Elektronisch factureren en bestellen bij het Rijk

Leveranciers van de Rijksoverheid moeten bij nieuwe inkoopovereenkomsten elektronische facturen (e-factureren) versturen. De Rijksoverheid heeft deze regel samen met het bedrijfsleven gemaakt. De komende jaren gaat het elektronisch bestellen en factureren bij het Rijk veranderen.

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur is een digitaal (XML-)bestand met een vaste structuur. Een e-factuur is vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch te verwerken in het andere systeem. Een e-mail met pdf-factuur als bijlage is geen e-factuur.

Waarom e-factureren?

Ieder jaar versturen bedrijven binnen Nederland zo’n 12 miljoen facturen aan de overheid. Daarvan gaan er 1,5 miljoen naar de Rijksoverheid. Handmatige verwerking van facturen via post of e-mail kost veel tijd en geld. En geeft kans op fouten. De voordelen van e-factureren zijn onder andere:

  • Gemak. De verwerking verloopt automatisch.
  • Snellere verwerking. De papierstroom blijft achterwege.
  • Nauwkeuriger. Geen fouten door handmatige verwerking.
  • Goedkoper. Geen print- en portokosten. 

De e-Factuurwijzer geeft aan welke manier van e-factureren voor ondernemers het beste is

Sinds wanneer en voor wie is e-factureren verplicht?

De verplichting tot e-facturatie geldt sinds 2017 bij nieuwe contracten tussen leveranciers en de Rijksoverheid. Het is onderdeel van de inkoopvoorwaarden. Dat zijn alle ministeries met hun kerndirecties en agentschappen. Leveranciers die al voor 1 januari 2017 een overeenkomst zijn aangegaan vallen niet onder de verplichting. Zij kunnen vrijwillig overstappen op e-factureren in overleg met hun opdrachtgever. Ontvangen leveranciers hun orders via een inkoopsysteem van de Rijksoverheid? Dan blijven ze op dezelfde wijze factureren als ze gewend zijn.

E-factureren aan medeoverheden

Het overgrote deel  van de gemeenten, provincies, waterschappen en zelfstandige bestuursorganen eisen e-facturatie in hun inkoopvoorwaarden. Ze hebben intussen de benodigde stappen gezet om net als de Rijksoverheid e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Hiermee volgen ze de EU-richtlijn 2014/55/EU en implementatie daarvan in de Aanbestedingswetgeving

Hoe kunt u e-facturen sturen aan de Rijksoverheid?

Alle Rijksoverheidsdiensten zijn in staat om e-facturen te ontvangen. E-factureren aan de Rijksoverheid kunt u op verschillende manieren. Uitleg daarover vindt u op de website Helpdesk e-facturen. Heeft u als leverancier vragen over e-factureren aan de Rijksoverheid? Dan kunt u terecht bij de helpdesk voor:

  • Informatie over de verschillende manieren van e-factureren.
  • Het melden van incidenten in e-factuurketens.
  • Alle andere vragen over e-factureren aan de Rijksoverheid.

Verandering elektronisch factureren en bestellen

Het elektronisch bestellen en factureren bij het Rijk gaat veranderen. Half 2023 loopt het contract voor het beheer van DigiInkoop af. DigiInkoop is een van de inkoopsystemen waar meerdere departementen gebruik van maken. In de huidige situatie kopen zij via DigiInkoop goederen en diensten in bij gecontracteerde leveranciers. In de nieuwe situatie gaat het Rijk werken volgens het principe "managed diversity". Dat betekent dat ministeries hun eigen inkoopsysteem gaan aanschaffen. Het programma Transitie DigiInkoop van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties begeleidt deze verandering. Met als uitgangspunt: 1 gezicht naar buiten toe. De ministeries hebben straks een eigen inkoopsysteem, maar elk inkoopsysteem wordt gekoppeld aan centrale voorzieningen. Dit is de centrale ingang voor leveranciers.

Nieuw leveranciersportaal

De nieuwe centrale voorziening bestaat uit een leveranciersportaal en een catalogus platform. Het nieuwe portaal toont en verwerkt orders, tijdkaarten en e-facturen. In het catalogus platform kunnen leveranciers hun producten beschikbaar stellen, waaruit ministeries direct kunnen bestellen. Zowel de leveranciers als inkoopmedewerkers van het Rijk krijgen zo moderne en gebruiksvriendelijke applicaties tot hun beschikking.

Het streven is om in 2021 delen van DigiInkoop te vervangen door de nieuwe centrale voorziening. Alle inkooporganisaties moeten in 2023 hierop aangesloten zijn. Meer informatie vindt u op de website Helpdesk e-facturen. Voor vragen kunnen leveranciers en rijksmedewerkers een e-mail sturen via: programmatransitiedigiinkoop@minbzk.nl.