Interview met Ädwin Rotscheid en Peter Kerkhof, Hoge Raad.
Het nieuwe gebouw van de Hoge Raad der Nederlanden oogt open en transparant, precies zoals de gebruikers van het pand voor ogen hadden. Ädwin Rotscheid en Peter Kerkhof van de Hoge Raad: “Het contact met het consortium is steeds goed verlopen, ook toen bleek dat de entree en de parkeergarage wél iets anders uitpakten dan we hadden verwacht.”
De Hoge Raad is de hoogste rechtsprekende instantie in Nederland. Eerder was de Hoge Raad gehuisvest in drie verschillende panden. Vanaf maart 2016 zijn alle onderdelen ondergebracht in een nieuw gebouw. Ädwin Rotscheid is als directeur Bedrijfsvoering verantwoordelijk voor de exploitatie van de nieuwe huisvesting. Hij legt uit op basis van welke specifieke kenmerken van deze organisatie de outputspecificaties voor het Design Build Finance Maintain en Operate (DBFMO)-project zijn opgesteld. “De meeste mensen werken hier vaak lang en intensief aan rechtsdossiers. Dat vraagt vooral om een rustige omgeving waar geconcentreerd gewerkt kan worden. Daarnaast levert dit werk behoorlijk wat papierwerk op, maar digitaal werken is het streven in de toekomst. Voorlopig is er nog opslagruimte nodig.”
Value for money
Bij de aanbesteding kwam het consortium Poort van Den Haag als beste uit de bus. In het consortium werken Claus en Kaan Architecten, BAM PPP, BAM Utiliteitsbouw, BAM Techniek en ISS Nederland samen. Peter Kerkhof is als contractmanager vanaf een deel van de realisatiefase betrokken bij de nieuwe huisvesting. “Nu we in de exploitatiefase zijn aangekomen, zorg ik samen met drie contractbeheerders ervoor dat we “value for money” blijven krijgen. Dat betekent dienstverlening zoals die in het contract is vastgelegd voor de afgesproken prijs.”
Beeld: Sebastian van Damme
Hoge Raad, Korte Voorhout 8, Den Haag
Praktijk pakt anders uit
Tijdens de realisatie van het gebouw bleken sommige zaken anders uit te pakken dan van tevoren was gedacht. “Bijvoorbeeld de parkeergarage”, vertelt Ädwin Rotscheid. Er was geen rekening gehouden met bakfietsen. Bovendien waren er minder parkeerplaatsen dan gepland.” Peter Kerkhof heeft een ander voorbeeld “Beneden in de kelder is een klein cellencomplex. Bij een zitting treedt er een protocol in werking waarbij auto”s bepaalde draaicirkels moeten kunnen maken. In de praktijk bleek het net even iets anders te werken dan in het ontwerp was meegenomen.” Een ander probleem kwam naar voren bij de ingebruikname van het gebouw. “Veel bezoekers konden het entree niet vinden. Bovendien was niet te zien dat de Hoge Raad hier zetelt.”
Issues opgelost
Was er aan deze issues een mouw te passen? Ädwin Rotscheid: “Aanvankelijk was het wel even zoeken, waarom is het zo gelopen en wie is er nu aan zet? Zijn wij dat, omdat wij een ontwerp hebben goedgekeurd en vervolgens zeggen dat we daar niet mee uit de voeten kunnen? Of ligt het aan het consortium omdat zij met hun expertise deze problemen hadden kunnen voorzien? Dan komt het erop aan om met elkaar het gesprek aan te gaan. Dat hebben we gedaan en zo zijn we er op een hele goede manier uitgekomen. Ook wat betreft de kosten. Want extra parkeerplaatsen huren moet nu eenmaal betaald worden.”
Openstaan voor elkaars werk
De verstandhouding tussen gebruikers en het consortium is goed te noemen. Peter Kerkhof: “Elkaar opzoeken en openstaan voor elkaars werk en mogelijke problemen, is belangrijk. Dan ga je begrijpen waar het probleem van de ander zit en kun je elkaar de hand reiken als dat nodig is. Het gaat ook om vertrouwen. Dat krijg je door te doen wat je afspreekt. Voor de mensen die hier werken, is representativiteit een belangrijk item. Als ze zien dat er scheuren in de marmeren vloer optreden, dan zeggen ze daar iets van en ze verwachten dat het snel wordt opgelost. Voor ons is het prettig als we kunnen aangeven wanneer dat gebeurt. Want we weten dat er anders vragen blijven komen.”
In vroeg stadium rond de tafel
“De verhoudingen zijn goed en daarbij heeft de communicatie tussen de twee organisaties een belangrijke rol bij gespeeld,” laat Ädwin Rotscheid weten. “Je kunt daar niet vroeg genoeg mee beginnen. Want rond de ingebruikname is er een enorme tijdsdruk waarbij allerlei belangen van zowel de gebruiker als de bouwer spelen. Het is belangrijk om in een vroeg stadium met de juiste mensen om tafel te gaan als er problemen dreigen.”
Dienstverlening managen
Zijn er andere tips die DBFMO-projecten beter kunnen laten verlopen? Peter Kerkhof: “Giet de outputspecificaties niet in beton. Bij de ingebruikname van het pand ben je een heel eind verder, zijn er andere inzichten en kan het lastig zijn als er geen flexibiliteit mogelijk is.” Ook Ädwin Rotscheid pleit voor flexibiliteit. “Wijzigingen leveren vaak onnodige bureaucratische rompslomp op. Daarnaast zou het een verbetering zijn als je in de operationele fase het contract kunt ontdoen van een aantal zaken die het ingewikkelder maken dan noodzakelijk is. Ik wil de dienstverlening managen, niet het contract.”