Digitalisering overheidsarchieven

Overheden werken steeds meer digitaal. Daardoor ontstaat een grote hoeveelheid informatie die snel onleesbaar kan raken. Bijvoorbeeld doordat software veroudert. Ook raakt de informatie verspreid over veel verschillende organisaties en systemen. De overheid werkt daarom aan manieren om digitale overheidsinformatie goed vindbaar en leesbaar te houden. Bijvoorbeeld door informatie eerder te archiveren.

Overheidsinformatie eerder naar archief

Overheidsinformatie wordt na 20 jaar overgebracht naar een toegankelijk archief. De minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap wil deze overbrengingstermijn aanpassen naar 10 jaar. Door deze aanpassing blijft belangrijke digitale overheidsinformatie beter bewaard. Ook wordt de informatie beter vindbaar en bruikbaar voor historici, journalisten, genealogen en andere gebruikers.

Projectteam nieuwe archiefwet

Om de overbrengingstermijn aan te passen, moet de Archiefwet gewijzigd worden. Een projectteam zal gaan nadenken over een wetsvoorstel hiervoor. Het team bestaat uit:

  • Erfgoedinspectie;
  • Interproviciaal Overleg;
  • Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;
  • Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;
  • Nationaal Archief;
  • Unie van Waterschappen;
  • Vereniging Nederlandse Gemeenten.

Het projectteam is bereikbaar via archiefwet@minocw.nl. U kunt hier al uw vragen en ideeën over het wetsontwerp naartoe sturen. Het wetsvoorstel moet in de eerste helft van 2019 klaar zijn. Via een internetconsultatie kan iedereen in Nederland op dat wetsvoorstel reageren. Daarna moeten de Tweede en Eerste Kamer er nog over stemmen.

Programma’s voor digitale overheidsarchieven

Digitale archivering begint al op het moment dat de informatie ontstaat. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) werken hierbij samen. Bijvoorbeeld in het programma Rijk aan Informatie, dat richtlijnen en hulpmiddelen biedt om de kwaliteit van overheidsinformatie te verbeteren. Ook de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA) besteedt aandacht aan digitale duurzaamheid.

Daarnaast heeft de overheid de afgelopen jaren nieuwe methoden ontwikkeld en ervaringen opgedaan met digitale archivering. Bijvoorbeeld in de programma’s:

  • Digitale Taken Rijksarchieven (DTR), een programma dat voorzieningen treft, zoals een e-depot, zodat archiefbewaarplaatsen hun taak ook in het digitale tijdperk kunnen vervullen; 
  • Archief2020, een landelijk innovatieprogramma voor de archiefsector;
  • Archief Innovatie Decentrale Overheden (AIDO), een programma waarmee  digitale archieven van gemeenten, provincies en waterschappen beter duurzaam toegankelijk worden gemaakt.

Archivering digitale informatie in E-Depot

Overheden moeten ook digitale informatie die blijvend bewaard wordt, opnemen in een archiefbewaarplaats.  Omdat het opslaan van digitale informatie anders is dan bij papieren informatie, ontwikkelt de overheid e-depots.

Een e-depot is een elektronisch depot binnen een archiefbewaarplaats en kan grote hoeveelheden bestanden opslaan. Hiervoor is speciale software en deskundigheid nodig. Ook moeten de bestanden voldoende beschrijvende informatie (over bijvoorbeeld inhoud, herkomst en tijdstip) bevatten om vindbaar te blijven. Voor gebruikers wordt het op termijn ook steeds gemakkelijker om online door overheidsarchieven te zoeken.

Het Nationaal Archief heeft nu een e-depot. Ook de Regionaal Historische Centra zijn hierop aangesloten. Enkele stadsarchieven hebben ook een e-depot.

Documenten