Registratie in UBO-registers

Het is tijdelijk niet mogelijk om een KVK uittreksel UBO-register aan te vragen. Organisaties blijven wel verplicht om hun UBO’s in te schrijven. Dit besluit is genomen vanwege de uitspraak van het Europese Hof in Luxemburg over het UBO-register. 

In de UBO-registers staat wie de eigenaar is van een organisatie, of wie zeggenschap of een belang heeft. De registers helpen criminele activiteiten voorkomen en opsporen. Zoals fraude, witwassen en terrorismefinanciering.

Ondernemingen, stichtingen, verenigingen en andere organisaties moesten zich uiterlijk 27 maart 2022 registreren in het UBO-register voor juridische entiteiten.

Sinds 1 november 2022 moeten ook trusts en fondsen voor gemene rekening zich registreren in een apart UBO-register voor trusts. Ze moeten dat doen voor uiterlijk 1 februari 2023. 

Doel UBO-registers

De UBO-registers helpen fraude en witwassen voorkomen. In de registers staat per organisatie wie de ‘ultimate beneficial owner’, oftewel UBO, is. Dit is de eigenaar, een belanghebbende, of degene die zeggenschap heeft. De overheid gebruikt de registers om criminaliteit op te sporen. Bijvoorbeeld de FIOD om belastingfraude te achterhalen. Journalisten en maatschappelijke organisaties kunnen het register gebruiken om onderzoek te doen naar de personen achter een bedrijf of organisatie.

Elk EU-land moet een UBO-register bijhouden. Dit staat in Europese regels. 

2 UBO-registers

Er zijn 2 UBO-registers:

UBO-register voor ondernemingen, stichtingen en verenigingen

Iedere organisatie is wettelijk verplicht om zich te registreren in het ‘UBO-register voor juridische entiteiten’. Dit had uiterlijk 27 maart 2022 gedaan moeten zijn. Dit geldt voor de meeste organisaties, maar niet allemaal. Bepaalde soorten organisaties zijn uitgesloten. Bekijk welke organisaties zich moeten registreren in het UBO-register. De Kamer van Koophandel (KvK) beheert het UBO-register. Op de website van de KvK vindt u dan ook praktische informatie over het UBO-register. Bijvoorbeeld hoe u zich kunt inschrijven. U kunt ook bellen met de KvK UBO-lijn: +31 88 585 4 585.

Register voor trusts, fondsen voor gemene rekening en soortgelijke constructies

Per 1 november 2022 moeten trustees UBO’s van de trust (of soortgelijke juridische constructies) registreren in het ‘UBO-register voor trusts en soortgelijke juridische constructies’. Dit moet uiterlijk 1 februari 2023 zijn gedaan.

Registratie is verplicht voor trustees en soortgelijke beheerders die: 

  • in Nederland wonen of zijn gevestigd;
  • buiten de Europese Unie wonen of zijn gevestigd, en in Nederland namens de trust of soortgelijke juridische constructie een zakelijke relatie aangaan. Bijvoorbeeld een bankrekening openen in Nederland of hier onroerend goed kopen. 

Meer informatie over registratie vindt u op de website UBO-register trusts.

Boetes en straffen bij niet of fout registreren

Niet op tijd registreren of verkeerde informatie doorgeven in de UBO-registers is verboden. De Belastingdienst kan hierop handhaven. De organisatie of de trustee kan bijvoorbeeld een geldboete krijgen.

Openbaarheid en mogelijkheid tot afscherming gegevens

Openbare gegevens

Een deel van de gegevens van de UBO is openbaar. Het gaat dan om:

  • voornaam en achternaam;
  • geboortemaand en geboortejaar;
  • nationaliteit;
  • woonstaat;
  • aard en omvang van het economische belang van de UBO, of de rol ten aanzien van de trust of soortgelijke constructie.

Niet openbare gegevens

Een deel van de gegevens is niet openbaar. Alleen bevoegde autoriteiten met wettelijke toegang kunnen dit zien, zoals de politie, de Financiële Inlichtingen Eenheid, het OM en de Belastingdienst. Het gaat dan om:

  • BSN/buitenlands fiscaal identificatienummer (TIN);
  • geboortedag;
  • geboorteland en geboorteplaats;
  • adres;
  • kopie van geldig identiteitsdocument;
  • kopie van document(en) waaruit de aard en omvang van het economische belang blijkt.

Afscherming gegevens

In speciale omstandigheden kan een UBO vragen om de openbare gegevens af te laten schermen. Dit kan als de UBO:

  • minderjarig is;
  • onder curatele of onder bewind staat;
  • politiebeveiliging heeft.

Organisaties zoals het OM, de politie, de Belastingdienst en de Financiële Inlichtingen Eenheid kunnen altijd alle gegevens bekijken.