Weblogberichten

KV7 10 jaar: samen zoeken naar optimale dienstverlening

Korte Voorhout 7 (KV7) was het eerste huisvestingsproject waarin het Rijk en de markt gingen samenwerken met Design Build Finance Maintain Operate (DBFMO). Het gebouw bestaat dit jaar 10 jaar. Hoe heeft de dienstverlening zich in die tijd ontwikkeld en kan dat eigenlijk wel met zo’n langdurig contract? “De ruimte is er, als je er maar met elkaar energie in blijft steken.”

V.l.n.r.: Stephan Lutters, Job Zeestraten, Mariëlle Freeke, Peter de Swart en Martijn de Haan

Het open en lichte atrium is een absolute blikvanger als je de huisvesting van het ministerie van Financiën, FMH Haaglanden en het Rijksvastgoedbedrijf betreedt. Glas, staal maar ook veel groen en overal zitjes waar mensen met elkaar overleggen, aan het werk zijn of een kop koffie drinken. “Dat is een van de aanpassingen die een paar jaar na de ingebruikname van het gerenoveerde gebouw is doorgevoerd”, vertelt Mariëlle Freeke, hoofd Facilitair Huisvesting Inkoop en Financiën van het ministerie van Financiën. “We hebben extra zit- en werkplekken gecreëerd zodat er ook voor en na de lunch volop bedrijvigheid is in het atrium.”

Dynamiek van exploitatie

Het consortium Safire tekende voor het ontwerp en de verbouwing van KV7. Vanaf de ondertekening van het beschikbaarheidscertificaat op 6 december 2008 is het consortium 25 jaar lang verantwoordelijk voor de exploitatie. De aanpassing van het atrium was sinds de ingebruikname van het gebouw niet de enige wijziging. Kan dat eigenlijk wel in een contract dat voor zo’n lange periode is vastgelegd? Stephan Lutters, SPC directeur bij Safire B.V.: “Bij dit eerste rijkshuisvestingsproject met een DBFMO-contract was de dynamiek van de exploitatiefase nog niet goed in te schatten. Het contract is met name ingericht voor continue, stabiele processen maar tegelijkertijd vinden er door de tijd heen allerlei veranderingen plaats. Elkaar daarin vinden was in de beginperiode lastig en leidde weleens tot polarisatie. Gaandeweg groeide het besef dat het anders moest. Wilden we een goede dienstverlening dan moesten we daar samen in optrekken. Dat gaat ons steeds beter af maar we moeten daar wel op blijven letten.”

Meegaan met de tijd

Of er genoeg flexibiliteit in het contract zit voor noodzakelijke moderniseringen, blijft een belangrijk gespreksonderwerp tussen Safire en de opdrachtgever. Job Zeestraten, contractmanager ministerie van Financiën: “Dat speelt ook op dit moment. We zitten in het tiende jaar van de exploitatie en er zijn zaken die niet meer van deze tijd blijken te zijn. Bijvoorbeeld het analoge systeem van de televisie-installaties. De kabelexploitant laat ons weten dat ze binnenkort volledig overgaan naar digitaal. Dan is dus de vraag: biedt dit contract ruimte voor de aanpassing van het systeem en hoe zit het met de investeringen die hiervoor nodig zijn? Om daar uit te komen moet je goed met elkaar in gesprek blijven.”

Mogelijkheden onderzoeken

Binnen Safire vallen deze operationele vraagstukken onder de verantwoordelijkheid van Peter de Swart, directeur exploitatie bij Safire services v.o.f.. Hij geeft aan dat die ruimte er wel is en dat het daarbij inderdaad aankomt op samenwerken. “De uitdaging ligt nu in het geschikt maken van het gebouw en de dienstverlening voor de komende generaties, met respect voor de huidige generaties. Er zijn technische ontwikkelingen, zoals digitalisering, en we zijn flexibeler gaan werken. Bovendien hebben de jonge mensen die nu op de arbeidsmarkt komen andere behoeften dan de huidige medewerkers. Wil je over 10 jaar nog steeds een goede dienstverlening aan kunnen bieden dan moet je meegaan met de tijd en zaken aanpassen of anders organiseren. Dit langlopende DBFMO-contract biedt in ieder geval de ruimte om de mogelijkheden te onderzoeken.”

Meer bewustwording met DBFMO

Mariëlle Freeke ziet ook bewustwording als een van de voordelen van DBFMO: “Je kunt de gebruikers van het pand van tevoren duidelijk laten zien wat het kost. Wil je extra wanden laten plaatsen bij de werkplekken? Dan hangt daar dit prijskaartje aan. Ook het melden van klachten over bijvoorbeeld de schoonmaak door gebruikers helpt echt, het contract is onder andere gedreven op prikkels. Meer bewustwording hierop bij de gebruikers draagt bij aan de kwaliteit van de dienstverlening.”

Lessons learned

Martijn de Haan heeft als contractmanager bij het Rijksvastgoedbedrijf meerdere DBFMO-projecten in zijn portefeuille. Zijn de lessen die bij KV7 zijn geleerd, terug te zien in de andere contracten? “Het mooie van DBFMO is dat het de kwaliteit levert die we hebben afgesproken. KV7 was het eerste project en het is knap wat er is neergezet. Wat we hier leren, is zeker meegenomen in de DBFMO-contracten die hierop volgden. KV7 is in die zin een proeftuin waarin we zoeken naar de beste oplossingen. En dat geldt ook voor de volgende 15 jaar die voor ons liggen. In dat kader hebben we samen de werkgroep WORK opgericht. Hierin kijken we hoe we het gebouw en de dienstverlening zo goed mogelijk kunnen laten voldoen aan de kwaliteit die de gebruiker nodig heeft. Mooi voorbeeld is de aanpak van de voormalige bibliotheek- en documentatie- ofwel Bidoc-ruimte. Hier was voorheen het archief te vinden. Maar met de digitalisering zijn de papieren documenten verdwenen. Deze ruimte is daardoor vrijgekomen en we kunnen er beter iets mee doen waar de gebruikers in deze tijd meer aan hebben. Op dit moment zijn we het plan daarvoor aan het uitwerken.”

Redelijkheid

Stephan Lutters vult aan: “Hierbij zie je goed de ontwikkeling in de samenwerking waarin we gezamenlijk zoeken naar de redelijkheid. Aan beide zijden van de tafel streven we nu na om van elkaar te begrijpen wat de impact is. Dat betekent ook dat er opener gesproken wordt over de investeringen die daarvoor nodig zijn en wat er echt noodzakelijk is. Als we dat verder met elkaar uitbouwen, dan maakt dat de dialoog makkelijker. Flexibiliteit is er zeker, maar wel in onderlinge samenwerking. Je moet met elkaar het doel weten te vinden en er samen energie in blijven steken.”