Bewindspersoon uitnodigen

De bewindspersonen van BZK ontvangen tientallen uitnodigingen per week. Bijvoorbeeld om een congres toe te spreken, een boek in ontvangst te nemen of om kennis te maken met een organisatie. De minister en staatssecretaris stellen deze uitnodigingen zeer op prijs.

Als u van plan bent een bewindspersoon uit te nodigen, is het raadzaam onderstaande informatie van te voren door te nemen. Dan weet u waaraan een uitnodiging moet voldoen en waar u de brief naar toe moet sturen.

Wie uitnodigen?

Een uitnodiging voor een bijeenkomst waarvan het onderwerp buiten het takenpakket van de minister of staatssecretaris valt, maakt weinig kans. Bekijk daarvoor het takenpakket van de minister en de staatssecretaris.

Waarom uitnodigen?

Geef in uw uitnodiging duidelijk de motivatie aan.

  • Waarom is dit een goed moment voor een ontmoeting met de bewindspersoon, een toespraak of een bezoek?
  • Wat heeft u gedaan of in gang gezet waardoor het voor de bewindspersoon interessant is op de uitnodiging in te gaan?
  • Als er achtergrondinformatie beschikbaar is, zoals een folder, stuur die dan mee.
  • Wanneer beter niet uitnodigen?

Een toezegging van een bewindspersoon is altijd onder voorbehoud. Er kan altijd iets tussen komen. De belangrijkste reden waarom een minister of staatssecretaris, soms op het laatste moment, moet afzeggen is dat hij of zij naar de Tweede Kamer moet voor overleg. Dat gaat altijd voor. Om die reden maakt een uitnodiging voor dinsdagmiddag tussen 14.00 en 15.00 uur weinig kans; dan is er een vast 'vragenuurtje' in de Tweede Kamer waarvoor alle bewindslieden beschikbaar moeten zijn. Ook vrijdag is een moeilijke dag. Op vrijdag zijn de ministers altijd bij de vergadering van de ministerraad. Deze vergadering duurt in principe de hele dag.

Wie is contactpersoon?

Noem in uw verzoek een contactpersoon, met telefoonnummer en e-mailadres, die inhoudelijk op de hoogte is van uw plannen. Vaak is overleg over het programma en het optreden van de bewindspersoon noodzakelijk.

Wanneer de uitnodiging versturen?

Probeer uw verzoek circa 3 maanden voor de datum van uw bijeenkomst te versturen. Het duurt zo'n 3 weken voordat u antwoord krijgt, zodat u nog ruim op tijd weet of de bewindspersoon op uw uitnodiging ingaat. Een uitnodiging op het laatste moment valt vrijwel niet meer in de agenda in te passen.

Waar naartoe sturen?

U kunt uw uitnodiging op twee manieren versturen. U kunt ervoor kiezen het webformulier in te vullen of u kunt een brief richten aan de bewindspersoon en sturen naar:

[naam bewindspersoon]
Ministerie van BZK
Postbus 20011
2500 EA  DEN HAAG

Om uw verzoek goed te kunnen behandelen, hebben wij de volgende informatie nodig:

  • welke bewindspersoon nodigt u uit?
  • wat verwacht u van de bewindspersoon?
  • wie organiseert het evenement?
  • wat is het onderwerp en de doelgroep van het evenement?
  • waar en wanneer vindt het evenement plaats?
  • is het evenement openbaar of besloten?
  • is het een nationaal of internationaal evenement?
  • wat is het (concept)programma?
  • wie zijn de andere belangrijke genodigden/sprekers?
  • wat is de naam, het telefoonnummer en het e-mailadres van de contactpersoon?