Ministeries

Nederlandse techniek bij de Algemene Vergadering van de Verenigde Naties

World Press Freedom Conference 2020, Youth at Heart Forum en Climate Adaptation Summit 2021. Het zijn maar een paar voorbeelden van grote conferenties georganiseerd door het ministerie van Buitenlandse Zaken. De hoogwaardige, hybride techniek bij deze evenementen is niet onopgemerkt gebleven. Het conferentiebureau van Buitenlandse Zaken is door de Secretaris Generaal van de VN gevraagd om te helpen bij de organisatie van de 76e editie van de Algemene Vergadering van de Verenigde Naties (AVVN). Directeur Robert Dingjan vertelt over de bijdrage van het BZ-conferentiebureau aan dit belangrijke evenement.

©United Nations

Online vergaderingen en events, worden al snel saai gevonden. Robert en zijn team organiseren echter programma’s op een zodanige manier, dat het lijkt alsof je naar een televisieprogramma kijkt. De sessies zijn kort en er zit variatie in. Iedere zeven of acht minuten gebeurt er iets wat de aandacht van de kijker trekt of vasthoudt. Dat zijn trucs die in televisieprogramma’s ook worden gebruikt. ‘Let maar op, na zeven of acht minuten laten ze een filmpje zien of anderszins. Wij benaderen het dus echt als een televisieproductie.’

Bijzonder concept

Wat de VN vooral ook aansprak en wat zij nog niet eerder meegemaakt hadden, was de voorbereiding en begeleiding van de online sprekers tijdens zo een conferentie. ‘Wij bereiden van te voren een script voor met daarin in detail wat er gaat gebeuren. Daarin brengen we bijvoorbeeld advies uit over het gebruik van de juiste microfoon voor beter geluid. Ook laten we de sprekers hoger of lager zitten voor de juiste lichtval.’ Die begeleiding is volgens de VN wat het verschil maakt met het werken met andere organisatoren.

‘We werden uitgenodigd om naar New York te gaan om dat toe te lichten. Daar werd verteld dat ze ons concept zo veel mogelijk nastreven en of wij ze daarbij wilden helpen. Tot mijn verbazing eigenlijk, omdat Amerika bij uitstek het land van de televisie is natuurlijk.’ Robert en zijn team zijn tot op het hoogste niveau binnen de VN ontvangen, waaronder door de Secretaris-Generaal en Plaatsvervangend Secretaris-Generaal. ‘Wij hebben toen een complete studio naar hun wensen laten bouwen. Die studio ziet er fantastisch uit.’

Hybride vorm

In het Hoofdkwartier in New York is een studio ingericht volgens het Nederlandse concept waar 6 verschillende sets mogelijk zijn. Het wordt een studio dat lijkt op een televisieprogramma, zoals Jinek of OP1. Voor een deel zullen er mensen fysiek aanwezig zijn, maar ook  worden er televisieschermen neergezet waarop de sprekers die online deelnemen te zien zijn. Voor het oog lijkt het alsof de online deelnemers fysiek aanwezig zijn, omdat het scherm is gekanteld en aangeschoven aan tafel. Die maken dus deel uit van de sprekers die aan tafel zitten. ‘Het zijn nog net geen hologrammen’, aldus Robert.

De VN wil dat er minder gereisd wordt voor en naar conferenties. Daar biedt het hybride concept ook goede kansen voor. De studio in is niet alleen voor de High Level Week tijdens de Algemene Vergadering bedoeld, maar zal ook gebruikt worden voor andere conferenties in de toekomst. ‘We realiseren daar dus een duurzame studio die je ook kan aanpassen in kleurstellingen, logo’s en verschillende designs. We hebben daarbij zoveel mogelijk bestaande decorstukken van vorige conferenties gebruikt. Vaak wordt de inrichting van de studio weggegooid, maar dat is hier dus niet het geval.’

Voorbereiding

Robert en zijn team voelen zich gesteund, omdat zij nauw samenwerken met het stafbureau van de Secretaris-Generaal.. Een  grote uitdaging in de voorbereiding was dat een containerschip met materiaal voor de studio, door de nasleep van orkaan Ida op de Atlantische Oceaan, vertraging opliep. ‘Het schip kon pas een week later  dan gepland worden gelost. We hebben toen extra mankracht ingezet om tijd in te halen. Dat was een spannend moment, maar gelukkig is het goed gekomen.’

Tijdens de opbouw verdween de eerdere verbazing. De ‘Dutch approach’ mbt de mogelijkheden van de studio in combinatie met de voorbereiding van de sessies bleek hen erg aan te spreken. Ondanks dat blijft het toch heel bijzonder dat een grote organisatie als de VN aan het Nederlandse ministerie van Buitenlandse Zaken heeft gevraagd om hierbij te helpen.

©United Nations

Goede samenwerking

Het is de bedoeling dat het conferentieteam van de VN dit allemaal zelf kan in de toekomst, we komen naar NY om het over te dragen. Voor het organiseren van de conferentie had de VN zelf ook een aantal wensen. Zo moest het decor duurzaam zijn en passen bij de Sustainable Development Goals, de SDGs. Daar heeft het team van Robert aan voldaan. ‘Dat ging makkelijk, omdat we vanuit Buitenlandse zaken al bijdragen aan de SDG’s en die belangrijk vinden.’

Zelf had Robert ook ideeën die hij graag terug wilde zien. ‘Als je kijkt naar welke techniek we gebruiken in de ruimte zoals belichting, dan vinden we dat je dat professioneel moet doen. Daar moet je in investeren. Dat advies hebben ze overgenomen en we overtuigen hen ook van onze benadering van de sessies: het moet aangevlogen worden als een televisieprogramma.’

Nieuwe uitdaging

‘Iedereen vindt dat we conferenties en events in de toekomst hybride moeten organiseren. Maar wanneer ik vraag hoe dat eruit ziet, dan weet niemand het antwoord. Ik vind dat wanneer je een grote conferentie organiseert, het belangrijk is dat bezoekers zowel fysiek als digitaal deelnemen. De Climate Adaptation Summit 2021 trok uiteindelijk circa 50.000 kijkers vanuit de hele wereld. Die aantallen ga je nooit in een conferentiecentrum krijgen.’

Om die reden lijkt het Robert een mooie uitdaging om een hybride conferentie te organiseren die aparte programma’s biedt voor de fysieke bezoekers en online kijkers. ‘Eigenlijk organiseer je dus twee verschillende evenementen naast elkaar. Mensen die in het gebouw zijn ervaren iets anders dan mensen online. Er zijn namelijk weinig mensen die de hele dag naar een podium op hun scherm kijken. Dat houd je niet lang vol. Dat publiek moet je op een andere manier betrekken, door bijvoorbeeld een interactiever programma te bieden. Vergelijk het maar met een Tweede Kamerdebat: het kost kijkers veel moeite om die van begin tot eind te volgen.’