Privacyverklaring ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW)

Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) werkt aan een slim, vaardig en creatief Nederland. Voor het uitvoeren van de (wettelijke) taken verwerkt het ministerie persoonsgegevens. De minister van OCW is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring leest u hoe het ministerie van OCW omgaat met persoonsgegevens.

Lees meer over uw privacy bij het gebruik van Rijksoverheid.nl.
Lees meer over cookies bij het gebruik van Rijksoverheid.nl.

Verwerking van persoonsgegevens

Het ministerie van OCW hecht groot belang aan de bescherming van persoonsgegevens en gaat hier op een veilige en zorgvuldige manier mee om. De verwerking van persoonsgegevens heeft een geldige rechtsgrondslag en is gebaseerd op de uitvoering van publiekrechtelijke taken van of namens de minister(s), op het nakomen van wettelijke verplichtingen of op de uitvoering van overeenkomsten.

De minister van OCW is de verwerkersverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor de verwerkingen van persoonsgegevens van het bestuursdepartement en de onder het ministerie van OCW ressorterende diensten en agentschappen, te weten: Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO), Nationaal Archief, Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed, Inspectie van het onderwijs, Erfgoedinspectie, Adviesraad voor het Wetenschaps- en Technologiebeleid, Onderwijsraad, en Raad voor Cultuur. De minister kan haar verplichtingen en taken mandateren.

Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt als dat noodzakelijk is. Dit gebeurt voor een specifiek doel waarvoor de persoonsgegevens verzameld worden. Er worden niet méér persoonsgegevens verwerkt dan noodzakelijk is. Als het kan, verwerkt het ministerie minder of geen persoonsgegevens.

De verwerking van persoonsgegevens gebeurt in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving, waaronder de AVG, de Uitvoeringswet AVG en eventuele andere toepasselijke wetgeving. Te denken valt aan de Archiefwet, Wet openbaarheid van bestuur, of Wet op het onderwijstoezicht.

Uitwisseling van persoonsgegevens

De uitvoering van de wettelijke taken kan met zich meebrengen dat het ministerie van OCW persoonsgegevens deelt met andere organisaties. Dat kan bijvoorbeeld een ander ministerie, een gemeente of een sectorspecifieke organisatie zijn. Dit gebeurt altijd op basis van een geldige rechtsgrondslag. Ook worden afspraken gemaakt en passende maatregelen getroffen voor een betrouwbare, behoorlijke en zorgvuldige uitwisseling van de persoonsgegevens. Dat geldt ook voor de uitwisseling van persoonsgegevens met andere landen. Persoonsgegevens worden nooit aan derden verstrekt voor commerciële doeleinden.

Informatie over verwerking van persoonsgegevens

Het ministerie van OCW is transparant over de verwerking van persoonsgegevens en informeert betrokkenen over de verwerking van hun persoonsgegevens. In enkele gevallen informeert het ministerie de betrokkenen in beginsel niet: als u de persoonsgegevens zelf heeft verstrekt aan het ministerie; als u al weet welke persoonsgegevens het ministerie van u heeft; als de omvang van de te informeren betrokkenen dusdanig groot is dat individueel informeren onevenredig veel tijd en middelen kost.

Beveiliging persoonsgegevens

Het ministerie van OCW zorgt voor passende beveiliging van de persoonsgegevens die het ministerie onder zich heeft, in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen.

Bewaartermijn persoonsgegevens

Het ministerie van OCW bewaart persoonsgegevens die worden verwerkt niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de gegevensverwerking, dan op grond van de Archiefwet is vereist of dan anderszins wettelijk is bepaald. Als persoonsgegevens niet langer noodzakelijk of vereist zijn, worden deze vernietigd.

Rechten van betrokkene

Als het ministerie van OCW persoonsgegevens van u verwerkt, heeft u als betrokkene een aantal rechten. U kunt het ministerie verzoeken om inzage in de persoonsgegevens die van u worden verwerkt, rectificatie, verwijdering, beperking, of overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens. Ook kunt u bezwaar maken tegen verwerking van uw persoonsgegevens. Het verzoek of bezwaar kunt u doen via de dienstpostbusavg@minocw.nl.

Ter bevestiging van uw identiteit kunt u worden verzocht een kopie van een geldig identiteitsbewijs te sturen. Hoe een veilige kopie gemaakt kan worden, is te vinden op Rijksoverheid.nl. Ook kunt u worden verzocht uw verzoek te preciseren.

Functionaris Gegevensbescherming

Bij het ministerie van OCW zijn er twee functionarissen gegevensbescherming werkzaam. De taken en bevoegdheden zijn geregeld in de Regeling toezichtsbevoegdheden functionarissen voor de gegevensbescherming OCW.

Functionaris Gegevensbescherming OCW: dhr. ing. E.J.H.L Nijenhuis, fg@minocw.nl.

Functionaris Gegevensbescherming DUO: dhr. A.A.M. Jean Pierre, fg@duo.nl.  

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Het ministerie van OCW behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring op ieder gewenst moment en om welke reden dan ook te wijzigen.

Contact

Voor vragen naar aanleiding van deze privacyverklaring of voor klachten, kan contact opgenomen worden met het ministerie van OCW via dienstpostbusavg@minocw.nl. Uw klacht kunt u ook indienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit persoonsgegevens.

Verwerkingsregister

De FG houdt een register bij van alle verwerkingen (zoals het opslaan, bewaren of verspreiden) van persoonsgegevens binnen het ministerie. Dat register is openbaar. Elke melding bevat een korte beschrijving van de soorten gegevens die worden verwerkt, waarvoor die gegevens zijn verzameld, wat er met de gegevens wordt gedaan en wie er verantwoordelijk is voor de verwerking. Zo kunt u controleren of bedrijven en organisaties uw gegevens gebruiken volgens de regels van de AVG.

Het ministerie biedt bovendien aan iedereen de mogelijkheid om alle persoonsgegevens van en de manier waarop deze worden verwerkt te bekijken. Ook kunnen hierover bij het ministerie vragen worden gesteld of klachten worden ingediend.

Wilt u weten welke persoonsgegevens het ministerie opslaat en met welk doel, dan kunt u dit terugvinden in het AVG Verwerkingsregister van de rijksoverheid.