Opvolging van het rapport ‘Racisme bij Buitenlandse Zaken’
Vandaag is het de Internationale Dag tegen Racisme en Discriminatie. Niet alleen in het werk van Buitenlandse Zaken (BZ) een belangrijk onderwerp, maar ook voor ons als organisatie.
Paul Huijts, secretaris-generaal van het ministerie: “Op 12 december 2022 werd de verkenning ‘Racisme bij BZ’ gepresenteerd. De bevindingen in het rapport zijn pijnlijk en hebben binnen onze organisatie veel losgemaakt. Niet alleen boosheid en verontwaardiging, maar ook een enorme vastberadenheid om de organisatie te verbeteren. Die erkenning en actiebereidheid vormen een belangrijke eerste stap in het tegengaan van racisme in onze organisatie.”
De aanbevelingen in de verkenning gaan over een sterke norm van non-discriminatie, een inclusieve organisatiecultuur en een goede opvolging van meldingen en over eerlijke en transparante processen bij de instroom, doorstroom en uitstroom van collega’s.
Wat is er gebeurd na 12 december? Hoe ziet de opvolging van het rapport eruit en welke stappen heeft het ministerie al gezet?
Opvolging van het rapport
De directeuren van de directies Personeel en Organisatie; Veiligheid, Crisisbeheersing en Integriteit; Internationaal Onderzoek en Beleidsevaluatie; Inspectie, Signalering en Begeleiding; Ondersteuning Bestuur; Communicatie, het veranderteam DARE, de strategisch adviseurs diversiteit en inclusie en centrale coördinator integriteit vormen samen de stuurgroep Steering Against Racism Together. Onder leiding van plaatsvervangend secretaris-generaal Carola van Rijnsoever coördineren zij de opvolging van de aanbevelingen uit de verkenning ‘Racisme bij BZ ’ en het rapport ‘Veilig melden’ dat in januari 2023 uitkwam. Ook alle leden van de bestuursraad en onze ministers spannen zich daar waar mogelijk in om de aanbevelingen op te volgen.
Waar werken we naartoe?
We werken toe naar een organisatie waarin:
- iedereen zichzelf kan zijn, zich gezien en gewaardeerd voelt.
- leidinggevenden en collega’s gesprekken aangaan over racisme, uitsluiting en uitgesloten voelen.
- we de norm uitdragen dat racisme en andere vormen van discriminatie en ongewenst gedrag niet worden getolereerd.
- alle collega’s samen verantwoordelijk zijn voor die norm en die actief uitdragen en verdedigen. De bestuursraad en alle leidinggevenden gaan hen hierin voor en staan hen hierin bij.
- we elkaar aanspreken op bevooroordeeld en uitsluitend gedrag en hier tegen optreden, adequate maatregelen nemen en bijstand bieden aan de collega’s die te maken krijgen met racisme en aan degenen die zich daarover uitspreken.
- de processen en mechanismen zo ingericht zijn dat ze bijdragen aan een inclusieve werkomgeving en niet onbedoeld leiden tot uitsluiting op basis van cultuur, etniciteit, huidskleur of andere kenmerken en een organisatie die voldoende mechanismen kent om uitsluiting tegen te gaan het zich desondanks toch voordoet.
Weten wat er speelt en nodig is
“De conclusies uit het Racismerapport nemen we over,” vertelt Paul Huijts. “We vinden het ook belangrijk om te luisteren naar collega’s in de organisatie. Daarom worden er in de hele organisatie gesprekken gevoerd. Met collega’s en leidinggevenden. Om te horen wat het rapport met hen doet, welke ideeën er leven en om te horen wat wel werkt en wat juist niet. Om zo samen de beste weg vooruit te vinden in de opvolging van de aanbevelingen. Uitgangspunt is dat collega’s de verandering terugzien in de organisatie en merken dat we iets met de aanbevelingen doen, dat er iets in beweging komt. En daarvoor moeten we gezamenlijk in actie komen.”
Carola van Rijnsoever: “Sommige stappen zijn overduidelijk goed om te zetten. Die acties zetten we dus in gang en zijn beschreven in een aanpak met drie sporen en in ieder spoor verschillende activiteiten. Natuurlijk kunnen daar gaandeweg zaken bijkomen of kunnen interne of externe ontwikkelingen ervoor zorgen dat er toch iets anders nodig is. Daarom wordt de aanpak steeds bijgestuurd als dat nodig is.”
Aanpak
De stuurgroep werkt langs 3(+1) sporen:
Spoor 1: Erkenning, bewustwording en cultuurverandering
Dat doen we door racisme en discriminatie bespreekbaar te maken en onze normen en waarden tegen racisme actief uit te dragen vanuit de bestuursraad tijdens BZ-brede evenementen zoals nieuwjaarsbijeenkomsten, town hall meetings, de ambassadeursconferentie, directeurenconferentie, maandelijkse lunches voor collega’s met de bestuursraad en tijdens bezoeken aan directies en posten. In de personeelsgesprekken die op dit moment worden gevoerd, is het verplicht gesteld om het met elkaar te hebben over diversiteit en inclusie, en over racisme in het bijzonder. Ook organiseren we workshops, evenementen en themaweken.
Zo organiseren we vandaag, op de internationale Dag tegen Racisme en Discriminatie een bijeenkomst waar collega’s in gesprek gaan met Special Representative Cormier Smith van State Department (ministerie van Buitenlandse Zaken van de Verenigde Staten), over haar visie over en ervaringen met het bestrijden en voorkomen van racisme en het bevorderen van raciale gelijkheid en gerechtigheid. Ook nationaal coördinator tegen discriminatie en racisme Rabin Baldewsingh sluit aan bij deze bijeenkomst. Gisteren nam plaatsvervangend secretaris-generaal Carola van Rijnsoever deel aan een panel na afloop van de toneelvoorstelling ‘A Seat at the Table’, over alledaags racisme. Op 6 maart spraken we in een BZ-brede bijeenkomst in aanwezigheid van zo’n 350 collega’s over de opvolging van het rapport.
Aan alle ambassadeurs en leidinggevenden in Den Haag en op de posten is gevraagd om racisme en de opvolging van het rapport op verschillende manieren binnen de teams bespreekbaar te maken. De vorm daarvan moet aansluiten bij het team en de omstandigheden: waar heeft het team behoefte aan, spelen er specifieke dingen in het team? En voor de posten: wat sluit het beste aan bij de lokale mogelijkheden of beperkingen? Ook tijdens de ambassadeursconferentie die dit jaar van 27-30 maart plaatsvindt, is het een centraal thema in het programma.
De uitgangspunten voor een diverse, inclusieve en veilige organisatie en de norm tegen racisme en andere vormen van ongewenst gedrag en uitsluiting moeten voor iedereen helder zijn. Dat mogen we van elkaar verwachten en daar spreken we elkaar op aan. Aan alle collega’s wordt gevraagd actief bij te dragen. De norm die we nastreven: iedereen in onze organisatie doet ertoe en is gelijkwaardig.
Vanuit de departementsleiding zullen we steeds uitdragen – in woord en gedrag – dat voor racisme en uitsluiting bij BZ geen plaats is. Dat vraagt een langdurige en voortdurende inspanning waaraan de hele bestuursraad zich committeert.
Spoor 2: Veilig melden
Het uitgangspunt is dat we racisme en discriminatie willen voorkomen. Daarom blijven we stevig inzetten op preventie, elkaar aanspreken op ongewenst gedrag en het activeren van omstanders. Maar als je iets overkomt, of wanneer je iets ziet gebeuren, is het belangrijk om te weten waar je terecht kunt met je verhaal. En dat je het kunt, wilt en durft te bespreken. Er mag geen enkele drempel zijn om je verhaal kwijt te kunnen. Daarom gaan we de meldingsstructuur verbeteren.
In januari 2023 verscheen het rapport ‘Veilig melden’. De onderzoekers gaven aan dat BZ de afgelopen jaren belangrijke stappen heeft gezet door te investeren in preventie, de inzet van in- en externe vertrouwenspersonen, het verbeteren van de klachtenregeling en een nieuw onderzoeksprotocol, maar dat dit niet genoeg is. Het moet en kan beter. Daarom is hier een apart spoor van gemaakt dat de stuurgroep ook coördineert.
Met als uitgangspunten dat:
- kaders, normen, waarden en de gedragscode die voor BZ-medewerkers gelden, voor iedereen duidelijk zijn.
- de positie van vertrouwenspersonen wordt versterkt door onder andere training, intervisie en specialisten op bepaalde onderwerpen aan te stellen.
- de informatie over het meldsysteem en het advies- en meldpunt integriteit moet voor iedereen toegankelijk en begrijpelijk zijn.
Spoor 3: Bouwen aan 1BZ
Samen moeten we verder bouwen aan 1BZ, waar voor racisme en discriminatie geen plaats is en waar elke collega zich gewaardeerd en gezien voelt en met respect wordt behandeld. Waar iedereen de ruimte heeft om zichzelf te zijn en zich te ontwikkelen. En iedere collega een volledig en gewaardeerd onderdeel is van het team. We gaan na wat we kunnen doen op het gebied van werving en selectie en van doorstroom. Als mensen weggaan bij BZ, bespreken we of racisme of gebrek aan inclusie daarbij een rol spelen en welke lessen we daaruit kunnen trekken.
Spoor +1: Periodiek evalueren
Drie plus één betekent dat we steeds checken of we op de goede weg zitten. We monitoren en evalueren onze activiteiten voortdurend en stellen onze maatregelen en activiteiten waar nodig bij. Hieronder valt ook de vraag welk vervolgonderzoek wenselijk en zinnig is.
Tijd en aandacht
Paul Huijts: “Weerbarstige patronen zijn niet met een aantal simpele acties te doorbreken, dit vraagt om tijd, geduld en volhardende aandacht. Hier is de stuurgroep diep van doordrongen. Naast de stuurgroep zijn ook bestuurders en leidinggevenden hier heel intensief meer bezig.