Een klacht indienen over het ministerie van BZ

U heeft er recht op dat het ministerie van Buitenlandse Zaken u behoorlijk behandelt. Als u meent dat dat niet is gebeurd, kunt u uiteraard een klacht indienen bij het ministerie.

Op grond van hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) kan iedereen een klacht indienen over de wijze waarop een bestuursorgaan zich in een bepaalde situatie jegens een persoon of een derde heeft gedragen.

Wanneer kunt u een klacht indienen?

Klachten moeten gaan over (het nalaten van) een gedraging van een bestuursorgaan tegenover uzelf of iemand anders. Enkele voorbeelden hiervan zijn:

  • u vindt dat u te lang heeft moeten wachten op de behandeling van uw aanvraag;
  • u heeft geen antwoord gekregen op uw brief;
  • u heeft geen of onjuiste informatie gekregen;
  • gedane toezeggingen zijn niet nagekomen;
  • u bent van mening dat u onheus bent bejegend.

Het is mogelijk dat iemand anders namens u een klacht indient. Hierbij moet het wel duidelijk zijn dat deze persoon namens u spreekt. U zult deze persoon dan ook schriftelijk moeten machtigen. Dit kan door het invullen van het machtigingsformulier. Indien een klacht wordt ingediend door iemand van wie het niet duidelijk is of deze persoon gemachtigd is, kan de klacht niet in behandeling worden genomen.

Hoe kunt u een klacht indienen?

U kunt zowel mondeling als schriftelijk een klacht indienen en het is vormvrij.

Voor het schriftelijk indienen van een klacht kunt u uit de volgende opties kiezen:

Schriftelijke klachten worden behandeld volgens een formele procedure:

  • U ontvangt een ontvangstbevestiging.
  • Uw klacht wordt behandeld door iemand die niet betrokken was bij de gedraging waarop de klacht betrekking heeft.
  • U wordt in de gelegenheid gesteld gehoord te worden (u kunt ook besluiten om hiervan af te zien).
  • In beginsel ontvangt u binnen 6 weken een oordeel of een bericht.

Vermeldt u uw telefoonnummer, dan kunnen wij u bellen als een mondelinge toelichting nodig is.

Wie behandelt uw klacht?

Klachten over gedragingen van het ministerie worden door de betrokken dienstonderdelen (ambassade, consulaat of directie) behandeld. In voorkomend geval wordt contact opgenomen met de afdeling Bestuursrecht van het ministerie.

Klachten over consulaire aangelegenheden worden doorgestuurd naar de Directie Consulaire Zaken en Migratiebeleid. Bij consulaire aangelegenheden moet u denken aan zaken als aanvragen van visa of machtiging tot voorlopig verblijf en van reisdocumenten, inburgeringsexamens, consulaire bijstand zoals gedetineerdenbegeleiding en hulp bij calamiteiten) en legalisatie van documenten.

Nationale ombudsman

Als u niet tevreden bent over de interne afhandeling van uw klacht, kunt u een klacht indienen bij de Nationale Ombudsman.