Hoe kan ik als medewerker van de Rijksoverheid een klacht indienen over ongewenste omgangsvormen die ik binnen het Rijk heb ervaren?
Werkt u voor het Rijk of heeft u er gewerkt? En heeft u daar te maken gehad met ongewenst gedrag, zoals pesten of intimideren? Dan kunt u via een meldpunt een klacht indienen bij de Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen.
U kunt als medewerker bij het Rijk of als voormalig rijksmedewerker een klacht indienen over ongewenste omgangsvormen. Uw klacht gaat over ongewenst gedrag:
dat u zelf ervaart of heeft ervaren;
in het afgelopen jaar;
toen u bij het Rijk werkte;
van iemand bij het Rijk in diezelfde periode.
Het meldpunt is er voor medewerkers en ex-medewerkers van het Rijk:
Werkt of werkte u voor de rechtspraak, het Openbaar Ministerie, de politie, een zelfstandig bestuursorgaan, een adviescollege of een van de Hoge Colleges van Staat? Dan kunt u terecht bij die organisatie zelf.
Werkt u niet voor de Rijksoverheid en heeft u een klacht over een medewerker van de Rijksoverheid? Dan kunt u een klacht over een medewerker van de Rijksoverheid indienen bij het ministerie of de overheidsorganisatie waar die persoon werkt.
Soort klachten over ongewenst gedrag van medewerkers
U kunt een klacht indienen over ongewenste omgangsvormen. Voorbeelden van ongewenste omgangsvormen zijn:
Bijvoorbeeld herhaaldelijk buitensluiten en negeren, roddelen, leugens, geruchten of valse beschuldigingen verspreiden, zogenaamde grapjes, beledigende opmerkingen en dreigementen.
Bijvoorbeeld ongewenste aanrakingen, seksueel getinte opmerkingen, grappen, blikken en gebaren, en het laten zien van seksueel getinte afbeeldingen.
Bijvoorbeeld iemand bang maken of onder druk zetten met geweld of door te dreigen met een slechte beoordeling of ontslag.
Bijvoorbeeld schelden, vloeken, dreigen en overheersen, iemand schoppen of slaan, of iets kapotmaken.
Iemand anders behandelen dan anderen vanwege bijvoorbeeld leeftijd, gender, seksuele voorkeur, religieuze of andere overtuiging, huidskleur, achtergrond, handicap, ziekte of type arbeidscontract.
Procedure na indienen van een klacht
Hoelang de klachtenprocedure duurt, verschilt per klacht. Er zijn vaste stappen in het proces:
U krijgt per automatische mail een bevestiging dat het meldpunt uw klacht heeft ontvangen.
Iemand van het meldpunt neemt vervolgens telefonisch contact met u op. Die bespreekt met u de achtergrond van de klacht en welke mogelijkheden u heeft. Als u dat wilt, stuurt het meldpunt de klacht door naar de klachtencommissie ongewenste omgangsvormen.
Als de klachtencommissie uw klacht in behandeling neemt, neemt de secretaris van de klachtencommissie binnen 2 weken contact met u op om de klachtenprocedure uit te leggen. U krijgt die informatie ook toegestuurd.
De hoogste leidinggevende van de persoon over wie uw klacht gaat, krijgt bericht dat de klachtencommissie een klacht heeft ontvangen. Uw naam en de inhoud van de klacht worden daarin niet bekend gemaakt.
Als de klachtencommissie uw klacht in behandeling neemt, laat de commissie u dat per e-mail weten. Dat gebeurt binnen 2 weken na ontvangst van uw klacht.
De persoon over wie de klacht gaat, krijgt nu te horen dat er een klachtenprocedure is gestart. Ook diens hoogste leidinggevende krijgt dit bericht.
De persoon over wie de klacht gaat, kan schriftelijk reageren op uw klacht. U krijgt die reactie ook.
Als de commissie uw klacht niet in behandeling neemt, stuurt de klachtencommissie een advies aan de hoogste leidinggevende van de persoon over wie de klacht gaat. Daarin staat dat de klachtencommissie de klacht niet behandelt.
De hoogste leidinggevende laat vervolgens binnen 2 weken aan u weten of dat advies wordt overgenomen of niet.
De klachtencommissie nodigt u per e-mail uit om de klacht te komen bespreken. Die bijeenkomst heet een hoorzitting. In de e-mail staat:
waar en wanneer de hoorzitting is;
wie er in de klachtencommissie zitten;
hoe u zich kunt laten adviseren en ondersteunen tijdens het klachtonderzoek. U kunt ook iemand anders namens u het woord laten doen (‘iemand machtigen’).
Bij de e-mail krijgt u de volgende bijlagen:
uw eigen klacht;
de documenten die u heeft opgestuurd aan de klachtencommissie;
de eventuele reactie van de persoon over wie de klacht gaat;
de Klachtenregeling ongewenste omgangsvormen.
De commissie bespreekt de klacht ook met degene(n) over wie uw klacht gaat.
Het verslag van de hoorzitting gaat naar u, naar de persoon over wie uw klacht gaat, en naar diens hoogste leidinggevende. U kunt daarna schriftelijk reageren op uw kant van het verhaal. Uw reactie maakt dan deel uit van het verslag.
De klachtencommissie stelt met alle informatie die ze heeft een rapport op. Daarin staat het oordeel van de commissie over de feiten en gedragingen. Daarna stuurt de commissie een advies aan de hoogste leidinggevende van de persoon over wie de klacht gaat.
Vermoedt de klachtencommissie dat de persoon over wie de klacht gaat een strafbaar feit heeft gepleegd? Dan overlegt de commissie met de hoogste leidinggevende van de persoon over wie de klacht gaat. Die leidinggevende moet dan mogelijk aangifte doen.
Binnen 10 weken na ontvangst van de klacht hoort u hoe uw klacht beoordeeld is. Dat hoort u van de hoogste leidinggevende van degene over wie uw klacht gaat. U krijgt dan ook het adviesrapport van de commissie. Dat rapport wordt ook gezonden aan de persoon over wie u klaagt.
Is een reactie binnen 10 weken niet mogelijk? Dan kan die termijn in overleg met u en degene over wie uw klacht gaat, ook 14 weken of langer worden.
De hoogste leidinggevende is verantwoordelijk voor het al dan niet opvolgen van het advies van de commissie.
Ook de persoon over wie de klacht gaat, kan een klacht indienen over hoe er met de klacht is omgegaan.
Privacy en persoonsgegevens in klachtenprocedure
Klagen kan niet anoniem. De klachtencommissie kan dan geen goed onderzoek doen. Degene over wie u klaagt, krijgt uw klacht pas te horen als de klachtencommissie die in behandeling neemt. Hetzelfde geldt voor diens hoogste leidinggevende. Uw eigen leidinggevende krijgt niets van de commissie of het secretariaat te horen.
Iedereen in de klachtenprocedure moet vertrouwelijk met de gegevens omgaan. Dat geldt voor u en voor de persoon over wie de klacht gaat. En ook voor getuigen, begeleiders, gemachtigden, advocaten en vertrouwenspersonen die eventueel betrokken zijn.
Informatie beveiligd
De klachtencommissie verwerkt alleen persoonsgegevens die nodig zijn om de klacht te behandelen. De commissie zorgt dat de informatie (online) beveiligd is. Dat is om te voorkomen dat de informatie wordt gelekt of misbruikt.
Archivering van klachten
Als de klacht is afgehandeld, draagt de klachtencommissie het adviesrapport en de stukken over aan het (vertrouwelijke) archief van de organisatie van de persoon over wie de klacht gaat.
Na 2 jaar vernietigt de klachtencommissie het dossier. De commissie bewaart alleen nog een geanonimiseerd advies.
Het ministerie vernietigt het rapport 7 jaar nadat het naar de hoogste leidinggevende is gestuurd.
Vragen stellen over indienen klacht
Via het contactformulier of telefonisch via 070 376 54 06 kunt u ook uw vragen stellen over het indienen van uw klacht bij de rijksbrede Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen.
