Bewindspersoon uitnodigen

De ministers van Buitenlandse Zaken ontvangen vele uitnodigingen per jaar. Het zijn verzoeken om bijvoorbeeld een gebouw te openen, een toespraak op een congres te houden of een boek in ontvangst te nemen.

De ministers stellen deze uitnodigingen zeer op prijs. Zij vinden het nuttig om regelmatig het land in te gaan, met mensen te spreken en te kijken hoe zij het beleid kunnen verbeteren en vernieuwen. Waar moet u op letten bij uw verzoek?

Nodig de juiste minister uit

Een uitnodiging voor een bijeenkomst waarvan het onderwerp buiten het takenpakket van de bewindspersoon valt, maakt weinig kans.

Motiveer uw verzoek

Geef in uw uitnodiging duidelijk de motivatie aan. Waarom is dit een goed moment voor een ontmoeting of een bezoek? Waarom wilt u deze bewindspersoon vragen? Wat heeft u de laatste tijd bereikt of in gang gezet dat voor de bewindspersoon interessant is om te zien? Als er achtergrondinformatie beschikbaar is, stuur die dan mee.

Toezegging onder voorbehoud

Een toezegging is altijd 'onder voorbehoud'. De belangrijkste reden dat de minister, soms op het laatste moment, moet afzeggen is dat hij of zij naar de Tweede Kamer moet voor overleg. De volksvertegenwoordiging gaat altijd voor. Om die reden maakt een uitnodiging voor dinsdagmiddag tussen 14.00 en 15.00 uur weinig kans. Dan is er een vast 'vragenuurtje' in de Tweede Kamer waarvoor alle bewindslieden in principe beschikbaar moeten zijn.

Ook vrijdag is een moeilijke dag. Op vrijdag zijn de bewindslieden altijd bij de vergadering van de Ministerraad. Deze vergadering duurt in principe de hele dag.

Aanvragen

De ministers hebben een drukke agenda die ver van te voren vol loopt. Bovendien brengt hun werk met zich mee dat zij veel op reis zijn. Probeer uw verzoek circa 3 maanden voor de datum van uw bijeenkomst te versturen. Een uitnodiging op het laatste moment valt vrijwel niet meer in de agenda's te passen.

Geef in uw verzoek aan wie de contactpersoon (met telefoonnummer en e-mailadres) van uw organisatie is. Dus degene die inhoudelijk op de hoogte is van de aanvraag. Vaak is aanvullend overleg over het programma en het optreden van de bewindspersoon noodzakelijk.

Stuur uw verzoek per post naar het volgende adres:

Ministerie van Buitenlandse Zaken
Bewindspersoon uitnodigen
[naam bewindspersoon]
Postbus 20061
2500 EB Den Haag