Hoe gebruik ik als ondernemer de werkkostenregeling (WKR)?

Via de werkkostenregeling (WKR) kunt u als werkgever onbelaste vergoedingen aan uw werknemers geven. U mag ook zaken vergoeden waar een werknemer privé voordeel van kan hebben. Denk aan gereedschap, tablets, sportabonnementen of kerstpakketten.

Vrije ruimte werkkostenregeling

U mag onbelast vergoedingen geven. Het totale bedrag moet wel onder de vrije ruimte blijven. Deze wordt berekend met de loonsom van al uw medewerkers samen. 

Komt het bedrag van de vergoedingen boven die grens? Dan moet u over dat extra bedrag 80% belasting betalen. Er gelden geen voorwaarden voor de bestedingen binnen de vrije ruimte. 

Vrije ruimte verhoogd voor 2020 en 2021

Voor 2020 en 2021 is de vrije ruimte extra verhoogd als crisismaatregel tijdens corona. Blijft het totale bedrag onder de 3% van de eerste € 400.000 van de loonsom van alle medewerkers samen? Dan mag u dat onbelast als vergoeding geven.

Dit betekent dat u in de nieuwe situatie € 12.000 onbelast beschikbaar kunt stellen. Als de loonsom van al uw medewerkers samen € 400.000 is. Voor het bedrag boven € 400.000 geldt het percentage van 1,18%.

Per 2022 geldt voor de eerste € 400.000 van de loonsom een percentage van 1,7% in plaats van 3%.

Gerichte vrijstellingen werkkostenregeling

Onder voorwaarden gaan bepaalde vergoedingen niet ten koste van uw vrije ruimte. Enkele voorbeelden van vergoedingen met een gerichte vrijstelling zijn:

  • abonnementen voor openbaar vervoer;
  • reiskosten tot € 0,19 per kilometer;
  • verhuiskosten vanwege werk;
  • maaltijden bij overwerk;
  • sinds 2020: aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG).

Noodzakelijkheidscriterium werkkostenregeling

Voor bepaalde producten, zoals gereedschap, tablets en smartphones geldt het zogeheten noodzakelijkheidscriterium. Deze goederen kunt u belastingvrij geven als u deze nodig vindt voor het werk. Het privégebruik is dan niet meer van belang.

Nihilwaarderingen werkkostenregeling

Bepaalde voorzieningen op de werkplek gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Deze krijgen een zogeheten nihilwaardering. Denk aan:

  • ter beschikking gestelde werkkleding;
  • koffie en thee op de werkplek;
  • fitnessruimte op de werkplek.

De Belastingdienst biedt een overzicht van loon in natura waarvoor een nihilwaardering geldt in de werkkostenregeling.