Archieven van de overheid

De overheid maakt, verzamelt en ontvangt veel informatie. Zoals brieven en besluiten, cijfers en rapporten, tekeningen en kaarten, interne notities en e-mails, websites, foto’s, video’s en geluidsopnames. De Archiefwet regelt dat alle overheidsorganisaties hun informatie goed beheren. En een deel hiervan permanent bewaren voor het nageslacht.

Openbare archieven

Ongeveer 10% van alle overheidsinformatie wordt voor altijd bewaard. Dit regelt de Archiefwet. Een aantal eisen uit de Archiefwet is verder uitgewerkt in het Archiefbesluit en de Archiefregeling.

Sommige overheidsinformatie is al direct openbaar, zoals brieven en rapporten voor het parlement. Andere informatie gaat na uiterlijk 20 jaar naar een openbare archiefbewaarplaats. Daar zorgen experts ervoor dat het papier en de digitale bestanden beschermd zijn tegen fysiek verval. Bijvoorbeeld door te voorkomen dat ongedierte het papier opeet. En dat de vereiste software up-to-date blijft. Ook zorgen de experts ervoor dat de informatie leesbaar blijft.

Overheidsinformatie voor iedereen toegankelijk

Iedereen kan altijd overheidsinformatie opvragen bij de betreffende organisatie. Ook als de informatie nog niet is opgenomen in een archief. Dit kan op grond van de Wet Openbaarheid van Bestuur en de Wet Hergebruik Overheidsinformatie.

Na 20 jaar heeft iedereen kosteloos toegang tot de informatie in archieven. Mensen kunnen deze opvragen in de studiezaal van archiefbewaarplaatsen. Steeds meer materiaal is ook online te doorzoeken.

Sommige informatie kan nog enige tijd afgeschermd zijn. Of alleen in te zien voor direct belanghebbenden. Daarvoor moeten dan wel zeer zwaarwegende redenen zijn, zoals privacy of staatsveiligheid.

Overheidsarchieven als geheugen en kennisbron

Overheidsarchieven zijn om drie redenen belangrijk:

  • Ze dienen als het geheugen voor overheidsorganisaties en hun medewerkers. Soms spelen archiefstukken een rol als bewijs in rechtszaken.
  • Ze zijn nodig voor democratische controle. Bijvoorbeeld als politieke partijen, media, bedrijven en burgers willen achterhalen hoe en waarom bepaalde besluiten zijn genomen.
  • Ze vormen op termijn een rijke bron van kennis over het verleden. Mensen vinden in overheidsarchieven informatie over de geschiedenis van hun eigen familie, huis, straat, stad of streek. Ook schrijvers en wetenschappers gebruiken overheidsarchieven voor historisch onderzoek.

Selectie van informatie voor overheidsarchieven

Overheidsorganisaties leggen in een selectielijst vast welke informatie zij na verloop van tijd vernietigen of juist blijvend bewaren. In het Archiefbesluit staan algemene criteria voor selectie. Ook de handreiking Belangen in balans van het Nationaal Archief helpt archiefbeheerders bepalen welke informatie bewaard moet worden.

Overheidsorganisaties voeren overleg over hun selectielijsten met de eigen archiefbewaarplaats en met een externe deskundige. Selectielijsten zijn te vinden op de website van het Nationaal Archief. Deze lijsten blijven maximaal 20 jaar geldig.

Erfgoedinspectie houdt toezicht op overheidsarchieven

De Erfgoedinspectie houdt toezicht op de (digitale) archieven van de Rijksoverheid voordat ze naar een rijksarchiefbewaarplaats gaan. Bijvoorbeeld naar het Nationaal Archief of een Regionaal Historisch Centrum.

De Erfgoedinspectie controleert onder meer of Rijksoverheidsorganisaties:

  • een overzicht hebben van alle soorten informatie die zij beheren;
  • een selectielijst hebben;
  • te bewaren informatie in “goede, geordende en toegankelijke staat” kunnen overdragen aan een rijksarchiefbewaarplaats.

De Erfgoedinspectie publiceert daarnaast geregeld inspectierapporten over bijzondere onderwerpen. Ook brengt ze elke twee jaar een monitor uit over de staat van de archieven bij het Rijk.

Bij provincies, gemeenten en waterschappen houdt het hoofd van de archiefbewaarplaats ook toezicht in de fase van de archiefvorming. Meestal is dit een gediplomeerd archivaris.

DocDirekt werkt archiefachterstand weg

Er is bij het Rijk een grote achterstand ontstaan in het overbrengen van papieren archiefmateriaal. Dit komt onder meer doordat in 1995 de termijn voor overbrenging is verkort van 50 naar 20 jaar. Een speciale archiefbewerkingsorganisatie, Doc-Direkt, werkt de papieren achterstanden weg in samenwerking met het Nationaal Archief.