Ministerraad: oude Archiefwet wordt gemoderniseerd

De oude Archiefwet wordt gemoderniseerd zodat deze volledig is toegespitst op het digitale tijdperk. Rijksoverheid, gemeenten en andere overheidsinstanties hebben daardoor voortaan nog maar tien in plaats van twintig jaar de tijd om belangrijke informatie over te brengen naar een archief. Hierdoor blijft het archief beter up to date, blijft cultureel erfgoed beter bewaard, zijn overheden transparanter en krijgen bijvoorbeeld onderzoekers en journalisten eerder toegang tot voor hen belangrijke gegevens. De ministerraad heeft hiermee ingestemd op voorstel van minister Slob voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media.

Papieren tijdperk

De Archiefwet schrijft voor dat belangrijke overheidsinformatie bewaard, vindbaar en toegankelijk blijft voor later. De huidige regels zijn echter verouderd en vooral gestoeld op het papieren tijdperk. Ze houden te weinig rekening met het feit dat informatie tegenwoordig vooral digitaal wordt verwerkt. Digitale informatie versnippert makkelijk omdat deze vaak op verschillende systemen gebruikt en bewaard wordt. Naarmate de jaren verstrijken, wordt het dan ook steeds lastiger de informatie bij elkaar te verzamelen. Hoe langer het duurt voordat informatie wordt gearchiveerd, hoe groter daarnaast de kans dat software en computers verouderen of beschadigd raken en informatie ontoegankelijk wordt.

Minister Slob: “Ook toekomstige generaties moeten informatie over belangrijke onderwerpen kunnen terugvinden. Het is de hoogste tijd de Archiefwet te moderniseren.’’
Naast het verkorten van de termijn om informatie over te brengen, regelt de nieuwe wet ook dat overheidsorganisaties duidelijker motiveren wanneer bepaalde informatie niet openbaar gemaakt mag worden. Ook worden overheden verplicht een archivaris aan te stellen.

Wat wordt bewaard?

Overheden moeten ook met de nieuwe wet van tevoren zelf bedenken en vastleggen wat voor soort informatie belangrijk genoeg is om te bewaren. Het gaat dan bijvoorbeeld om contracten, besluiten en om verslagen waarin is opgeschreven hoe bepaalde besluiten tot stand zijn gekomen. Dat kunnen documenten zijn maar ook websites en e-mails.

Het kan gebeuren dat een onderwerp zo in de belangstelling staat, dat overheden beslissen om alle informatie erover in een archief te bewaren. Dit zijn de zogenoemde ‘hotspots’. MH17, de pietendiscussie en toeslagenaffaire zijn zulke hotspots en recent werd ook corona aan dit rijtje toegevoegd. Met uitzondering van onder meer staatsgeheimen en persoonsgegevens is informatie die in de archieven wordt opgeslagen publiek toegankelijk.

De ministerraad heeft ermee ingestemd het wetsvoorstel voor advies aan de Raad van State te zenden. De tekst van het wetsvoorstel en van het advies van de Raad van State worden openbaar bij indiening bij de Tweede Kamer.

Infographic over de modernisering van de Archiefwet