Privacyverklaring ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Daarnaast delen we persoonsgegevens, verslagen, dossiers en andere gevoelige informatie op een beveiligde manier. Dat is nodig omdat de gewone e-mail of post kwetsbaar zijn voor misbruik. Voor mailverkeer gebruiken wij een veilige mailoplossing.

In deze privacyverklaring leest u hoe het ministerie van VWS omgaat met persoonsgegevens.

De verklaring is opgebouwd uit verschillende hoofdstukken:

• Wat zijn persoonsgegevens?
• Waarvoor verwerkt VWS uw persoonsgegevens?
• Hoe gaan wij met uw persoonsgegevens om?
• Wanneer worden uw gegevens gedeeld?
• Wetenschappelijk onderzoek
• Contact over uw rechten?

Deze algemene privacyverklaring geldt voor alle persoonsgegevens die VWS van u nodig heeft bij de uitvoering van haar taak. Voor specifieke informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens verwijzen wij u naar het VWS-onderdeel waar u mee te maken heeft.

Nooit af

De privacywetgeving is nog volop in ontwikkeling. Daarom herzien we deze privacyverklaring regelmatig.

Lees over uw privacy bij het gebruik van deze website.

Wat zijn persoonsgegevens?

Een persoonsgegeven is informatie die direct over iemand gaat of informatie die naar deze persoon te herleiden is. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn een woonadres, telefoonnummer en e-mailadres.

Bijzondere persoonsgegevens

Sommige persoonsgegevens zijn extra gevoelig, omdat de verwerking ervan veel impact kan hebben op iemands leven. Gegevens die iets zeggen over iemands ras, godsdienst of gezondheid zijn voorbeelden van bijzondere persoonsgegevens. Deze gegevens zijn extra beschermd door de wet. Persoonsgegevens van kinderen en strafrechtelijke gegevens zijn altijd gevoelig en krijgen daarom altijd extra bescherming.

Meer informatie over persoonsgegevens vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Waarvoor verwerkt VWS uw persoonsgegevens?

Het aanleggen, raadplegen, onderhouden en ter beschikking stellen van persoonsgegevens komt op veel plaatsen binnen VWS voor. Zoals bij het uitvoeren van diverse (gezondheids)onderzoeken, het behandelen van verzoeken op basis van de Wet openbaarheid van bestuur, het behandelen van bezwaarschriften, het beoordelen van subsidieaanvragen, het inspecteren van de gezondheidszorg en het uitvoeren van het Rijksvaccinatieprogramma.

Ook houdt VWS registers bij. Voor het BIG-register bijvoorbeeld leggen wij naast naam- en adresgegevens ook diploma’s en werkervaring van zorgverleners vast. Bij het Donorregister wordt onder andere geregistreerd welke organen iemand wil afstaan na zijn overlijden, of de persoonsgegevens van de persoon die dit na het overlijden mag bepalen voor de overledene.

Deze privacyverklaring geldt voor het zogenaamde kernministerie van VWS. Diensten en instellingen, Inspectie(s) en Secretariaten van Raden en Commissies geven via hun eigen website uitleg over hoe zij met persoonsgegevens omgaat bij de uitvoering van taken, waarom ze dat doen en hoe ze ervoor zorgen dat dit op een behoorlijk manier gebeurt. Een totaaloverzicht van het ministerie bekijkt u via het organogram. Daarnaast is er een aantal zelfstandige bestuursorganen (ZBO’s) die een relatie hebben met VWS. Op de websites van deze organen leest u meer over hoe zij uw privacy borgen.

Hoe gaan wij met uw persoonsgegevens om?

VWS hanteert een aantal uitgangspunten bij de verwerking van persoonsgegevens en neemt maatregelen voor een betrouwbare, behoorlijke en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.

Functionaris voor Gegevensbescherming

Het ministerie van VWS heeft een Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) aangesteld. De FG is onafhankelijk en controleert of het ministerie de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) toepast en naleeft. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de toepassing van privacywetgeving.

Uitgangspunten

Voor een wettelijke reden en voor een doel

VWS verwerkt persoonsgegevens wanneer er een wettelijke reden is om ze te mogen verwerken of op basis van toestemming. Daarbij zorgen we ervoor dat persoonsgegevens alleen verwerkt worden voor het specifieke doel waarvoor ze verzameld zijn. In geval van toestemming , kunt u uw toestemming altijd weer intrekken.

Met zo min mogelijk gegevens

VWS verwerkt niet méér persoonsgegevens dan noodzakelijk is. Als het kan, verwerken we minder of geen persoonsgegevens.

Inbreuk op privacy zo klein mogelijk

VWS zorgt dat de inbreuk op de privacy niet te zwaar is voor het doel dat het verzamelen van de gegevens dient. Daarbij kiezen we voor verwerking van persoonsgegevens die de minste inbreuk op de privacy veroorzaken, wanneer er een keuze is tussen meerdere persoonsgegevens om een doel te bereiken.

Bewaren zolang noodzakelijk is

Bij VWS bewaren we uw persoonsgegevens:

• zolang als het nodig is voor het doel waarvoor ze verzameld zijn,
• of op grond van de archiefwet is vereist, en
• niet langer dan wettelijk is toegestaan.

Maatregelen

Betrouwbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid

VWS neemt maatregelen voor een betrouwbare, behoorlijke en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens:

• Persoonsgegevens worden vertrouwelijk behandeld. Dat wil zeggen dat VWS zorgt dat alleen personen met de juiste bevoegdheden én een geheimhoudingsplicht uw gegevens kunnen verwerken;
• Persoonsgegevens zijn passend beveiligd. We volgen daarbij minimaal de voorschriften en standaarden van de Rijksoverheid voor informatiebeveiliging;
• VWS maakt afspraken over maatregelen met externe partijen als softwareleveranciers en datacenters. En VWS controleert of externe partijen deze afspraken nakomen.

Wanneer worden uw persoonsgegevens gedeeld?

In een aantal gevallen is VWS bevoegd en soms zelfs verplicht om aan andere (overheids)organisaties gegevens en inlichtingen te vragen of ze te verstrekken. Een voorbeeld:

Het BIG-register - dat wordt bijgehouden door het CIBG - geeft duidelijkheid over wat een zorgverlener kan en mag, maar zegt niets over hun specialisme. De artsenfederatie KNMG houdt voor specialisten bij welk specialisme zij hebben, bijvoorbeeld cardiologie. De registers van beide organisaties wisselen gegevens uit. Een andere uitwisseling tussen organisaties is die tussen het BIG-register en de Tuchtcolleges voor de Gezondheidszorg. Als een arts bijvoorbeeld een maatregel heeft gekregen, stuurt een tuchtcollege deze informatie door naar het CIBG en wordt het opgenomen in het BIG-register, die het op zijn beurt weer terugkoppelt naar de artsenfederatie KNMG.

Wetenschappelijk onderzoek

VWS doet ook wetenschappelijk onderzoek. VWS verzamelt hiervoor gegevens van personen, bedrijven en instellingen. Deze gegevens ontdoen wij zo snel mogelijk na ontvangst van de direct identificerende persoonskenmerken. Met deze anonieme gegevens of, als dit niet kan, met zogeheten gepseudonimiseerde gegevens doet het VWS vervolgens statistisch onderzoek.

Mocht het noodzakelijk zijn daarvoor niet-anonieme persoonsgegevens te verwerken, vragen we om toestemming van de betrokkene. In alle gevallen geldt dat we zo min mogelijk herleidbare persoonsgegevens verwerken. En dat de resultaten van het onderzoek niet meer te herleiden zijn naar personen.

Contact over uw rechten

U heeft een aantal rechten, zoals het inzage- en correctierecht. Als u wilt weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken, kunt u een inzageverzoek doen. Het ministerie van Volksgezondheid Welzijn en Sport behandelt uw verzoek binnen 1 maand.

Vergeet u niet te identificeren

Doet u een beroep op een of meer van uw privacyrechten, vergeet dan niet een bewijs van uw identiteit mee te sturen. Geldige identiteitsbewijzen zijn bijvoorbeeld een paspoort of rijbewijs. Met de KopieID-app maakt u met uw smartphone een veilige kopie van uw identiteitsbewijs. De app is gemaakt door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Lees hoe u de app KopieID kunt downloaden.

Als u inzage wilt in bijzondere persoonsgegevens, strafrechtelijke gegevens of gegevens van minderjarigen, dan vragen wij u om zich persoonlijk te identificeren als u de informatie bij ons komt ophalen. Zodat wij zeker weten dat wij de informatie aan de juiste persoon geven.

Uw kunt uw verzoek op twee manieren bij ons indienen:

digitaal

Stuur een e-mail naar: dienstpostbusavg@minvws.nl

schriftelijk [vergeet u hierbij niet uw brief te ondertekenen]

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
Directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel
Privacy Office Kerndepartement, Afdeling CIO kern en informatiemanagement
Postbus 20350
2500 EJ Den Haag

Blijkt dat uw gegevens onjuist, onvolledig of niet relevant zijn? Dan kunt u een aanvullend verzoek doen om uw gegevens te laten wijzigen of aan te vullen.

Functionaris voor de Gegevensbescherming

Voor een specifieke vraag of het indienen van een klacht neemt u contact op met de Functionaris voor de Gegevensbescherming van VWS. Dat kan op twee manieren:

digitaal:

Stuur een mail naar: FG-VWS@minvws.nl.

schriftelijk:

Stuur een brief naar:
Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
Directie Bestuurlijke en Politieke Zaken
Postbus 20350
2500 EJ Den Haag

Heeft u vragen over uw rechten of een klacht? Neemt u dan contact op met de Autoriteit Persoonsgegevens.