Weblogberichten

Splinternieuwe Rechtbank Amsterdam nadert exploitatiefase

Consortium NACH staat aan de lat voor ontwerp, financiering, realisatie, onderhoud en exploitatie van de grootste rechtbank van Nederland. Het gebouw is inmiddels in volle glorie verrezen op de Amsterdamse Zuidas. Half november neemt de Rechtbank Amsterdam het gebouw in gebruik en start de exploitatiefase. Een gedreven dialoog rond 1 hamvraag: hoe bereiden exploitatiemanagers, contractmanager en contracteigenaar zich daar samen op voor?

1001 onderwerpen

Exploitatiemanager Gert-Jan Dumortier (NACH – DBMO bv): "In de tenderfase hebben we geschetst hoe wij onze dienstverlening gaan inrichten. Dat concretiseren we nu in de voorbereiding. En dat strekt zich uit van hoe we omgaan met boetes en kortingen tot en met wie binnengekomen pakketjes aanneemt. Binnen dat hele scala ben je met 1001 onderwerpen bezig. Want feitelijk starten we samen met het RVB en de Rechtbank een compleet nieuw bedrijf op. Dat betekent dat we veel expertise nodig hebben die lastig te vinden is. Dat is vissen in een kleine vijver en stagelopen bij onze andere PPS-projecten. Het gaat tenslotte om een niet bestaande beheerorganisatie en een exploitatiefase, die 30 jaar doorloopt."

Exploitatiemanager beheerorganisatie Marco Kassteen (Rechtbank Amsterdam): "Inmiddels naderen we half november en dan volgt de overdracht tussen de realisatiefase en exploitatiefase. Waarbij we heel veel kennis vanuit de realisatie moeten overnemen naar de volgende fase. Een belangrijke stap waar Gert-Jan, Erwin, Martijn en ik samen verantwoordelijk voor zijn."

Contracteigenaar Martijn de Haan (RVB): "De organisatie van Marco maakt een transitie mee vanuit een traditionele facilitaire organisatie, waarin ze de facilitaire dienstverlening volledig zelf deden, naar een regievorm die helemaal in andere handen ligt. Zo’n overgang is intensief en daar hebben we elkaar heel hard bij nodig. En dat betekent vooral veel respect tonen dat iemand van 0 naar 10 moet gaan. Met kennis die nog niet aanwezig is, die we samen opbouwen. In een setting waarbij je accepteert dat je het soms even niet weet. En waarin je eerlijk en open bent."

Geïnterviewden over de Rechtbank Amsterdam
©Geportretteerden zelf
Van links naar rechts: Gert-Jan Dumortier (NACH-DBMO), Marco Kassteen (Rechtbank Amsterdam), Martijn de Haan (Rijksvastgoedbedrijf), Erwin Muijtjens (NACH)

Open en kwetsbaar

Gert-Jan: "Om de klus ook echt samen te klaren kun je niet anders dan open zijn en je kwetsbaar opstellen. Ik zit er zo in dat ik kan zeggen: ‘We  hebben hier een probleem, hoe kunnen we elkaar helpen.’ Puur om te voorkomen dat het probleem groter wordt. Natuurlijk hebben we contractuele verplichtingen waar ik niet voor weg loop. Maar ik ben van mening dat je in de geest van het contract moet werken in plaats van dat je naar de letter van het contract leeft. Door je kwetsbaar op te stellen en te zorgen dat je er allebei voordeel uit kan halen. Zodat we samen het algemeen belang ondersteunen. En dat is ervoor zorgen dat de rechtbank haar werk kan doen en het gebouw straks goed functioneert."

Marco: "In mijn eerste kennismaking met Gert-Jan heb ik uitgesproken waar ik waarde aan hecht: informeel samenwerken, je kwetsbaar op durven stellen, elkaar in je waarde laten en jezelf uitspreken. Ook al is het niet altijd leuk wat je te zeggen hebt. In beginsel was vertrouwen het kernwoord, maar daar kon ik me niet zo in vinden. Je gaat eerst met elkaar samenwerken en vertrouwen moet daarin groeien. Tot nu hebben we  samengewerkt in volledige transparantie. Dat voelt goed en is heel waardevol en dat hebben we ook naar elkaar uitgesproken. Ik heb er veel vertrouwen in dat dat op de lange termijn ook goed gaat. Als Gert-Jan zegt: ‘Ik weet het even niet’, dan vind ik dat een heel mooi en eerlijk gebaar. We ondersteunen elkaar en laten het gezamenlijk belang boven het eigen belang prevaleren."

Gert Jan: "Dat Marco zaken moet handhaven conform contract is logisch. Dat we daar discussies over kunnen hebben ook. Dat maakt zaken alleen maar duidelijker. Maar dan is het vervolgens zaak om niet te verzanden, maar om samen knopen door te hakken. En dat betekent veel overleg en elkaar opzoeken. Contractueel weten we precies wat we van elkaar kunnen verwachten. Maar juist om die samenwerking goed gestalte te geven moet je in persoon bij elkaar zijn. Dat is in coronatijd lastig. We moeten het nu vooral doen met zorgvuldig ingeplande online besprekingen."

"De rechtbank gaat van een verouderde situatie naar een hypermodern gebouw. Dat zijn transities die veel emoties met zich meebrengen. En daarbij hebben we dan nog de uitdaging van corona."

Samenwerken in coronatijd

SPC-contractmanager Erwin Muijtjens (NACH bv): "Zonder corona hadden we nu naast elkaar gezeten op de projectlocatie. En spontaan bij elkaar binnen gelopen. Dat gaat nu niet. We werken nu vooral online op afstand samen. Dat gaat goed, maar heeft zeker beperkingen. En dat gaat om kleine dingen die niet kunnen. Zoals elkaar echt in de ogen kijken. Grapjes maken. Issues op een soepele manier bespreken. Dat gaat een stuk lastiger via Teams. Toch doen we het zeker niet slecht en zit de voortgang er goed in.”

Marco: “Dat klopt. Ondanks de afstand zijn we ook heel inventief. En zijn we nu bezig om te kijken hoe we de rechtbank in Covid-tijd maximaal kunnen benutten. Dan moet je denken aan looprichtingen, bewegwijzering, routes en spatschermen in zittingzalen. We spreken elkaar wekelijks om de 1,5 meter maatschappij in het gebouw vorm te geven.”

Martijn: “Het gebruik van het gebouw is in zicht en dat betekent voor alle partijen een enorme omwenteling. De rechtbank gaat van een verouderde situatie naar een hypermodern gebouw. En dat zijn transities die altijd veel emoties met zich meebrengen. En daarbij hebben we dan nog de uitdaging van corona. Op afstand keuzes maken en grote belangen afwegen. Soms moet je daarin creatief zijn en soms ook directief. Puur omdat niet alles kan. Daar komt veel denkwerk bij kijken en daar moeten we extreem ons best voor doen. Dat is geen kwestie van achterover leunen en denken dat komt wel goed. We moeten echt op elkaar kunnen vertrouwen richting die eindstreep en alle zeilen bijzetten."

Rechtbank Amsterdam
©Rijksvastgoedbedrijf
Rechtbank Amsterdam

Een uitmuntend gebouw

Gert-Jan: “Los van corona zit in dit gebouw een contradictio in terminis: aan de ene kant moet het gebouw heel transparant en openbaar zijn, aan de andere kant heel gesloten en afgeschermd. Kernpunten daarin zijn: akoestiek en overspraak tussen zittingzalen en tussen zittingzalen en publiek gebied. Dat moet 200 procent in orde zijn: er mag geen sprake zijn van overspraak. Zittingen zijn in principe openbaar, maar beraadslagingen van rechters vinden achter gesloten deuren plaats. En wat daar wordt besproken mag niet op straat komen te liggen. Dat moeten we extreem goed organiseren.”

Erwin: “Dat betekent dat we de ideeën en gedachten over de uitvoering in de ontwerpfase al helemaal hebben uitgedacht en ontwikkeld. Ideeën die in de exploitatiefase tot hun recht komen. En dan gaat het om het goed functioneren van alle logistieke stromen. Zodat we in de exploitatiefase ook echt een functionele rechtbank neer kunnen zetten, waarin de rechter en alle medewerkers een uitmuntende werkplek krijgen. In een uniek utiliteitsgebouw met zeer verschillende functies: een onderlaag met zittingszalen, in het midden een dienstenlaag en daarboven een kantoorgebied.”

Martijn: “De eerste mijlpaal is nu het bereiken van het beschikbaarheidscertificaat. Als die brief binnenkomt mogen we echt juichen. De realisatiefase is dan afgerond, alle bewijslast is dan door NACH aan ons aangeleverd en wij hebben die getoetst en goed bevonden. Daarna is het gebouw beschikbaar en kan de rechtbank verhuizen en proefdraaien. En dan volgt mijlpaal 2 met het voltooiingscertificaat. Dan zit iedereen in het gebouw en begint het echte samenwerken. Dan draait alles en zien we pas goed of alles wat we op papier hebben bedacht in de praktijk ook echt functioneert. Dat is een heel bijzondere fase. Wij moeten het gebouw leren kennen, de rechtbank moet in het gebouw gaan functioneren en NACH moet met het gebouw en de diensten aan de slag. Alles wat je op papier hebt bedacht is in de realisatiefase tot steen gekeerd. Maar pas daarna gaat het gebouw echt leven. Dat kan 1 tot 2 jaar duren.”

"Er waren eerst veel bezwaren. Nu zien mensen hoe mooi het wordt. De ruimte, de doorkijkjes, de mooie trappenhuizen en vides. Overal is lichtinval."

Esthetiek en functionaliteit

Marco: “Wat mij betreft is het een fantastisch mooi gebouw. Maar op voorhand waren er veel bezwaren. Bijvoorbeeld tegen het flexwerken. En nu krijgen we steeds meer ambassadeurs: mensen die zien hoe mooi het wordt. De ruimte, de doorkijkjes, de mooie trappenhuizen en vides. Op welke etage je ook staat, overal is lichtinval. De hoge ruimtes met veel glas voelen heel ruimtelijk aan. Ik kijk er dan ook naar uit dat iedereen verhuisd is en we gesetteld zijn. En dat alles klopt. Natuurlijk komen er klachten en kleine meldingen, dat hoort er bij. Maar daarna volgt hopelijk een periode van rust. Waarin we worden ontzorgd in het afnemen van diensten vanuit het prestatiecontract dat we hebben afgesloten. Dat is nieuw en een hele andere tak van sport. Tot nu toe bevalt dat goed en heb ik er alle vertrouwen in.”

Erwin: “Naast de prachtige architectuur en het gebouw is inderdaad ook het contract bijzonder. Al in de ontwerpfase was er een gezonde discussie tussen de architect en de facilitaire dienstverlener over hoe de plattegrond het beste tot zijn recht kwam. Dat je in de voorfase de combinatie tussen esthetiek en hoe je het gebouw gaat schoonmaken al bespreekt is heel bijzonder. Dat je vanuit de combinatie tussen design, built en maintain uiteindelijk een functionerend gebouw neerzet. Dat is wat mij betreft uniek aan dit contract.”

"Als ik het atrium met die trappen zie dan denk ik: ‘wauw, wat gaaf!’. Dan ben ik even weer de architect die ik vroeger was."

5-sterrengevoel

Gert-Jan: “De medewerkers moeten bij dit gebouw en de dienstverlening een 5-sterrengevoel krijgen. Wat niet wil zegen dat het ook 5 sterren moet kosten. Maar het gaat dan vooral om de bejegening. Dat we zeggen wat we doen en doen wat we zeggen. En mensen het gevoel krijgen dat ze gehoord worden. Dat is voor mij de doelstelling voor de komende jaren. En dat geef ik het team dat we vormen ook mee. Dat we samen dat gevoel uitstralen met veel connectie met gebouw en gebruikers. Waarin ‘nee’ in principe niet bestaat, maar waarin het altijd ‘ja tenzij’ is.”

Martijn: “De samenwerking loopt heel goed en prettig en dat kun je niet van tevoren plannen. Maar dat zijn wel de zetstukken van je organisatie. En het allermooiste is als de medewerker van de rechtbank zegt: ‘Eigenlijk is het toch wel heel mooi.’ Dan kunnen we heel trots zijn. En wat mij betreft heeft deze rechtbank nu al een fantastisch gebouw. Als ik het atrium met die trappen zie dan denk ik ‘wauw, wat gaaf!’. Dan ben ik even weer de architect die ik vroeger was en voel ik me bevoorrecht.”

Erwin: “Als je kijkt naar de uren die we in de tenderfase hebben gebruikt om deze puzzel te leggen en je dan ziet dat de klanten gelukkig zijn in hun gebouw. Dan krijg ik een brede glimlach op mijn gezicht. Dat is al die uren zeker waard. Want daar doe je het voor.”

Marco: “Mooi om te zien dat we allemaal blij worden als onze klanten blij zijn. En dat persoonlijk werkgeluk ligt bij het feit dat je omgeving blij is. Los van alle eisen, geldstromen en los van het contract. Natuurlijk is er wel een contract voor nodig, maar ik hoop dat we deze onder in een la kunnen leggen om er pas over 30 jaar weer eens naar te kijken

Consortium NACH
De Rechtbank Amsterdam krijgt een nieuw pand op de huidige locatie aan de Amsterdamse Zuidas. Consortium NACH is verantwoordelijk voor ontwerp, bouw, financiering, onderhoud en exploitatie. NACH is een samenwerking tussen Macquarie Capital, ABT, DVP, KAAN, Heijmans en Facilicom.