Hoe ontvang en verwerk ik een elektronische bestelling van de Rijksoverheid?

Om producten en diensten te kopen, gebruikt het Rijk elektronische inkoopsystemen. Factureren en levering van producten en diensten verloopt via elektronische berichten. Voor de ontvangst van elektronische berichten is een aansluiting op het berichtenverkeer van de Rijksoverheid nodig. Dat kan op verschillende manieren.

Aansluiten op het elektronisch berichtenverkeer van de Rijksoverheid

Uw bedrijf kan op 1 of meer van de volgende kanalen aansluiten op het elektronisch berichtenverkeer:

  • Een koppeling tussen uw leveranciersysteem en een inkoopsysteem van de Rijksoverheid, waaronder DigiInkoop via Digipoort. Dit is een machine-machine koppeling waarmee u onder andere elektronische orders kunt ontvangen en elektronische facturen stuurt.
  • Een aansluiting op het Leveranciersportaal van DigiInkoop. Hierbij haalt u handmatig inkooporders op en maakt facturen handmatig aan.
  • Het leveren van uw catalogusgegevens of een aansluiting op uw webwinkel realiseren.

Meer informatie over aansluiten op elektronisch berichtenverkeer staat op de website van Logius.

Elektronisch Factureren verplicht

De Rijksoverheid en het bedrijfsleven factureren op basis van een elektronische factuur. Elektronisch factureren is verplicht sinds 1 januari 2017. Bij de Helpdesk e-factureren leest u hoe u een elektronische factuur voor de Rijksoverheid kunt indienen.

Elektronische handelsplaatsen

De inkoopsystemen van de Rijksoverheid zijn elektronische handelsplaatsen waar vragers en aanbieders van producten en diensten met elkaar contact hebben. Het traditionele 'papieren' inkoop- en leveringsproces is hiermee verleden tijd. Via het elektronische berichtenverkeer kunnen de inkopers bij de Rijksoverheid en de leveranciers:

  • offertes aanvragen en aanbieden;
  • inkooporders plaatsen en geautomatiseerd verwerken;
  • leveringsberichten sturen;
  • elektronische urenstaten en facturen sturen en geautomatiseerd verwerken.

Voordelen van het werken met het elektronische berichtenverkeer

  • Vermindering administratieve lasten voor leveranciers en Rijksdienst;
  • Mogelijkheid tot een volledig geautomatiseerd inkoop-, leverings- en factuurproces;
  • Minder fouten en herstelacties in het proces van aankopen, leveren en factureren;
  • Elektronische facturen leiden in de regel tot snellere betaling.

Verwervings-, leverings- en factuurproces via elektronisch berichtenverkeer

Bestellen, inkopen en verkopen via het berichtenverkeer verloopt via de volgende stappen.

Catalogi raadplegen of offertes vragen

Een medewerker van de Rijksoverheid zoekt in elektronische catalogi naar producten of diensten die de Rijksoverheid nodig heeft. Leveranciers houden hun catalogi actueel.
Voor niet-catalogi producten en diensten krijgen leveranciers het verzoek een offerte uit te brengen.

Bestelorder aanmaken

Met de informatie uit de catalogi of op basis van de offerte(s) wordt een bestelorder aangemaakt.

Bestelorder wordt inkooporder

Na goedkeuring van de bestelorder ontvangt de leverancier de inkooporder.

Levering producten en diensten

Op basis van de inkooporder levert de leverancier zijn producten of diensten. Voor levering stuurt de leverancier zijn leveringsberichten, waaronder de urenstaten en elektronische facturen.