Toepassen Archiefwet- en regelgeving op personeelsgegevens ministerie van Economische Zaken

Beschrijving van gegevensverwerking in verband met de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).

Basisgegevens

Naam verwerking Toepassen Archiefwet- en regelgeving op personeelsgegevens
Meldingsnummer M172
Verantwoordelijke(n) Minister van Economische Zaken, voor deze de directeur Bedrijfsvoering

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Personeelsleden en oud-personeelsleden van het ministerie van EZ
Persoonsgegevens  
Soort gegevens Personeelsgegevens in zowel papieren dossier als in P-Direkt
Verzameldoel Uitvoering geven aan de wettelijke bewaartermijnen op grond van de Archiefwet 1995 en fiscale wet- en regelgeving.
Soort gegevens Personeelsgegevens in papieren vorm
Verzameldoel Conform artikel 7 Archiefwet 1995 vernietigen van papieren documenten die door digitale reproducties zijn vervangen (substitutie).
Bijzondere persoonsgegevens  

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

  • Uitvoering geven aan de wettelijke bewaartermijnen op grond van de Archiefwet 1995 en fiscale wet- en regelgeving.
  • Conform artikel 7 Archiefwet 1995 vernietigen van papieren documenten die door digitale reproducties zijn vervangen (substitutie).
  • Regie op de overdracht, het bewaren en vernietigen van digitale documenten en papieren personeelsdossiers door respectievelijk P-Direkt en Doc-Direkt.

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Medewerkers P-Direkt belast met de uitvoering het BSD Mens & Werk voor het bewaren en vernietigen van digitale documenten van EZ (vanaf 2006)
  • Directeur P&O (DB) die de vernietigingslijst van P-Direkt en de vernietigingsvoorstellen van Doc-Direkt moet goedkeuren (toepassing BSD Mens & Werk)
  • Team DI (DB/IFH) belast met de regie op de overdracht, bewaren en het vernietigen van papieren personeelsdossiers tot 2006 door Doc-Direkt
  • Medewerkers P-Direkt belast met de uitvoering van het substitutiebesluit EZ voor papieren documenten
  • Medewerkers P&O (DB) die de vernietigingslijst van P-Direkt en de vernietigingsvoorstellen van Doc-Direkt moeten verifiëren (toepassing BSD Mens & Werk)
  • Doc-Direkt als bewerker belast met het bewaren en vernietigen van papieren personeelsdossiers tot 2006
  • Het Nationaal Archief (NA) als verantwoordelijke na overdracht van papieren B personeelsdossiers door Doc-Direkt en van digitale B documenten door P-Direkt (toepassing BSD Mens & Werk)
  • Reisswolf Nederland B.V. voor het daadwerkelijk vernietigen van papieren documenten

Doorgifte buiten EU

Doorgifte? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam Minister van Economische Zaken, voor deze de directeur Bedrijfsvoering
Postadres Postbus 20401
2500EK Den Haag
NEDERLAND

Verwerking is uitbesteed aan ("bewerker")

Naam P-Direkt (agentschap ministerie van BZK)
Bezoekadres Schenkkade 100
2595AS Den Haag
NEDERLAND
Postadres Postbus 20011
2500EA Den Haag
NEDERLAND

Verwerking is uitbesteed aan ("bewerker")

Naam Doc-Direkt (baten-lastendienst BZK)
Bezoekadres Diepenhorstlaan 20
2288EW Rijswijk
NEDERLAND
Postadres Postbus 20011
2500EA Den Haag
NEDERLAND

Verwerking is uitbesteed aan ("bewerker")

Naam Reisswolf Nederland B.V.
Bezoekadres Haven Zuidzijde 21
9679ZG Scheemda
NEDERLAND