Weblogberichten

Opgericht: PPS Platform Rijkshuisvesting

Eind 2019 is het PPS Platform Rijkshuisvesting opgericht. Met als doel kennis over DBFMO-contracten te delen, borgen en door te ontwikkelen. En om binnen het Rijk eenduidig te zijn in de uitvoering ervan. In eerste instantie samen met staatspartijen, maar later ook met de markt. Barbera van Schaik, coördinator DBFMO-contracten Rijksvastgoedbedrijf en Martin Speelman, contractmanager Dienst Justitiële Inrichtingen, over de focus, de uitdagingen én hun persoonlijke drijfveren.  

Met welk doel is het platform opgericht?

Volgens Barbera van Schaik bestond de behoefte om kennis te delen over DBFMO-contracten al veel langer. “Dat heeft vooral te maken met de grote diversiteit aan contracten en panden. Als Rijk hebben we nu gezegd: laten we bij onszelf beginnen. Dus primair met staatspartijen kennis over langlopende, geïntegreerde contracten delen en borgen. Met de intentie uiteindelijk die kennis door te ontwikkelen en beschikbaar te stellen. Daar hebben we alle partijen bij nodig en dat is de kern van het platform. Om kennis met elkaar te delen en te bepalen: wat kan beter, wat moet anders?” Ook Martin Speelman bespeurde een belangrijke behoefte onder contractmanagers en –beheerders om elkaar te ontmoeten, kennis te delen, ervaringen uit te wisselen en vast te leggen. “En dan gaat het zowel om contractmanagers op locatie en de concerndienstverlening als om het Rijksvastgoedbedrijf als eigenaar van de contracten en panden. En die brengen we in het platform samen.”

“Kennis delen en borgen én eenduidig samenwerken met de markt”

Hoe kwam de oprichting tot stand?

Martin was vanaf het begin betrokken bij de ontwikkelingen die uiteindelijk leidden tot de oprichting van het platform. “Dat begon een jaar of 9 geleden al met kennisdeelsessies met de contractmanagers van de eerste DBFMO-contracten. Ook organiseerden we destijds masterclasses DBFMO en haalden we bijvoorbeeld kennis uit Engeland over financiële modellen. In 2013 is onder voorzitterschap van de Directie Huisvesting en Facilities voor de zes DBFMO-contracten van het Ministerie van Justitie en Veiligheid Strategisch Contractmanagement (SCM) opgezet. Hierbij is inmiddels ook het RIVM aangesloten. Onze kernvragen waren: hoe weten we elkaar te vinden, hoe wisselen we kennis uit en hoe zijn we eenduidig in onze contractuitvoering richting de markt. Om de markt te betrekken hebben wij ook een Ronde tafelsessie georganiseerd waarbij besproken is hoe we nou eigenlijk echt samenwerken tijdens langdurige contracten. En hoe we deze samenwerking konden verbeteren.”

Betrekken jullie de markt ook bij het platform?

Martin vervolgt: “Ook in het platform betrekken we uiteindelijk de markt om te kijken hoe we gezamenlijke kennis verder kunnen ontwikkelen. Gebruikers van de opdrachtgevers zijn vertegenwoordigd in de stuurgroep van het PPS Platform. We praten over de samenwerking met de markt en organiseren sessies met de markt. Daar is vanuit de markt ook veel animo voor. Maar omdat het speelveld alleen al binnen de staat zo groot is, kunnen we dat niet meteen samen in het platform organiseren. In de exploitatiefase zitten nu 13 DBFMO-panden en gemiddeld zitten daar 3-4 contractmensen op vanuit verschillende gebruikers en staatspartijen. De uitdaging is dat we vanuit 1 staat met de markt samenwerken. Dat is nu onze focus.”

Wat loopt al goed?

Barbera: “We hebben een jaarplan gemaakt en gepresenteerd tijdens de kickoff. Ook hebben we spelregels en methodieken afgesproken. Per type pand zijn groepen te vormen: voor contactmanagers van bijvoorbeeld alle gevangenissen, van de rechtbanken en van de kantoorpanden. Een ander initiatief is het opzetten van intervisie voor contractmanagers en contractbeheerders. De kickoff hiervoor is vanwege het coronavirus uitgesteld. Ook is een kernteam gevormd dat alle initiatieven voorbereidt, organiseert en uitvoert. Als kernteam komen we maandelijks bij elkaar (nu is dat even online) en daar zie je dat het werkt. Daaruit rollen thema’s, die we vervolgens diepgaander oppakken. Zo maken we gebruik van een digitale omgeving - onze samenwerkingsruimte - waarin we documenten met elkaar delen. We stimuleren als kernteam alle deelnemers om daar hun profielen in bij te werken: wie ben je, waar ligt je kracht en welke competenties en specialisaties breng je in. Deze tijd, waarin we elkaar door het coronavirus niet kunnen ontmoeten, is voor ons een testcase waarin het platform zich ook online kan bewijzen.” Martin werd heel blij van de kickoff-bijeenkomst in december. “Ik zag daar heel veel mensen en animo uit het veld. Managers en beheerders, allemaal even enthousiast. We hebben daarmee echt de goede snaar geraakt.”

Wat kan beter?

Barbera: “Alles staat nu mooi op papier. De afbakening van taken en verantwoordelijkheden bijvoorbeeld is redelijk op orde. Nu is het nog zaak dat we elkaar goed weten te vinden. En dat we elkaar op de hoogte brengen, een vertrouwensband opbouwen en als één team de staat vertegenwoordigen in onze DBFMO contracten.” Martin: “Wat ik persoonlijk heel belangrijk vind is dat we goed uitspreken wat we van elkaar verwachten. En elkaar aanspreken als zaken niet goed gaan. Vanuit Strategisch Contractmanagement hebben we afgelopen jaren met het Rijksvastgoedbedrijf een position paper opgesteld. Daarin staat: wat verwacht ik van jou? Hoe acteer je als staat onderling. Wanneer reageer je, wie praat met wie. Hoe gaan we ermee om als we er niet uit komen. Wanneer escaleren we. En dan zie je dat alleen het omschrijven ervan al veel duidelijkheid geeft.”

Voor welke uitdagingen staan jullie?

Volgens Barbera is de voornaamste uitdaging tijd. “De dynamiek in contracten is erg hoog. Dat betekent dat we heel bewust tijd vrij moeten maken voor professionalisering. Wetend dat we er veel meer uit kunnen halen als we er ook echt tijd en energie in stoppen. Martin beaamt dit. “Zelf ben ik verantwoordelijk voor twee gevangenissen (Detentiecentrum Rotterdam en Justitieel Complex Zaanstad) en daar kan ik meer dan mijn tijd mee vullen. Maar ik merk dat mijn inspanningen voor het platform mijn blik verbreden en me helpen om mijn werk op locatie beter te doen. Daarnaast moeten we de inzet voor het platform structureel maken. Doen we dat niet, dan verval je heel snel weer in je lokale dynamiek. We hebben de afgelopen jaren vaker gezocht naar verbinding en uitwisseling. Maar waar het steeds aan ontbroken heeft is een goede regie. Het Rijksvastgoedbedrijf pakt nu goed de regie en dat is absoluut nodig om dit te laten slagen.”

Wat is jullie persoonlijke drijfveer?

Barbera: “Voor mij geeft de samenwerking veel werkplezier. Dat klinkt wat soft, maar ik haal er veel energie uit als wij als staat eenduidiger kunnen optreden. Als er onderling vertrouwen is tussen de partijen. En als wij ons richting de markt ook als een professionele opdrachtgever kunnen laten zien. Dat gaat ons lukken, daar ben ik van overtuigd.” Martin heeft dertien jaar ervaring met DBFMO-contracten. Die kennis en ervaring wil hij heel graag delen. “Tegelijkertijd kan ik ook van anderen leren. Hoe pakken zij specifieke zaken aan en hoe kan ik daar mijn voordeel mee doen? Ook wil ik in het contact met anderen zaken verbeteren. Dus vooral kennis delen op dit nog niet zo uitgewerkte vakgebied. Verder vind ik het geweldig om te verdiepen op onderwerpen en om onderling scherpe discussies te voeren. Zodat we steeds beter toegerust zijn in onze samenwerking met de markt.”

Wat verwachten jullie van deelnemers?

Barbera: “Dat ze tijd vrijmaken en betrokken zijn”. Martin: “En dat ze actief deelnemen.”

Wat moet het platform concreet opleveren?

Voor Barbera gaat het vooral om kennisontwikkeling en het van elkaar leren binnen het Rijk over de uitvoering van DBFMO-contracten. “Dat is ons belangrijkste doel.” Martin geeft aan dat het ook belangrijk is om door te kunnen verwijzen naar het platform als er vragen komen. “Bijvoorbeeld dat er voor nieuwe medewerkers in het platform nieuwe opleidingen en trainingen klaar staan. En dat we snel kunnen verwijzen naar personen voor intervisie op specifieke onderwerpen. Zo versnellen we de leercurve van nieuwe mensen. En dat zie ik als een grote extra meerwaarde.”

Jaarplan 2020

(Planning onder voorbehoud door coronavirus)

Januari-Maart

  • Smoelenboek / Locatieboek PPS Rijkshuisvesting
  • Startup intervisie contractmanagers en contractbeheerders (verschoven vanwege het coronavirus)

April-Juni

  • Inrichting Issue resolution board ‘Denktank’
  • Sessie Governance en samenwerking intern staat
  • Onderzoek & Evaluatie DBFMO

Juli-September

  • Mini-cursus DBFMO
  • Training DBFMO Financieel

Oktober-December

  • Lagershuis ‘DBFMO mythes’
  • Sessie DBFMO Juridisch