Het kabinet raamt hoeveel opvangplekken er het komend jaar nodig zijn. Dan wordt er een indicatieve verdeling gemaakt over de gemeenten op basis van inwoneraantal en SES-WOA score (sociaaleconomische score van een gemeente). Door de scores van de gemeenten in de provincie op te tellen ontstaat de provinciale opvangopgave. Elke provincie weet dan hoeveel opvangplekken ze moeten leveren.
Gemeenten bespreken aan de provinciale regietafels (PRT’s) hoe zij gezamenlijk die opgave gaan invullen. Zij beslissen hier onderling welke gemeenten opvang gaan leveren en met hoeveel plekken.
Op dit moment is er al een bestaande duurzame opvangvoorraad: locaties die er nu zijn of die binnen 12 maanden beschikbaar komen van meer dan 100 plekken die langer dan 5 jaar beschikbaar zijn. Deze opvangplaatsen tellen mee bij de invulling van de eigen provinciale opgave.
De PRT’s worden gecoördineerd door de commissarissen van de Koning (CdK’s) in hun rol als Rijksorgaan. De CdK brengt hier voor 1 november van het jaar verslag van uit aan de Staatssecretaris van Justitie en Veiligheid. Wanneer gemeenten tot een sluitende verdeling komen, legt de staatssecretaris dit vast in een verdeelbesluit.
Alleen als het gemeenten niet lukt om gezamenlijk de hele provinciale opgave in te vullen, kan de staatssecretaris zelf gemeenten aanwijzen en daarmee verplichten om asielzoekers op te gaan vangen.
Na 2 jaar start de cyclus weer opnieuw met het ramen van de hoeveelheid opvangplekken.