Uitnodigen bewindspersoon ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

De ministers van OCW ontvangen meer dan 5.000 uitnodigingen per jaar. Natuurlijk kunnen ze niet overal op ingaan; ze moeten selectief zijn. Om weloverwogen keuzes te kunnen maken is het voor ons belangrijk dat u in uw uitnodiging zoveel mogelijk relevante gegevens opneemt over het programma, datum, tijden, locatie, de aanwezigen, en de mogelijke rol van de bewindspersoon. Alleen goed uitgewerkte uitnodigingen kunnen nu eenmaal snel worden beoordeeld.

Waar moet u op letten bij uw verzoek?

Nodig de juiste bewindspersoon uit

Een uitnodiging voor een bijeenkomst waarvan het onderwerp buiten het takenpakket van de bewindspersoon valt, maakt weinig kans. De ministers hebben de taken verdeeld, beiden hebben een eigen portefeuille.

Motiveer uw verzoek

Geef in uw uitnodiging een motivering.

  • Waarom is dit een goed moment voor een ontmoeting of een bezoek?
  • Voor wie is dit bezoek bedoeld (doelgroep)?
  • Wat heeft u de laatste tijd bereikt of in gang gezet dat ook voor een bewindspersoon interessant is om te zien.
  • Hoe kan de bewindspersoon een bijdrage leveren aan de voortgang van deze ontwikkelingen en op welke manier (toespraak, debat of anderszins).
  • Welke andere sprekers heeft u uitgenodigd?
  • Als er achtergrondinformatie beschikbaar is, zoals een folder, stuur die dan in digitale vorm mee.

Verstuur uw uitnodiging ruim op tijd

Probeer uw verzoek circa 3 maanden vóór de datum van uw bijeenkomst te versturen. Het duurt dan ongeveer 3 weken voordat u antwoord krijgt, zodat u nog ruim op tijd weet of de bewindspersoon op uw uitnodiging ingaat. Meer dan een half jaar van tevoren een verzoek sturen hoeft niet. Aan de andere kant is een uitnodiging op het laatste moment vrijwel niet meer in de agenda in te passen.

Uw contactgegevens

Noem in uw verzoek een contactpersoon, met telefoonnummer en e-mailadres, die inhoudelijk op de hoogte is van de organisatie van het evenement waarvoor u een bewindspersoon uitnodigt. Vaak is er overleg noodzakelijk over het programma.

Toezegging onder voorbehoud

Mocht de bewindspersoon positief op uw uitnodiging hebben gereageerd, houd er dan rekening mee dat een toezegging altijd 'onder voorbehoud' is. Dat wil zeggen: er kan nog iets tussen komen waardoor, soms ook op het allerlaatste moment, een bewindspersoon moet afzeggen. Zorg dus altijd voor een ‘plan B’ zodat uw evenement in dat geval toch gewoon kan doorgaan.

De belangrijkste reden waarom een bewindspersoon, moet afzeggen is dat hij of zij naar de Tweede Kamer moet. De volksvertegenwoordiging gaat altijd voor. Om die reden maakt een uitnodiging voor dinsdagmiddag tussen 14.00 en 15.00 uur weinig kans; dan is er een vaak een 'vragenuurtje' in de Tweede Kamer waarvoor alle bewindslieden in principe beschikbaar moeten zijn. Op vrijdag zijn de ministers altijd aanwezig bij de vergadering van de Ministerraad. Deze vergadering duurt in principe de hele dag.

Uitnodiging versturen

Wij ontvangen uw uitnodiging bij voorkeur digitaal via de e-mail op protocol@minocw.nl. U kunt dan binnen drie weken rekenen op een reactie.

In uw uitnodiging meldt u:

  • voor welke bewindspersoon
  • datum, tijdstip en locatie
  • rol bewindspersoon
  • doelgroep (wie zitten er in de zaal)
  • overige sprekers
  • (concept)programma
  • besloten of open bijeenkomst (nodigt u de media uit?)
  • bij symposium of congres: zijn er voor de deelnemers kosten aan verbonden?
  • gegevens contactpersoon