Uitnodigen staatssecretaris

Wij willen graag de staatssecretaris uitnodigen...

Staatssecretaris Veldhuijzen van Zanten van VWS ontvangt honderden uitnodigingen per jaar. Bijvoorbeeld om een gebouw te openen, een congres toe te spreken, een boek in ontvangst te nemen of voor een werkbezoek. De staatssecretaris stelt die uitnodigingen zeer op prijs. Zij vindt het nuttig om regelmatig het land in te gaan, met mensen te spreken en te kijken hoe zij het beleid kan verbeteren en vernieuwen.

Hier kunt u lezen hoe u de staatssecretaris kunt uitnodigen en waaraan het verzoek moet voldoen.

De juiste bewindspersoon
Is staatssecretaris Veldhuijzen van Zanten de juiste bewindspersoon om uit te nodigen? Een uitnodiging voor een bijeenkomst die gaat over een onderwerp dat niet in de portefeuille van de staatssecretaris valt, maakt weinig kans. Haar takenpakket is hier te vinden.

Motivering
Geef in uw uitnodiging duidelijk de motivatie aan. Waarom is dit een goed moment voor een ontmoeting of een bezoek? Wat heeft u de laatste tijd bereikt of in gang gezet dat voor haar interessant is om te zien? Als er achtergrondinformatie beschikbaar is, zoals een folder, stuur die dan mee.

Liefst drie maanden van tevoren
Een goede timing is belangrijk: probeer uw uitnodiging tenminste (circa) drie maanden voor de datum van uw bijeenkomst te versturen. Gezien het grote aantal uitnodigingen dat de staatssecretaris ontvangt, moet u er rekening mee houden dat het vier tot zes weken kan duren voordat u hoort of de staatssecretaris uw uitnodiging aanneemt of af moet wijzen. Een uitnodiging op het laatste moment valt vrijwel niet meer in de agenda te passen. U ontvangt binnen een week een ontvangstbevestiging.

Contactpersoon
Noem in uw verzoek een contactpersoon, met telefoonnummer en e-mailadres, die inhoudelijk op de hoogte is van uw plannen. Vaak is overleg over het programma en het optreden van de staatssecretaris noodzakelijk.

Ten slotte
Een toezegging is altijd 'onder voorbehoud'. Dat wil zeggen: er kan nog iets tussen komen. De belangrijkste reden waarom de staatssecretaris, soms op het laatste moment, moet afzeggen is dat zij naar de Tweede Kamer moet voor overleg. De volksvertegenwoordiging gaat altijd voor. Om die reden maakt een uitnodiging voor dinsdagmiddag tussen 14.00 en 15.00 uur weinig kans; dan is er een vast 'vragenuurtje' in de Tweede Kamer waarvoor alle bewindslieden in principe beschikbaar moeten zijn. Ook vrijdag is een moeilijke dag. Op vrijdag is de staatssecretaris soms aanwezig bij de vergadering van de Ministerraad. Deze vergadering duurt in principe de hele dag.

U kunt uw verzoek sturen naar:
Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS), Postbus 20350, 2500 EJ DEN HAAG.

Of mailen naar uitnodigingen@minvws.nl

Dit e-mailadres is alleen bestemd voor uitnodigingen voor een optreden of werkbezoek van de staatssecretaris.

In de uitnodigingen dient u de volgende punten te noemen:

  • Naam bewindspersoon
  • Datum, tijdstip en plaats bijeenkomst
  • Motivering van uw verzoek
  • Wat verwacht u van de bewindspersoon
  • Wie zijn de andere sprekers? Graag een (voorlopig) programma meesturen.
  • Is de bijeenkomst voor iedereen toegankelijk, of is het een besloten bijeenkomst?
  • Wie is de doelgroep van de bijeenkomst en hoeveel personen verwacht u?
  • Is er pers aanwezig?
  • Contactpersoon van uw organisatie