Elektronisch factureren aan de Rijksoverheid

Sinds 1 januari 2017 is het voor leveranciers van de Rijksoverheid verplicht om bij nieuwe inkoopovereenkomsten elektronische facturen (e-factureren) te sturen. De verplichting tot e-facturatie is opgesteld in samenwerking met het bedrijfsleven. Alle Rijksoverheidsdiensten zijn in staat om e-facturen te ontvangen.

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur is een digitaal (XML-)bestand met een vaste structuur. Een e-factuur is vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch te verwerken in het andere systeem. Een e-mail met pdf-factuur als bijlage is geen e-factuur.

Waarom e-factureren?

Ieder jaar versturen bedrijven binnen Nederland zo’n 12 miljoen facturen aan de overheid. Daarvan zijn 1,5 miljoen facturen gericht aan de Rijksoverheid. Handmatige verwerking van facturen via post of e-mail kost veel tijd en geld. En geeft kans op fouten.

Voordelen van e-factureren

De voordelen van e-factureren zijn onder andere:

  • Gemak. De verwerking verloopt automatisch.
  • Snellere verwerking. De papierstroom blijft achterwege.
  • Nauwkeuriger. Geen fouten door handmatige verwerking.
  • Goedkoper. Geen print- en portokosten. 

Vanaf wanneer en voor wie is e-factureren verplicht?

De verplichting is onderdeel van de inkoopvoorwaarden en geldt sinds 1 januari 2017 bij nieuwe contracten tussen leveranciers en de Rijksoverheid. Dat zijn alle ministeries met hun kerndirecties en agentschappen. Leveranciers die al vóór 1 januari 2017 een overeenkomst zijn aangegaan vallen niet onder de verplichting. Zij kunnen vrijwillig overstappen op e-factureren in overleg met hun opdrachtgever. Leveranciers die hun orders via een inkoopsysteem van de Rijksoverheid ontvangen, blijven op dezelfde wijze factureren als zij gewend zijn.

E-factureren aan medeoverheden

Steeds meer gemeenten, provincies, waterschappen en zelfstandige bestuursorganen zullen in hun inkoopvoorwaarden e-factureren gaan eisen. Alle aanbestedende diensten moeten uiterlijk 18 april 2019 de benodigde voorzieningen treffen om net als de Rijksoverheid e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken (EU-richtlijn 2014/55/EU en implementatie daarvan in de Aanbestedingswetgeving). Veel medeoverheden zullen naar verwachting al veel eerder gereed zijn en overgaan tot de verplichting aan hun leveranciers om e-facturen te sturen.

Hoe kunt u e-facturen sturen aan de Rijksoverheid?

E-factureren aan de Rijksoverheid kunt u op verschillende manieren. Uitleg daarover vindt u op de pagina Hoe stuur ik een e-factuur naar de Rijksoverheid?

Helpdesk e-factureren

Leveranciers met vragen over e-factureren aan de Rijksoverheid kunnen terecht bij de  helpdesk e-factureren voor:

  • Informatie over de verschillende manieren van e-factureren.
  • Het melden van incidenten in e-factuurketens.
  • Alle andere vragen over e-factureren aan de Rijksoverheid.