Registratie in UBO-registers

Het is tijdelijk niet mogelijk om een KVK uittreksel UBO-register aan te vragen. Organisaties blijven wel verplicht om hun UBO’s in te schrijven. Dit besluit is genomen vanwege de uitspraak van het Europese Hof in Luxemburg over het UBO-register. 

In de UBO-registers staat wie de eigenaar is van een organisatie, of wie zeggenschap of een belang heeft. De registers helpen criminele activiteiten voorkomen en opsporen. Zoals fraude, witwassen en terrorismefinanciering.

Deadline registratie verlengd

Ondernemingen, stichtingen, verenigingen en andere organisaties moesten zich uiterlijk 27 maart 2022 registreren in het UBO-register voor juridische entiteiten.

Sinds 1 november 2022 moeten ook trusts en fondsen voor gemene rekening zich registreren in een apart UBO-register voor trusts. Ze moeten dat doen voor uiterlijk 1 februari 2023. 

Omdat de registratieplicht nieuw was, was er een overgangsperiode van 3 maanden. Iedereen had  tot 1 februari 2023 om aan de registratieplicht te voldoen. Sinds 30 januari 2023 is het mogelijk om met een volmacht te registreren. Daarom is de termijn verlengd tot 1 april 2023.

Ontstaat de registratieplicht op of na 1 april 2023? Dan moet de registratie binnen een week gedaan zijn.

Doel UBO-registers

De UBO-registers helpen fraude en witwassen voorkomen. In de registers staat per organisatie wie de ‘ultimate beneficial owner’ (UBO) is. Dit is de eigenaar, een belanghebbende, of de persoon die zeggenschap heeft. De overheid gebruikt de registers om criminaliteit op te sporen. Bijvoorbeeld de FIOD om belastingfraude te achterhalen. Journalisten en maatschappelijke organisaties gebruiken het register voor onderzoek naar personen achter een bedrijf of organisatie. Sommige instellingen gebruiken het register voor cliëntenonderzoek tegen witwassen en terrorismefinanciering. Bijvoorbeeld banken en notarissen.

Elk EU-land moet een UBO-register bijhouden. Dit staat in Europese regels. 

2 UBO-registers

Er zijn 2 UBO-registers:

UBO-register voor ondernemingen, stichtingen en verenigingen

Iedere organisatie is wettelijk verplicht om zich te registreren in het ‘UBO-register voor juridische entiteiten’. Dit had uiterlijk 27 maart 2022 gedaan moeten zijn. Dit geldt voor de meeste organisaties, maar niet allemaal. Bepaalde soorten organisaties zijn uitgesloten. Bekijk welke organisaties zich moeten registreren in het UBO-register. De Kamer van Koophandel (KvK) beheert het UBO-register. Op de website van de KvK vindt u dan ook informatie over het UBO-register. Bijvoorbeeld hoe u zich kunt inschrijven. En ook hoe u kunt bepalen wie de UBO van uw organisatie is. U kunt ook bellen met de KvK UBO-lijn: +31 88 585 4 585.

Register voor trusts, fondsen voor gemene rekening en soortgelijke constructies

Per 1 november 2022 moeten trustees UBO’s van de trust (of soortgelijke juridische constructies) registreren in het ‘UBO-register voor trusts en soortgelijke juridische constructies’. Dit moet uiterlijk 1 april 2023 zijn gedaan. Ontstaat de registratieplicht op of na 1 april 2023? Dan moet de registratie binnen een week gedaan zijn.

Registratie is verplicht voor trustees en soortgelijke beheerders die: 

  • in Nederland wonen of zijn gevestigd;
  • buiten de Europese Unie wonen of zijn gevestigd, en in Nederland namens de trust of soortgelijke juridische constructie een zakelijke relatie aangaan. Bijvoorbeeld een bankrekening openen in Nederland of hier onroerend goed kopen. 

Meer informatie over registratie vindt u op de website UBO-register trusts.

Boetes en straffen bij niet of fout registreren

Niet op tijd registreren of verkeerde informatie doorgeven in de UBO-registers is verboden. De Belastingdienst kan hierop handhaven. De organisatie of de trustee kan bijvoorbeeld een geldboete krijgen.

Door de hierboven genoemde uitspraak van het Europees Hof van Justitie van de Europese Unie geldt voor het UBO-register voor juridische entiteiten dat tot februari 2023 de Belastingdienst niet handhaaft op niet-naleving van de registratieplicht. Hierna wel.

Afscherming gegevens

In speciale omstandigheden kan een UBO vragen om de openbare gegevens af te laten schermen. Dit kan als de UBO:

  • minderjarig is;
  • onder curatele of onder bewind staat;
  • politiebeveiliging heeft.

Organisaties zoals het OM, de politie, de Belastingdienst en de Financiële Inlichtingen Eenheid kunnen altijd alle gegevens bekijken.