Privacyverklaring Inkoop en aanbestedingen
Persoonsgegevens die wij verwerken
AZ verwerkt die persoonsgegevens die u ons verstrekt in het kader van inkoop en aanbestedingen. Dit zijn:
- naw gegevens:
- identificerende gegevens;
- voor communicatie benodigde gegevens;
- financiële gegevens;
- contractuele gegevens;
- gegevens inkoopprocedure;
- gegevens procedure (aanbestedingsstukken) en gunningsbeslissing.
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
De minister-president, de minister van Algemene Zaken, is de zogenaamde ‘verwerkingsverantwoordelijke’ in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De algemene Privacyverklaring van AZ staat elders op Rijksoverheid.nl. AZ heeft een functionaris voor gegevensbescherming (FG) als interne toezichthouder, die toezicht houdt op het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens door AZ. De FG is bereikbaar per e-mail fg@minaz.nl.
Met welk doel en op basis van welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?
Uw gegevens worden gebruikt voor het beheer en controle van de gehele contract- en leveranciersadministratie op basis van de raamovereenkomsten. Dit omvat onder meer het behandelen van aanvragen van offertes en het vastleggen daarvan in nadere overeenkomsten. De rechtsgrondslagen voor verwerkingen in het kader van inkoop- en aanbestedingsprocessen is ons gerechtvaardigd belang om inkoopprocessen uit te kunnen voeren.
Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
AZ bewaart uw gegevens tot 7 jaar na afloop van een contract. Dat moet op basis van de Archiefwet en de Wet Rijksbelastingen.
Soms leiden verschillen in regelgeving tot verschillen in bewaartermijnen. AZ zal persoonsgegevens die volgens de AVG vernietigd moeten worden, maar volgende andere wetgeving nog wel bewaard moeten blijven, dusdanig bewaren dat toegang door onbevoegden is uitgesloten.
Persoonsgegevens langer bewaren
De Rijksoverheid kan gegevens gebruiken voor opsporing. Bijvoorbeeld als iemand strafbare feiten pleegt. Deze gevallen kunnen een verlenging van de bewaartermijn tot gevolg hebben.
Met wie delen wij persoonsgegevens?
AZ verstrekt uw gegevens niet aan derden voor commerciële doeleinden. Wij kunnen uw gegevens delen met een ministerie dat deelneemt in een raamovereenkomst.
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
AZ neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken, of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door AZ.
U kunt een verzoek indienen met behulp van ons privacyformulier. We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek.
U kunt ook een melding doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.