2. Voorbereidingsfase DBFMO-project

Als het besluit is genomen om een DBFMO-project (Design Build Finance Maintain Operate) op te zetten, start de voorbereidingsfase. Tijdens deze fase stelt de opdrachtgever de ambities, het doel en de kritische succesfactoren vast. Maar ook wat de verwachte kosten en risico’s, de contractvorm en de aanbestedingsstrategie zijn.

Ambities vastleggen

Ambitiedocument

In het ambitiedocument geeft de opdrachtgever aan wat hij met het project wil bereiken.

  • Welke doelen zijn bepalend voor de aard en de kwaliteit van het project?
  • Uit welke onderdelen bestaat het project?
  • Welke eisen stelt de opdrachtgever aan de opdrachtnemer?

Op basis hiervan kunnen marktpartijen besluiten of ze meedoen aan de aanbesteding en een consortium daarvoor gaan samenstellen.

Contractvorm vaststellen

Publiek-Private Comparator (PPC)

De Publiek-Private Comparator (PPC) geeft inzicht in de voor- en nadelen van verschillende uitvoeringsvarianten van een groot overheidsproject. Door deze uitvoeringsvarianten te vergelijken, kan de overheid beargumenteerd kiezen of een geïntegreerde contractvorm de beste optie is.

Bij huisvestingsprojecten boven € 25 miljoen wordt met de PPC getoetst of een geïntegreerd contract meerwaarde oplevert. Voor infrastructuurprojecten is dit drempelbedrag € 60 miljoen. Bij lagere bedragen wegen de efficiencywinsten over het algemeen niet op tegen de transactiekosten.

Analyse financiële gevolgen

Handleiding Publieke Businesscase

Is de overheid betrokken bij projecten als investerings-, inkoop- en (re)organisatievraagstukken? Dan kan een publieke businesscase kan gebruikt worden. De handleiding geeft aan hoe je de uitgaven, ontvangsten en risico’s van een project in kaart kunt brengen. Deze businesscase kan de overheid helpen om een besluit te nemen over de start, voortzetting of beëindiging van een project. Maar ook bij de beheersing (monitoren en sturen) van een project.

Handleiding Publieke Businesscase

Aanbestedingsstrategie vaststellen

Aanbestedingsstrategie

Overheidsinstanties besteden grote projecten meestal aan via een aanbestedingsprocedure. Als de kosten hoger zijn dan een bepaald drempelbedrag moet dit via een Europese aanbestedingsprocedure. Verder staat in de aanbestedingsstrategie het  proces om het beoogde doel te bereiken. De aanbestedingsstrategie is een intern document.

Model Aanbestedingsleidraad DBFM(O)

Het Model Aanbestedingsleidraad beschrijft het proces vanaf de selectiefase tot en met de definitieve gunning. Het Model Aanbestedingsleidraad is opgesteld voor grote DBFMO-projecten op het gebied van huisvesting en infrastructuur. Een toelichting op het gebruik van de aanbestedingsleidraden staat in de bijbehorende handleidingen. De standaard aanbestedingsleidraad wordt per project specifiek gemaakt.

Partijen vergelijken

Publieke Sector Comparator (PSC)

Met een PSC kan de opdrachtgever biedingen van partijen met elkaar vergeleken de raming van de opdrachtgever vergelijken. Zo kan de opdrachtgever beoordelen of en hoeveel meerwaarde zij opleveren ten opzichte van de publieke uitvoeringsvariant. Het kan daarbij gaan om biedingen van private ondernemingen in een officiële openbare aanbesteding. Of bijvoorbeeld om offertes van overheidsinstellingen, zoals shared-service organisaties. 

Handleiding Publieke Sector Comparator (PSC)

Conceptcontract opstellen

Modelovereenkomsten DBFM(O) 

De contracten voor DBFMO-projecten zijn op basis van de Modelovereenkomsten DBFM(O). Dit zijn publiek-private overeenkomsten tussen de overheid en de opdrachtnemer. In de overeenkomst staan onder andere de:

  • omschrijving van de opdracht;
  • werkzaamheden van de opdrachtnemer;
  • monitoring;
  • financiering;
  • procedure bij wijzigingen;
  • risicoverdeling;
  • aansprakelijkheid;
  • verzekeringen;
  • procedures bij bijzondere omstandigheden;
  • afspraken over informatievoorziening.

In de Modelcontracten DMFM(O) staat dat er pas sprake is van betaling als het project beschikbaar is. Op dat moment ontvangt de opdrachtnemer een beschikbaarheidsvergoeding. Deze modelovereenkomst wordt periodiek geëvalueerd en (indien nodig) herzien. De meest recente versie van dit standaardcontract is versie 4.3.

Eerdere versies van de modelovereenkomsten staan op Rijksoverheid.nl.

Handboek DBFM, een verkenning van contractonderdelen

Het Handboek DBFM geeft een beeld van de belangrijkste onderdelen van een DBFM-contract. Het is te gebruiken als introductie, maar ook als naslagwerk. Het Handboek DBFM zorgt voor efficiëntere onderhandelingen bij de afsluiting van het contract.

Handboek DBFM

Outputspecificaties vaststellen

Outputspecificaties

In de outputspecificatie worden de doelen en uitgangspunten voor het project verder vertaald in prestatie-eisen. Hierin is in meetbare prestaties omschreven wat de opdrachtnemer moet leveren.