Zakendoen met AZ

Wanneer u zaken wilt doen met het ministerie van Algemene Zaken moet u weten hoe het ministerie te werk gaat bij het aanbesteden van haar opdrachten, sluiten van overeenkomsten en welke spelregels daarbij in acht worden genomen.

AZ als klant

Algemene Zaken is in vergelijking met andere ministeries een relatief kleine inkoper. De inkopen omvatten diverse zaken; van kantoormeubilair en dienstauto's tot catering en dienstkleding. In beginsel komt bijna iedere leverancier of dienstverlener uit de betreffende branche in aanmerking om deze producten en diensten te leveren.

Let op: AZ probeert zoveel mogelijk aan te sluiten bij de grote Rijksbrede  inkooptrajecten. Daarnaast stelt het ministerie veelal aanvullende veiligheidseisen aan haar leveranciers en dienstverleners, en hun personeel.

Iedere dienst of afdeling van het ministerie heeft als het ware zijn eigen assortiment, waar men verantwoordelijk voor is. In samenwerking met de afdeling Team Inkoop worden gewenste producten en diensten tegen marktconforme prijzen ingekocht.

Leverancier of dienstverlener van AZ

Om opdrachten op de gewenste wijze uit te kunnen voeren, verwacht Algemene Zaken dat u beschikt over voldoende kennis, ervaring en een kwalitatief goede organisatie.

Bij meerjarenopdrachten kan van u worden verlangd dat u aantoonbaar maakt dat uw financiële situatie zodanig is, dat de continuïteit van uw onderneming is gewaarborgd. Verder kan het voorkomen dat het ministerie inzage wil hebben in de opbouw van geoffreerde prijzen.

De Rijksoverheid heeft zich tot doel gesteld 100% duurzaam in te kopen. Daarom zijn er voor bepaalde productgroepen duurzaamheidcriteria opgesteld, zie https://www.pianoo.nl, trefwoord 'duurzaam inkopen'. De duurzaamheideisen zullen worden meegenomen in aanbestedingen.

Afhankelijk van de aard en de complexiteit van de opdracht wordt o.a. verwacht dat u:

  • beschikt over een kwaliteitsbeheersingssysteem;
  • kunt voldoen aan de geldende milieu- en duurzaamheidnormen overheid;
  • een goede aftersales service biedt.

Het sluiten van overeenkomsten

Wanneer met AZ zaken wordt gedaan, wordt er formeel een overeenkomst gesloten met de Staat der Nederlanden, die - ook al weer formeel - door de minister van Algemene Zaken en namens deze, de secretaris-generaal (SG), wordt vertegenwoordigd.

Doorgaans mogen meer functionarissen de MP en de SG vertegenwoordigen, zoals afdelingshoofden. De meeste ambtenaren van AZ zijn echter daartoe niet bevoegd. Indien u twijfels heeft omtrent de tekenbevoegdheid van AZ-functionarissen kunt u contact opnemen met Teaminkoop,, teaminkoop@minaz.nl.

Het ministerie van Algemene Zaken gebruikt in de regel vaste contracten en algemene voorwaarden bij de inkoop van goederen en diensten en voor de uitvoering van werken.
De volgende zijn van belang:

  1. De ARVODI (Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van Diensten (2016).
  2. De ARIV (Algemene Rijksinkoop voorwaarden).
  3. De ARBIT (Algemene Rijksvoorwaarden Bij It- overeenkomsten).

Op een offerteaanvraag voor de levering van een product of het verlenen van een dienst, geeft AZ gelijk aan op welke (bovenstaande) voorwaarden er wordt gecontracteerd.

Geheimhouding

Het kan zijn dat bij de uitvoering van een opdracht veel vertrouwelijkheid in acht moet worden genomen. In dat soort gevallen wordt voorafgaand aan de offerteaanvraag een geheimhoudingsverklaring aan potentiële leveranciers voorgelegd.

Aanbestedingen

Zoals elke overheidsinstanties is ook Algemene Zaken gehouden de aanbestedingsvoorschriften te volgen. Meer informatie hierover vindt u bij het onderwerp Aanbesteden en op TenderNed.

Elektronisch factureren

Wellicht heeft u inmiddels via de media of andere kanalen gehoord dat de Rijksoverheid met ingang van 1 januari 2017 overstapt op e-factureren. De belangrijkste reden hiervoor is dat dit zowel voor u als leverancier, maar ook aan de zijde van Rijksoverheid, in een lastenverlichting resulteert. De Rijksoverheid heeft hier met het bedrijfsleven en werkgeversorganisaties afspraken over gemaakt.

Deze verplichting geldt voor alle nieuwe (raam-) overeenkomsten/opdrachten die vanaf 1 januari 2017 worden afgesloten. Dit betekent dat e-factureren in de met u gesloten nieuwe overeenkomst/opdracht verplicht is. Hieronder vindt u hier meer informatie over.

Om een e-factuur te kunnen indienen heeft u het OverheidsIdentificatieNummer (OIN) van de betreffende organisatie nodig. Het OIN van Algemene Zaken is: 00000001003227376000.

In de brochure  'E-factureren aan Rijksoverheid' vindt u meer informatie over het elektronisch factureren. Daarnaast worden er links aangeboden waarin wordt verwezen naar de benodigde technische aansluiting en ondersteuning.

Indien u problemen ondervindt bij het aanbieden van elektronische facturen kunt u contact opnemen met de centrale helpdesk (helpdesk-efactureren@minbzk.nl).

Integriteit

De functionarissen van het ministerie gaan zorgvuldig en integer om met uw commercieel vertrouwelijke gegevens.

Ook van u verwacht het ministerie integriteit. Het aanbieden van enig voordeel (geldelijk of anderszins) aan functionarissen van Algemene Zaken, met het oog op beïnvloeding van de besluitvorming, is niet acceptabel en soms zelfs strafbaar.

Uitnodigingen van u om niet-zakelijke bijeenkomsten bij te wonen, worden door het ministerie niet geaccepteerd. Het kan ertoe leiden dat een leverancier/dienstverlener zijn status als potentiële leverancier verliest.

Toegangsregeling voor de gebouwen van het ministerie

Het is voor buitenstaanders niet toegestaan de panden van Algemene Zaken te betreden. Een bezoek moet van te voren worden aangemeld.

De bezoeker wordt tijdens zijn aanwezigheid op het ministerie begeleid. In geval van regelmatig bezoek aan het ministerie, bijvoorbeeld in verband met het uitvoeren van werkzaamheden, dient de bezoeker zich persoonlijk te melden bij de receptie. Daarbij kan worden gevraagd om een 'Verklaring omtrent het Gedrag' (VOG) aan de beveiligingsmedewerker te  overhandigen. Hiervan zal vervolgens een kopie wordt gemaakt. Op basis daarvan wordt u als (regelmatig) bezoeker opgenomen in het bezoekersbestand.

De te overleggen VOG moet origineel zijn en niet ouder dan twee maanden. Een dergelijke verklaring kan worden aangevraagd bij het gemeentehuis van de gemeente waar de aanvrager staat ingeschreven. Het verkrijgen van een VOG neemt enige weken in beslag.

Het kan zijn dat een gemeente, voordat men een dergelijk verzoek in behandeling neemt, een formele toelichting van het ministerie verlangt. Op verzoek wordt u een dergelijke toelichting verstrekt.

Aan personen die niet zijn opgenomen in het bezoekersbestand, en die niet (vooraf) zijn aangemeld, wordt geen toegang verleend. Als men als gevolg van het niet voldoen aan bovenstaande toegangsregeling kosten maakt, kunnen die niet ten laste worden gebracht van het ministerie. Ook de daardoor te late leveringen worden aangemerkt als tekortschieten in de nakoming van de overeengekomen verplichting.

Contact

Hebt u vragen? Neem dan contact op met het ministerie van AZ 

Adres
Ministerie van Algemene Zaken
Team Inkoop
Postbus 20001
2500 EA Den Haag
e-mail: teaminkoop@minaz.nl