Wat moet ik als rijksmedewerker doen als een andere medewerker een klacht tegen mij heeft ingediend over ongewenste omgangsvormen?
Als de rijksbrede Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen een klacht over u gaat behandelen, dan neemt die commissie contact met u op. De secretaris van de commissie bespreekt de procedure dan met u. U kunt zelf beter geen contact zoeken met de persoon met een klacht over u. U kunt wel contact opnemen met een vertrouwenspersoon.
De klachtenprocedure bestaat uit vaste stappen. Heeft u daarover vragen? Neem dan contact op met de klachtencommissie.
U krijgt een kopie van de klacht en kunt daar schriftelijk op reageren. De persoon die geklaagd heeft, krijgt uw reactie ook te lezen.
De klachtencommissie nodigt u en de klager, per e-mail uit om de klacht te komen bespreken. Zo’n bijeenkomst heet een hoorzitting. In de e-mail staat:
waar en wanneer de hoorzitting is;
wie er in de klachtencommissie zitting hebben;
hoe u zich kunt laten adviseren tijdens het klachtenonderzoek. U kunt ook iemand anders het woord laten doen (‘iemand machtigen’).
Bij de e-mail krijgt u in elk geval de volgende documenten:
de klacht;
uw reactie op de klacht;
de documenten die u aan de klachtencommissie heeft gestuurd.
Het verslag van de hoorzitting gaat naar u, naar uw hoogste leidinggevende en naar de persoon die de klacht heeft ingediend. U kunt schriftelijk reageren op het verslag. Uw reactie is dan onderdeel van het verslag.
De klachtencommissie stelt op basis van alle informatie een rapport op. Daarin staat het oordeel van de commissie over de feiten en gedragingen. Daarna stuurt de commissie een advies aan uw hoogste leidinggevende.
Vermoedt de klachtencommissie dat u een strafbaar feit heeft gepleegd? Dan overlegt de commissie met uw hoogste leidinggevende. Die moet dan mogelijk aangifte doen.
U hoort binnen 10 weken na ontvangst van de klacht van uw hoogste leidinggevende hoe die de klacht beoordeelt. U krijgt dan ook het adviesrapport van de commissie. Dat rapport gaat ook naar de persoon die de klacht heeft ingediend.
Is een reactie binnen 10 weken niet mogelijk? Dan kan die termijn in overleg met u en degene die de klacht heeft ingediend, ook 14 weken of langer worden.
Uw hoogste leidinggevende is verantwoordelijk voor het al dan niet opvolgen van het advies van de commissie.
Bent u het niet eens met hoe de klacht is afgehandeld? Dan kunt u een klacht indienen bij de Nationale Ombudsman.
Ook de persoon die geklaagd heeft, kan een klacht indienen over hoe er met de klacht is omgegaan.
Bent u het niet eens met de maatregelen die uw hoogste leidinggevende heeft genomen? Dan kunt u daarover een klacht indienen bij de Geschillencommissie Rijk.
Privacy en persoonsgegevens in klachtenprocedure
Iedereen die betrokken is bij de klachtenprocedure moet vertrouwelijk met de gegevens omgaan. Dat geldt voor u en voor de persoon die heeft geklaagd. Dit geldt ook voor getuigen, begeleiders, gemachtigden, advocaten en vertrouwenspersonen die eventueel betrokken zijn.
Persoonsgegevens online beveiligd
De klachtencommissie verwerkt alleen persoonsgegevens die nodig zijn om de klacht te behandelen. De commissie zorgt dat de informatie (online) beveiligd is. Dat is om te voorkomen dat de informatie kan uitlekken of wordt misbruikt.
Bewaartermijn klacht
Als de klacht is afgehandeld, draagt de klachtencommissie het adviesrapport en de stukken over aan het (vertrouwelijke) archief van uw organisatie.
Na 2 jaar vernietigt de klachtencommissie het dossier. De klachtencommissie bewaart alleen nog een geanonimiseerd rapport van bevindingen en advies.
Uw organisatie vernietigt het rapport 7 jaar nadat de hoogste leidinggevende het heeft ontvangen.
