Regels voor archieven overheid

Overheidsarchieven zijn een bron van kennis over het verleden en helpen om te controleren of de democratie goed werkt. Daarom gelden er regels voor het bewaren en het openbaar maken van overheidsinformatie.

Belang van overheidsarchieven

Overheidsarchieven zijn:

  • het geheugen voor overheidsorganisaties. Soms spelen archiefstukken een rol als bewijs in rechtszaken.
  • nodig voor democratische controle. Bijvoorbeeld als onderzoekers, media, bedrijven en burgers willen weten hoe en waarom bepaalde besluiten zijn genomen.
  • een bron van kennis over het verleden. Mensen vinden in overheidsarchieven informatie over de geschiedenis van hun eigen familie, huis, straat, stad of streek. Ook schrijvers en wetenschappers gebruiken overheidsarchieven voor historisch onderzoek.

Wetten en regels voor overheidsarchieven

De algemene regels voor het bewaren, openbaren en vernietigen van overheidsinformatie staat in de Archiefwet. In het Archiefbesluit en de Archiefregeling staan richtlijnen over hoe deze regels uit te voeren.

Regels voor bewaren overheidsinformatie

Er gelden regels die bepalen  welke informatie overheden moeten bewaren en hoe lang.  Overheidsorganisaties leggen in selectielijsten vast welke informatie ze  willen bewaren.

Uitgangspunten voor bewaren overheidsinformatie

Om te bepalen welke informatie te bewaren en hoe lang houden overheden rekening met de volgende punten

  • De informatie is nodig om het werk uit te kunnen blijven voeren.
  • De informatie is nodig om besluiten te kunnen verantwoorden.
  • De informatie is belangrijk zijn voor groepen in de samenleving. Dit omdat ze over onderwerpen gaan die een grote emotionele of symbolische waarde hebben. Denk hierbij bijvoorbeeld aan rampen. Bij rampen willen mensen precies weten wat er gebeurd is.
  • De informatie is nodig om de geschiedenis van het handelen van een overheidsorganisatie te kunnen nagaan.
     

Overheidsorganisaties voeren op al deze punten analyses uit. Hiermee bepalen ze hoe lang informatie bewaard blijft.

Is de informatie voor geen van bovenstaande uitgangspunten belangrijk? Dan kunnen overheden de informatie direct vernietigen. Is de informatie wel belangrijk? Dan bepalen overheden voor alle soorten informatie  hoe lang het te bewaren in het eigen archief. Hierbij geldt op dit moment een maximumtermijn van 20 jaar. Binnen deze termijn moeten overheden informatie naar een openbaar archief brengen.

Regels voor openbaar maken overheidsinformatie

Er zijn regels voor het openbaar maken van overheidsinformatie.

  • Informatie die nodig is voor de democratische besluitvorming is direct openbaar. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om brieven en rapporten die aan het parlement worden gestuurd.
  • Informatie die nog niet openbaar is, kan worden opgevraagd met een Wob-verzoek. Dat is een verzoek op basis van de Wet openbaarheid van bestuur. Onder andere geheime informatie valt daar niet onder.
  • Informatie die de staatsveiligheid of de privacy van burgers raakt, is geheim. Deze is pas na 75 jaar te bekijken in een openbaar archief.
  • Overheden stellen  zelf vast hoe lang ze informatie bewaren in hun eigen archief. Ze moeten het binnen 20 naar een openbaar archief brengen.

Overheidsinformatie eerder naar openbaar archief

Het kabinet wil dat overheidsorganisaties informatie na maximaal 10 jaar naar een openbaar archief brengen. Nu geldt er nog een maximumtermijn van maximaal 20 jaar.

Om informatie langdurig in goede staat te bewaren zijn speciale technieken nodig. Denk hierbij bijvoorbeeld aan technieken voor klimaatbeheersing om het papier goed te houden. Of denk aan speciale software om oude digitale bestanden te kunnen blijven lezen.  Deze technieken zijn niet altijd aanwezig in de eigen archieven van de overheden.

Des te eerder de informatie in een openbaar archief belandt, des te eerder kunnen de speciale technieken ingezet worden om de informatie vindbaar en leesbaar te houden. Om de overbrengingstermijn in te korten wil het kabinet in 2019 een voorstel voor een nieuwe  Archiefwet doen. U kunt meedenken over een nieuwe Archiefwet.

Toezicht op archieven Rijksoverheid

De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed houdt toezicht op informatie van de Rijksoverheid die nog niet in een openbaar archief ligt.

De Inspectie controleert onder meer of Rijksoverheidsorganisaties:

  • een overzicht hebben van alle soorten informatie die zij beheren;
  •  selectielijsten hebben van welke informatie zij willen bewaren en vernietigen;
  • informatie geordend en toegankelijk kunnen overbrengen naar een rijksarchief.

Houdt de Rijksoverheid zich wel aan de regels voor het bewaren en het openbaren van overheidsinformatie? De inspectie brengt hierover verslag uit. In de  inspectierapporten beschrijft de inspectie of individuele Rijksoverheidsorganisaties zich aan de regels houden. Elke 2 jaar komt de inspectie met een monitor. Hierin nemen ze algemene conclusies op over de manier waarop Rijksoverheidsorganisaties hun informatie bewaren. 

De inspectie publiceert  haar publicaties online