Verklaring omtrent het gedrag voor rechtspersonen

Bedrijven of stichtingen hebben een Verklaring Omtrent het Gedrag voor rechtspersonen (VOGrp) nodig bij aanbestedingen, als zij een contract afsluiten of als zij lid willen worden van een brancheorganisatie.

Aanvraagprocedure VOGrp

De onderneming moet een vertegenwoordiger aanwijzen die de aanvraag indient. Dit kan een bestuurder, maat, vennoot of beheerder zijn, die bevoegd is op grond van de statuten of een verleende machtiging.

Aanvraagformulier Verklaring Omtrent het Gedrag rechtspersonen

Het aanvraagformulier Verklaring Omtrent het Gedrag rechtspersonen is te downloaden of kan worden aangevraagd bij het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent het Gedrag (COVOG) van de Dienst Justis. Op het formulier vult de vertegenwoordiger de algemene gegevens, het inschrijfnummer bij de Kamer van Koophandel, de rechtsvorm van de onderneming en het doel van de aanvraag in. Daarnaast vult de vertegenwoordiger de gegevens in van natuurlijke personen die een sleutelpositie hebben binnen de onderneming. Dit zijn de bestuurders, maten, vennoten of beheerders. Als uit onderzoek blijkt dat een natuurlijk persoon in aanraking is geweest met justitie kan dit van invloed zijn op de beslissing om een VOGrp af te geven.

Documenten bijvoegen

De vertegenwoordiger stuurt het aanvraagformulier en bijlagen naar het COVOG. De aanvraag wordt alleen in behandeling genomen als het formulier volledig is ingevuld en de volgende documenten zijn bijgevoegd:

• Een recent (niet ouder dan 14 dagen) en origineel uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Wanneer de onderneming niet is ingeschreven, stuurt de vertegenwoordiger een kopie van de statuten mee. 
• Een omschrijving van het doel van de aanvraag. Dit is een beschrijving van de werkzaamheden in verband waarmee de VOGrp wordt aangevraagd en de branche waarbinnen deze worden verricht. 
• Indien van toepassing, een kopie van de bekendmaking van de aanbesteding. 
• Van alle personen die zijn ingevuld: een goed leesbare kopie van een geldig legitimatiebewijs. 
• Een goed leesbare kopie van een geldig legitimatiebewijs van de vertegenwoordiger. 

Een kopie van de statuten of verleende machtiging waaruit blijkt dat de vertegenwoordiger is gemachtigd om de aanvraag te doen.

Aanvraag buiten behandeling

Als het aanvraagformulier onjuist of niet volledig is ingevuld, krijgt de vertegenwoordiger het verzoek om de gegevens binnen 14 dagen te corrigeren of aan te vullen. Als niet binnen deze termijn aan het verzoek wordt voldaan, behandelt het COVOG de aanvraag niet meer.

Onderzoek naar strafbaar gedrag

Ook voor de VOGrp onderzoekt het COVOG of de onderneming en alle werknemers met sleutelposities binnen deze onderneming in aanraking zijn geweest met justitie. Het orgaan verzamelt gegevens bij onder andere het Justitieel Documentatie Systeem (JDS), de politieregisters en het Openbaar Ministerie. Binnen maximaal 8 weken na ontvangst van de aanvraag neemt het COVOG een beslissing.

Beslissing: wel of geen VOGrp

Hebben de onderneming of de werknemers op sleutelposities geen strafbare feiten gepleegd, dan geeft het COVOG een verklaring af.
Heeft de onderneming of 1 of meerdere werknemers zich wel schuldig gemaakt aan strafbare feiten? Dan wordt beoordeeld of dit relevant is voor het doel waarvoor de verklaring is aangevraagd.

Aanvraag weigeren

Voordat de VOGrp definitief wordt geweigerd, ontvangt de rechtspersoon altijd eerst een voornemen tot afwijzen. Hierin staan de redenen van de voorgenomen afwijzing. U kunt ervoor kiezen om schriftelijk uw eigen zienswijze in te dienen.

Als het negatieve oordeel definitief is, ontvangt u een afwijzende beschikking VOG. Daarin staat welke overwegingen ten grondslag liggen aan de weigering. U kunt binnen 6 weken bezwaar maken tegen het besluit. In de brochure Bezwaar en beroep tegen een beslissing van de overheid staat meer informatie hierover.

Delen op: Twitter, Hyves, Facebook of LinkedIn