Archieven van de overheid

De overheid produceert veel informatie, zoals nota's, rapporten, brieven, audio- en videoproducties, De Archiefwet bepaalt dat deze informatie bewaard moet blijven, zodat iedereen kan terugzien hoe de overheid haar taken vervult en heeft vervuld. Overheidsarchieven zijn voor iedereen toegankelijk.

Het belang van overheidsarchieven

Het is belangrijk dat de overheid zorgvuldig omgaat met haar informatie, want:

• burgers hebben recht op informatie en moeten in staat zijn om na te gaan hoe de overheid te werk gaat. Zij moeten er ook op kunnen vertrouwen dat de overheid zorgvuldig omgaat met privacygevoelige informatie;
• overheidsorganisaties moeten informatie die eerder over een onderwerp is verschenen eenvoudig kunnen terugvinden;
• documenten van nu kunnen over vele jaren waardevol zijn, omdat ze een deel van de geschiedenis van Nederland beschrijven. Ze behoren dan tot het cultureel erfgoed van ons land.

Archiefwet

In de Archiefwet van 1995 is vastgelegd hoe overheden hun archieven moeten beheren. In deze wet staat onder meer aan welke eisen de archiefruimte en de apparatuur voor archivering en bewaarplaatsen moeten voldoen. Voor archiefvorming en -beheer zijn de eisen uitgewerkt in de Archiefregeling 2009.

Overheidsarchieven

Op basis van selectielijsten bepalen overheden welke archieven kunnen worden vernietigd en welke in een archiefbewaarplaats moeten worden bewaard. Een archiefbewaarplaats is een plek waar archiefstukken en documenten worden opgeborgen. Zo'n 10 tot 15% procent van wat de overheid aan informatie produceert belandt in een archiefbewaarplaats.

Gegevens die van maatschappelijk, cultuurhistorisch of politiek belang zijn, gaan uiterlijk 20 jaar na afsluiting van het dossier naar archiefbewaarplaatsen. Voor de overheid gaat het om 10 tot 15% van wat de overheid aan informatie produceert. De overheid heeft de volgende archiefbewaarplaatsen:

• Het Nationaal Archief in Den Haag. Dit is het 'nationaal geheugen' van Nederland. Het Nationaal Archief beheert 110 kilometer archiefmateriaal, foto's en kaarten van de Rijksoverheid en van maatschappelijke organisaties en individuele personen die van nationaal belang zijn (geweest).
• Archieven van de provincies gaan naar één van de Regionaal Historische Centra in de provincies. Ook archiefstukken van de Rijksoverheid die verband houden met de uitvoering van de taken van het Rijk in de provincies, worden hier bewaard.
• Gemeenten en waterschappen hebben eigen archieven. Sommige (vooral grotere) gemeenten hebben voor het archiefbeheer een afzonderlijke dienst ingericht. Gemeenten werken ook samen in één regionaal of streekarchief.

Het Nationaal Archief en de Koninklijke Bibliotheek worden 1 organisatie in 2013. Dit past binnen het kabinetsbeleid voor een compacte rijksoverheid. De 2 organisaties werken al op verschillende gebieden samen.

Toezicht op overheidsarchieven

De sector Archieven van de Erfgoedinspectie, controleert of organisaties van de Rijksoverheid hun informatie (op papier en digitaal) goed opslaan. Het toezicht door de Erfgoedinspectie stopt zodra de daartoe geselecteerde archieven zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.

In elke provincie is een provinciale archiefinspecteur belast met het toezicht op de archiefzorg. Om ervoor te zorgen dat alle provincies op dezelfde manier hun archieven beheren, werken de provinciale archiefinspecties samen in het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI).

Rijksoverheid werkt archiefachterstand weg

Ministeries stemmen met de algemene rijksarchivaris af welke informatie uit de afgesloten dossiers wordt overgebracht naar het Nationaal Archief. De huidige werkwijze is echter zo omslachtig dat er een achterstand van honderden kilometers archief is ontstaan. Het wegwerken ervan zou minimaal 40 jaar duren. Daarom heeft het Rijk in 2010 speciaal hiervoor een nieuwe archiefbewerkingsorganisatie in het leven geroepen: Doc-Direkt. Deze organisatie heeft de achterstand in 2019 weggewerkt.

Delen op: Twitter, Hyves, Facebook of LinkedIn