Privacyverklaring Ministerie van Justitie en Veiligheid

1.Inleiding

Het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) werkt aan een veiliger en rechtvaardiger samenleving door mensen rechtsbescherming te geven en waar nodig in te grijpen in hun leven. Daarom mag u van ons verwachten dat we op een veilige en zorgvuldige manier met uw persoonsgegevens omgaan.

In deze privacyverklaring leest u hoe het ministerie van JenV omgaat met persoonsgegevens.

De verklaring is opgebouwd uit verschillende hoofdstukken:

  • Wat zijn persoonsgegevens?
  • Waarvoor verwerkt JenV uw persoonsgegevens?
  • Hoe gaan wij met uw persoonsgegevens om?
  • Wanneer worden uw gegevens gedeeld?
  • Wetenschappelijk onderzoek
  • Contact over uw rechten?

Deze algemene privacyverklaring geldt voor alle persoonsgegevens die JenV van u nodig heeft bij de uitvoering van onze wettelijke taken. Voor specifieke informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens verwijzen wij u naar het JenV-onderdeel waar u mee te maken heeft.

Deze privacyverklaring herzien we regelmatig.

Lees over uw privacy bij het gebruik van deze website.

2. Wat zijn persoonsgegevens?

Een persoonsgegeven is informatie die direct over iemand gaat of informatie die naar deze persoon te herleiden is. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn adressen, telefoonnummers en e-mailadressen.

Bijzondere persoonsgegevens

Sommige persoonsgegevens zijn extra gevoelig, omdat de verwerking ervan veel impact kan hebben op iemands leven. Gegevens die iets zeggen over iemands ras, godsdienst of gezondheid, of iemands BSN zijn voorbeelden van bijzondere persoonsgegevens. Deze gegevens zijn extra beschermd door de wet. Persoonsgegevens van kinderen zijn altijd gevoelig en krijgen daarom altijd extra bescherming.

Strafrechtelijke persoonsgegevens

JenV verwerkt ook persoonsgegevens voor de uitvoering van justitiële taken. Zoals een strafblad, strafbare feiten, verdenkingen en veiligheidsmaatregelen. Deze strafrechtelijke persoonsgegevens zijn extra beschermd.

Voor de verwerking van deze persoonsgegevens gelden soms speciale wetten, zoals de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens, of de Wet politiegegevens. Die wetten geven JenV ruimte om – in situaties waarbij dat noodzakelijk is - deze gegevens tussen bevoegde JenV-onderdelen en met Europese politie- en justitie-organisaties uit te wisselen. Om bijvoorbeeld misdaden te voorkomen of te lossen, daders te vervolgen of te straffen of de openbare orde te handhaven. Om die redenen kunnen rechten van betrokkenen (tijdelijk) beperkter zijn dan bij niet-strafrechtelijke persoonsgegevens.  De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de naleving van deze wetten.

Meer informatie over persoonsgegevens vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

3. Waarvoor verwerkt JenV uw persoonsgegevens?

JenV verwerkt persoonsgegevens voor verschillende doelen en wettelijke taken. Een paar voorbeelden:

Inning en incasso van boetes: het Centraal Justitieel Incasso Bureau (CJIB) verwerkt daar persoonsgegevens voor.

Beslissen in een asielaanvraag: de Immigratie en Naturalisatie Dienst (IND) verwerkt persoonsgegevens (waaronder bijzondere persoonsgegevens) als mensen asiel aanvragen. Vaak omdat ze vervolgd worden vanwege hun politieke overtuiging of omdat ze tot een bepaalde geloofs- of bevolkingsgroep behoren.

Screening voor Verklaring omtrent gedrag of naamswijziging: de Dienst Justis screent personen en organisaties op integriteit. Bij deze screening verwerkt Justis persoonsgegevens.

Ieder JenV-onderdeel geeft uitleg over hoe het met persoonsgegevens omgaat bij de uitvoering van taken, waarom ze dat doen en hoe ze ervoor zorgen dat dit op een behoorlijk manier gebeurt.

4. Hoe gaan wij met uw persoonsgegevens om?

JenV hanteert een aantal uitgangspunten bij de verwerking van persoonsgegevens en neemt maatregelen voor een betrouwbare, behoorlijke en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.

Functionaris voor Gegevensbescherming

Het ministerie van JenV heeft een Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) aangesteld. De FG is onafhankelijk en controleert of het ministerie de regels van Wet bescherming persoonsgegevens en (na 25 mei 2018) de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) toepast en naleeft. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de toepassing van privacywetgeving.

Uitgangspunten

Voor een wettelijke reden en voor een doel

JenV verwerkt alleen persoonsgegevens wanneer er een wettelijke reden is om ze te mogen verwerken. Daarbij zorgen we ervoor dat persoonsgegevens alleen verwerkt worden voor het specifieke doel waarvoor ze verzameld zijn.

Met zo min mogelijk gegevens

JenV verwerkt niet méér persoonsgegevens dan noodzakelijk is. Als het kan, verwerken we minder of geen persoonsgegevens.

Inbreuk op privacy zo klein mogelijk

JenV zorgt dat de inbreuk op de privacy niet te zwaar is voor het doel dat het verzamelen van de gegevens dient. Daarbij kiezen we voor verwerking van persoonsgegevens die de minste inbreuk op de privacy veroorzaken, wanneer er een keuze is tussen meerdere persoonsgegevens om een doel te bereiken.

Bewaren zolang noodzakelijk is

Bij JenV bewaren we uw persoonsgegevens:

  • zolang als het nodig is voor het doel waarvoor ze verzameld zijn,
  • of op grond van de archiefwet is vereist, en
  • niet langer dan wettelijk is toegestaan.

Maatregelen

Betrouwbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid

JenV neemt maatregelen voor een betrouwbare, behoorlijke en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.

Persoonsgegevens worden vertrouwelijk behandeld. Dat wil zeggen dat JenV zorgt alleen personen met de juiste bevoegdheden én een geheimhoudingsplicht uw gegevens kunnen verwerken.

Persoonsgegevens zijn passend beveiligd. We volgen daarbij minimaal de voorschriften en standaarden van de Rijksoverheid voor informatiebeveiliging.

JenV maakt afspraken over maatregelen met externe partijen als softwareleveranciers en datacenters. En JenV controleert of externe partijen deze afspraken nakomen.

5. Wanneer worden uw persoonsgegevens gedeeld?

In een aantal gevallen is JenV bevoegd en soms zelfs verplicht om aan andere (overheids)organisaties gegevens en inlichtingen te vragen of ze te verstrekken. Een voorbeeld. Na het rijden door een rood verkeerslicht wordt u geflitst. Op de foto staat het kenteken van uw auto (een persoonsgegeven). Met dat kenteken vraagt het Centraal Justitieel Incasso Bureau (CJIB) bij de Rijksdienst voor het Wegverkeer (RDW) uw naam, adres en woonplaats op.

6. Contact over uw rechten

U heeft een aantal rechten, zoals het inzage- en correctierecht.

Als u wilt weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken, kunt u een inzageverzoek doen. Dat inzageverzoek doet u bij de JenV-organisatie die uw persoonsgegevens heeft verwerkt. Bekijkt u hiervoor het overzicht van JenV-onderdelen.

Blijkt dat uw gegevens onjuist, onvolledig of niet relevant zijn? Dan kunt u een aanvullend verzoek doen om uw gegevens te laten wijzigen of aan te vullen.

Heeft u algemene vragen over gegevensbescherming bij het ministerie van JenV?

Neemt u dan contact op met de Functionaris voor Gegevensbescherming (FG). U kunt uw vragen digitaal of op papier indienen bij:

Functionaris voor Gegevensbescherming
fg@minvenj.nl

Ministerie van Justitie en Veiligheid
T.a.v. de Functionaris voor Gegevensbescherming
Postbus 20301
2500 EH Den Haag

Heeft u vragen over uw rechten of een klacht? Neemt u dan contact op met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verwerkingsregister

De FG houdt een register bij van alle verwerkingen (zoals het opslaan, bewaren of verspreiden) van persoonsgegevens binnen het ministerie. Dat register is openbaar. Elke melding bevat een korte beschrijving van de soorten gegevens die worden verwerkt, waarvoor die gegevens zijn verzameld, wat er met de gegevens wordt gedaan en wie er verantwoordelijk is voor de verwerking. Zo kunt u controleren of bedrijven en organisaties uw gegevens gebruiken volgens de regels van de AVG.

Het ministerie biedt bovendien aan iedereen de mogelijkheid om alle persoonsgegevens van en de manier waarop deze worden verwerkt te bekijken. Ook kunnen hierover bij het ministerie vragen worden gesteld of klachten worden ingediend.

Wilt u weten welke persoonsgegevens het ministerie opslaat en met welk doel, dan kunt u dit terugvinden in het AVG Verwerkingsregister van de rijksoverheid.