Weblogberichten

Verbouwen binnen een DBFMO-contract: “Het is gewoon gelukt!”

Op Korte Voorhout 7 in Den Haag staat het ministerie van Financiën. In dit gebouw wordt de voormalige bibliotheek- en documentatieruimte (bidoc) verbouwd tot werk-, overleg- en ontmoetingsplek. Daarbij wordt een andere functie gegeven aan een deel van een gebouw uit een DBFMO-project. En niet zomaar een pand: dit was de eerste DBFMO-renovatie van de Rijksoverheid destijds. Een lastige operatie, nu nog zo’n verbouwing? Of toch niet? Drie enthousiaste mensen staan aan de basis van deze transformatie.

Sietske Bergsma, projectmanager RVB; Bart Lamers, Design & Build manager Safire; Jorian de Vries, gedelegeerd opdrachtgever ministerie van Financiën (vlnr)

Lege kasten

Geen betere plek om hierover te praten dan in het gebouw zelf natuurlijk. In één van de vergaderruimtes op de derde etage van Korte Voorhout zitten Sietske Bergsma, Jorian de Vries en Bart Lamers. Bart werkt voor Safire, de opdrachtnemer in dit contract. Safire is een samenwerkingsverband van Engie services, Heijmans, ISS en Strukton Worksphere. Safire services vof is tot 2033 verantwoordelijk voor de exploitatie van de Korte Voorhout 7 in Den Haag. Bart zorgt ervoor dat alle verschillende partners uiteindelijk tot een compleet plan komen dat klaar is voor uitvoering. Bart is enthousiast - “Ik vind bouwen gewoon heel mooi” - en nog voordat we goed en wel zitten, sluit Bart zijn laptop aan op de beamer om afbeeldingen van de voor- en na-situatie te laten zien. Bart: “De bidoc-ruimte was een plek die wat minder gebruikt werd. De kasten van de archiefruimte waren eigenlijk leeg. En zo ontstond de wens om hier een multifunctionele ruimte van te maken.”

Sietske Bergsma vult aan: “Financiën had vroeger een grote bibliotheek, met veel documenten en boeken. Mensen konden daar naartoe om dingen te lezen en na te slaan. Er stonden daar van die verrijdbare stellingkasten.” Sietske werkt voor het Rijksvastgoedbedrijf en is projectmanager voor deze verbouwing.

Jorian de Vries: “Die archieven zijn naar de rijksbrede archiefdienst overgegaan. En veel is gedigitaliseerd, dus je hebt minder van dit soort ruimte nodig, daarom wilden we er graag een nieuwe bestemming aan geven”. Jorian werkt voor het ministerie van Financiën als expert huisvesting en faciliteiten, en voor dit project is hij gedelegeerd opdrachtgever.

Ademruimte

Bart: “In de nieuwe situatie vinden we hier straks drie vergaderruimtes waarvan er twee zijn samen te voegen, er komt een koffiepunt waar de hele dag verse producten te verkrijgen zijn en er komen 200 plekken, waar de ambtenaren van Financiën en Rijksvastgoedbedrijf straks kunnen zitten, de laptop open kunnen klappen en kort kunnen werken of overleggen. Daarnaast verbeteren we het klimaat en voegen we veel groen toe.”

Sietske Bergsma is bij de renovatie van dit gebouw betrokken geweest, 17 jaar geleden, toen het DBFMO-contract startte: “Het gebouw was toen bedoeld voor 1450 ambtenaren van Financiën, uit te breiden tot 1750. Maar dat was voordat het flexwerken werd ingevoerd. Inmiddels zitten hier meer dan 2000 medewerkers. Deze verbouwing is ademruimte voor het gebouw.”

Sfeerimpressie bidoc

Eisen bijstellen

In alles merk je dat hier een groep enthousiaste mensen aan tafel zit; een team, dat samen dingen voor elkaar krijgt. Dat elkaar aanvoelt, elkaars zinnen afmaakt. Toch speelt ook de relatie opdrachtgever-opdrachtnemer. En dat zorgt soms voor uitdagingen. Jorian: “Klimaat-technisch hadden we zo’n issue. Als we hadden willen voldoen aan de eisen die 17 jaar geleden in het contract zijn gezet, had het financieel snel uit de hand kunnen lopen, met een heel hoog risico voor Safire, de opdrachtnemer.” Sietske: “Daarom hebben we voor deze specifieke ruimte een nieuwe set eisen opgesteld die zorgt voor een verantwoord klimaat, maar ook recht doet aan het risicoprofiel van Safire.” Bart: “Anders had Safire overdreven hoge investeringen moeten doen.” Jorian: “Vaak wordt er op zo’n moment erg gekeken naar de lijn van het contract, en minder naar wat we eigenlijk willen bereiken. Onze kracht was dat we daar voorbij durfden te kijken.” Sietske: “Daar hebben we een open gesprek over gevoerd, waarbij onze klimaatexperts aan tafel hebben gezeten met de deskundigen van Safire en we samen een oplossing hebben uitgedacht die voor iedereen werkbaar was.”

Inmiddels is de verbouwing al een eind op streek. Jorian: “Het sloopwerk is gedaan, we zitten in de opbouwfase”. Bart: “De klimaatplafonds worden nu geplaatst. De vloer is klaar voor de houten vloerbedekking. Begin januari hopen we klaar te zijn.”

“We houden een probleem niet bij ons”

Vertrouwen, en de dingen samen oplossen lijken hier kernbegrippen te zijn waar de samenwerking om draait. Bart: “Ook als het minder goed gaat, leggen we het op tafel. We houden een probleem niet bij ons tot we geen kant meer op kunnen. Als ik een fout maak, dan heeft dat niet alleen gevolgen voor mij, maar ook voor de opdrachtgever. En soms heeft de opdrachtgever een probleem dat we samen op moeten lossen. We zeggen allemaal wel eens te snel “ja” op een verzoek. Of later in het proces komen we ergens achter. Als je daar open over praat, krijg je het beste resultaat.”

Jorian: “Betrek alle disciplines die met het DBFMO-contract te maken hebben. De verleiding is groot om als opdrachtgever te bedenken wat je graag wil hebben. Dan gaat iemand dat ontwerpen, en dan moet het ook nog in een contract terecht komen dat moet werken tot 2033. Zorg dat je alle betrokkenen vanaf het begin aan tafel hebt, dan voorkom je dat je verderop in het traject opeens hoort dat er iets niet kan.” Sietske: “Het grijpt in op verschillende onderdelen van die overeenkomst, op de bijlage, op de financiële constructies. Je creëert een domino-effect van gevolgen en die moet je wel allemaal goed in beeld hebben.” Jorian: “Men heeft wel eens de neiging om aan het begin gewoon een opdracht over de schutting te gooien die zichzelf dan verder maar moet oplossen. Hier hebben we ervoor gekozen om dat niet zo te doen en het gezamenlijk op te pakken.” “Safire heeft van deze opdracht een verkorte dialoogserie gemaakt. Net als bij een grote aanbesteding, waarbij iedereen met elkaar in gesprek gaat over een aantal mogelijke ontwerpuitwerkingen, hebben we dat hier in een verkorte vorm gedaan. Dat heeft goed gewerkt,” vult Sietske aan.

“Bel elkaar of loop langs”

Sietske: “Wat ik ook nog als tip mee wil geven: pak de telefoon of loop bij elkaar langs. Dat doe ik ook bij Jorian, misschien weleens tot vervelens toe, dan kijk ik: zit hij er? En Bart bel ik veel. Niet alles via de mail doen! Bevestig je afspraken via de mail, maar voer verder een persoonlijk gesprek.”

Puzzelstukjes

“Zo’n DBFMO is anders dan anders. Het is een complexe opgave met zowel een ontwerpkant in zich als een juridisch-financiële kant,” zegt Sietske. “Ik vind het heel leuk om met alle betrokkenen die puzzel te leggen. Dat vind ik in mijn werk als projectmanager de uitdaging.” Jorian: “Samenwerking is de kern voor mij, en vooral met deze mensen. Het is zelfs zo goed bevallen dat we nog een project met dit team gaan oppakken. En wat ik mooi vind is het creëren van een mooi, nieuw stuk gebouw. Ik zie in mijn hoofd de mensen daar al zitten, koffie halen, broodje erbij, echt gebruik maken van de nieuwe functies”. Bart: “Voor mij is het mooiste dat iets gewoon lukt. Dat je begint met drie schetsjes en een jaar later héb je het. Als ik dan in de auto zit en terug rij naar huis, dan denk ik: ‘ja, het is gewoon gelukt!’ Ik heb ook weleens dagen in de auto dat denk: ‘oef, het zit even tegen’, maar een paar weken later vallen dan toch alle puzzelstukjes op hun plaats. En dan héb je ‘m. Dat is mijn drive.”