Als huisvesting voor 6000 mensen is het Design Build Finance Maintain Operate (DBFMO)-project Rijnstraat 8 in meerdere opzichten bijzonder te noemen. Wat capaciteit betreft is dit het grootste rijkskantoor en het is zeer duurzaam. De dienstverlening wordt bovendien zij aan zij uitgevoerd door het consortium en facilitair dienstverlener van het Rijk FMH. Dat vraagt om een nauwe samenwerking.
Foto v.l.n.r.: René de Vos, Wilco Wirjosoekarto, Annelies Simons, Philip Kröner, Florian de Lange.
Loop je het Centraal Station in Den Haag uit, dan sta je al bijna in het rijkskantoor Rijnstraat 8. Een betere locatie is er niet: midden in stad, dichtbij het openbaar vervoer en op loopafstand van de andere ministeries. Maar als de ochtendtreinen binnenkomen, betekent dat ook een piek van bezoekers bij de toegangspoortjes. Dat kan best lastig zijn als je de weg niet kent. 'Daarom zijn deze roltrappen zo opvallend geel', zegt Wilco Wirjosoekarto, Exploitatiemanager Rijnstraat 8, terwijl we naar boven gaan. 'Ze wijzen de weg naar de gedeelde ruimtes, zoals het vergadercentrum met bijna 100 zalen waar veel gebruik van wordt gemaakt. Ook als het druk is, weet je als bezoeker dus meteen waar je naartoe moet.'
Verzamelgebouw
Rijnstraat 8 heeft de afgelopen jaren een enorme verbouwing ondergaan. Het consortium PoortCentraal is in dit DBFMO-project verantwoordelijk voor het ontwerp, de verbouwing en vanaf de ingebruikname in juli 2017 ook voor de exploitatie. Dit project is het grootste rijkskantoor van Nederland. Niet in grootte van het gebouw maar wel in het aantal mensen dat hier werkzaam is. Het is een verzamelgebouw want meerdere overheidsinstellingen delen het gebouw met elkaar.
Speciale wensen
Dat delen van alle gemeenschappelijke ruimtes is eenvoudiger gezegd dan gedaan. Want het spreekt voor zich dat elke gebruiker speciale wensen heeft. Bijvoorbeeld op het gebied van de entree of de beveiliging. Al gauw bleek dat er aanpassingen van het ontwerp nodig waren om hieraan tegemoet te komen. Philip Kröner, SPC directeur bij PoortCentraal: 'Hierbij is het de kunst om zowel recht te doen aan het concept van het rijkskantoor als aan de wensen van de gebruikers. Daar moet je een goede balans in vinden. Op het maatwerk dat er tijdens de bouw al nodig bleek te zijn, hebben we ons met z’n allen achteraf gezien wel verkeken. Hier is veel aandacht naar uitgegaan en daarmee is de geplande periode om de dienstverlening te trainen in de knel gekomen. Daar hebben we nu nog weleens last van.'
Afhankelijkheid tussen dienstverleners
In Rijnstraat 8 wordt de dienstverlening gezamenlijk uitgevoerd door het consortium en FMH, facilitair dienstverlener voor rijksorganisaties in de regio Haaglanden. PoortCentraal is verantwoordelijk voor de schoonmaak, catering, logistiek, service desk en het beheer van het gebouw waaronder onder meer de installaties en elektronische beveiliging vallen. FMH verzorgt de receptie, frontoffice, burgertelefonie, evenementen, post, expeditie, beveiliging en BHV. Deze constructie vraagt behoorlijk wat van de samenwerking. Want als de ene dienstverlener een steek laat vallen is dat soms moeilijk goed te maken door de andere dienstverlener. René de Vos, directeur Exploitatie PoortCentraal: 'De afhankelijkheid tussen de dienstverleners is groot. Hospitality loopt als een rode draad door beide organisaties. Als we van tevoren meer tijd hadden gehad hadden we dit beter kunnen finetunen en op elkaar afstemmen.'
Investeren in samenwerken
Zeker in dit geval was het duidelijk dat een goede dienstverlening alleen te realiseren was door goed samen te werken. Daarom is daar stevig in geïnvesteerd. Florian de Lange, contractmanager DBFMO bij het Rijksvastgoedbedrijf:
'Om op een goede manier met de exploitatiefase te kunnen beginnen was het nodig om de zakelijke sfeer van de realisatiefase te doorbreken. We hebben met elkaar een aantal sessies gevolgd om meer inzicht te krijgen in de situatie en in elkaars drijfveren. In de laatste sessie hebben we er ook gebruikers bij betrokken die ons waardevolle tips en tricks hebben gegeven. Omdat we deze aanpak ook voor de toekomst vast willen houden, komt er elk half jaar een folluw up. En vanuit de Marktvisie gaan de we nu aan de slag met het programma De Verbinders.'
Uitleggen wat we doen
Voor de komende tijd staat naast het investeren in de samenwerking ook communicatie hoog op de agenda. Annelies Simons, manager Regie bij FMH: 'Op verschillende gebieden is communicatie van belang. Als gebruikers laten weten dat ze ergens behoefte aan hebben moeten wij dat snel met PoortCentraal afstemmen. Waarbij we ook moeten aangeven wat de gebruikers als prioriteit zien zodat daar rekening mee kan worden gehouden bij de uitvoering. En natuurlijk proberen we zo goed mogelijk met onze gebruikers te communiceren. Door uit te leggen wat we doen om de dienstverlening nog meer te verbeteren, maar ook door de mooie kanten van dit gebouw te belichten. Want naast de centrale ligging is hier prachtige kunst te vinden en er zijn veel mooie plekjes waar je elkaar kunt ontmoeten en kunt werken.'