijven gevraagd om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Bijvoorbeeld bij een aanbesteding, het sluiten van een overeenkomst of contract of voor lidmaatschap van brancheorganisaties. Bedrijven kunnen dan een verklaring voor rechtspersonen (VOGrp) aanvragen. Zzp’ers moeten een verklaring voor een natuurlijke persoon (VOGnp) aanvragen.

Aanvraagprocedure VOGrp

De aanvraag voor een VOGrp verloopt anders dan de aanvraag voor een verklaring voor natuurlijke personen, zoals werknemers. Het bedrijf moet een vertegenwoordiger aanwijzen die de aanvraag indient. Dit kan een bestuurder, maat, vennoot of beheerder zijn, die bevoegd is op grond van de statuten of een verleende machtiging.

Aanvraagformulier Verklaring Omtrent het Gedrag rechtspersonen (bedrijven)

Ook moet het bedrijf een ander aanvraagformulier gebruiken voor de VOG dan natuurlijke personen. U kunt het aanvraagformulier Verklaring Omtrent het Gedrag rechtspersonen dowloaden of aanvragen bij het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent het Gedrag (Covog) van de Dienst Justis. Op het formulier vult u de algemene gegevens, het inschrijfnummer bij de Kamer van Koophandel en de rechtsvorm van het bedrijf en het doel van de aanvraag in.

Daarnaast vult u de gegevens in van natuurlijke personen die een sleutelpositie hebben binnen de rechtspersoon. Dit zijn de bestuurders, maten, vennoten of beheerders. Als uit onderzoek blijkt dat een natuurlijk persoon in aanraking is geweest met justitie kan dit van invloed zijn op de beslissing om een VOGrp af te geven.

Documenten bijvoegen

De vertegenwoordiger stuurt het aanvraagformulier en bijlagen naar het Covog. De aanvraag wordt alleen in behandeling genomen als het formulier volledig is ingevuld en de volgende documenten zijn bijgevoegd:

• Een recent (niet ouder dan 14 dagen) en origineel uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Wanneer het bedrijf niet is ingeschreven, stuurt u een kopie van de statuten mee.
• Een omschrijving van het doel van de aanvraag. Dit is een beschrijving van de werkzaamheden in verband waarmee de VOGrp wordt aangevraagd en de branche waarbinnen deze worden verricht.
• Een kopie van de bekendmaking van de aanbesteding (alleen wanneer dit van toepassing is).
• Een goed leesbare kopie van een geldig legitimatiebewijs waarop de pasfoto en persoonsgegevens staan van alle natuurlijke personen die zijn ingevuld.
• Een goed leesbare kopie van een geldig legitimatiebewijs waarop de pasfoto en persoonsgegevens staan van de indiener van de aanvraag.
• Een kopie van het gedeelte van de statuten of de verleende machtiging waaruit blijkt dat de indiener hiertoe is gemachtigd.

Aanvraag buiten behandeling

Als het aanvraagformulier onjuist of niet volledig is ingevuld, krijgt de rechtspersoon het verzoek om de gegevens binnen 14 dagen te corrigeren of aan te vullen. Als niet binnen deze termijn aan het verzoek wordt voldaan, kan de aanvraag buiten behandeling worden gesteld.

Onderzoek naar strafbaar gedrag

Ook voor de VOGrp onderzoekt het Covog of de rechtspersoon en alle natuurlijke personen met sleutelposities binnen deze rechtspersoon in aanraking zijn geweest met justitie. Het orgaan verzamelt gegevens bij onder andere het Justitieel Documentatie Systeem (JDS), het politieregister en het Openbaar Ministerie. Binnen maximaal 8 weken na ontvangst van de aanvraag neemt het Covog een beslissing.

Beslissing: wel of geen VOGrp

Als uit het onderzoek blijkt dat de onderzochte rechtspersoon en/of de natuurlijke personen geen strafbare gedragingen op hun naam hebben staan, geeft het Covog een verklaring af.

Heeft de rechtspersoon of één of meerdere onderzochte personen zich wel schuldig gemaakt aan strafbare feiten? Dan wordt beoordeeld of dit relevant is voor het doel waarvoor de verklaring is aangevraagd. Voor het aangaan van een aannemersovereenkomst zijn bijvoorbeeld andere strafbare feiten relevant dan voor het lidmaatschap van een brancheorganisatie.

Aanvraag weigeren

Voordat de VOGrp definitief wordt geweigerd, ontvangt de rechtspersoon altijd eerst een voornemen tot weigeren. Hierin staan de redenen van de voorgenomen weigering. U kunt ervoor kiezen om schriftelijk uw eigen zienswijze in te dienen.

Als het negatieve oordeel definitief is, ontvangt u een afwijzende beschikking VOG. Daarin staat welke overwegingen ten grondslag liggen aan de weigering. U kunt binnen 6 weken bezwaar maken tegen het besluit volgens de bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht. De brochure ‘Bezwaar en beroep tegen een beslissing van de overheid’ geeft u hierover meer informatie.

Delen op: Twitter, Hyves, Facebook of LinkedIn