Elektronisch factureren aan de Rijksoverheid

Sinds 2017 moeten leveranciers van de Rijksoverheid bij nieuwe inkoopovereenkomsten elektronische facturen (e-factureren) versturen. De Rijksoverheid heeft deze regel samen met het bedrijfsleven gemaakt. Alle Rijksoverheidsdiensten zijn in staat om e-facturen te ontvangen.

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur is een digitaal (XML-)bestand met een vaste structuur. Een e-factuur is vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch te verwerken in het andere systeem. Een e-mail met pdf-factuur als bijlage is geen e-factuur.

Waarom e-factureren?

Ieder jaar versturen bedrijven binnen Nederland zo’n 12 miljoen facturen aan de overheid. Daarvan gaan er 1,5 miljoen naar de Rijksoverheid. Handmatige verwerking van facturen via post of e-mail kost veel tijd en geld. En geeft kans op fouten.

Voordelen van e-factureren

De voordelen van e-factureren zijn onder andere:

  • Gemak. De verwerking verloopt automatisch.
  • Snellere verwerking. De papierstroom blijft achterwege.
  • Nauwkeuriger. Geen fouten door handmatige verwerking.
  • Goedkoper. Geen print- en portokosten. 

De e-Factuurwijzer geeft aan welke manier van e-factureren voor ondernemers het beste is

Vanaf wanneer en voor wie is e-factureren verplicht?

De verplichting tot e-facturatie geldt sinds 2017 bij nieuwe contracten tussen leveranciers en de Rijksoverheid. Het is onderdeel van de inkoopvoorwaarden. Dat zijn alle ministeries met hun kerndirecties en agentschappen. Leveranciers die al voor 1 januari 2017 een overeenkomst zijn aangegaan vallen niet onder de verplichting. Zij kunnen vrijwillig overstappen op e-factureren in overleg met hun opdrachtgever. Ontvangen leveranciers hun orders via een inkoopsysteem van de Rijksoverheid? Dan blijven ze op dezelfde wijze factureren als ze gewend zijn.

E-factureren aan medeoverheden

Het overgrote deel  van de gemeenten, provincies, waterschappen en zelfstandige bestuursorganen eisen e-facturatie in hun inkoopvoorwaarden. Ze hebben intussen de benodigde stappen gezet om net als de Rijksoverheid e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Hiermee volgen ze de EU-richtlijn 2014/55/EU en implementatie daarvan in de Aanbestedingswetgeving

Slechts een beperkt aantal overheden is nog niet in staat tot e-facturatie. Dit komt bijvoorbeeld door ambtelijke fusies of gemeentelijke herindelingen.  

Hoe kunt u e-facturen sturen aan de Rijksoverheid?

E-factureren aan de Rijksoverheid kunt u op verschillende manieren. Uitleg daarover vindt u op de pagina Hoe stuur ik een e-factuur naar de Rijksoverheid?

Helpdesk e-factureren

Heeft u als leverancier vragen over e-factureren aan de Rijksoverheid? Dan kunt u terecht bij de  helpdesk e-factureren voor:

  • Informatie over de verschillende manieren van e-factureren.
  • Het melden van incidenten in e-factuurketens.
  • Alle andere vragen over e-factureren aan de Rijksoverheid.