Meldingsplicht WagwEU: Buitenlandse werkgevers en zelfstandigen met een tijdelijke opdracht in Nederland

Bent u werkgever of (meldingsplichtige) zelfstandige uit een ander land in de Europese Economische Ruimte (EER) of Zwitserland en heeft u een tijdelijke opdracht in Nederland? Dan bent u sinds 1 maart 2020 verplicht zich te melden bij het online meldloket voor buitenlandse werknemers (postedworkers.nl). Dit staat in de Wet arbeidsvoorwaarden gedetacheerde werknemers in de EU (WagwEU).

Dienstverrichters en dienstontvangers

De WagwEU maakt onderscheid tussen dienstverrichters (buitenlandse werkgevers), zelfstandigen en dienstontvangers (opdrachtgevers). Buitenlandse werkgevers en zelfstandigen in sommige sectoren moeten in het Nederlandse online meldloket (postedworkers.nl) aangeven welke werkzaamheden zij wanneer gaan uitvoeren. Buitenlandse werkgevers moeten ook de komst van eventuele werknemers melden.

U bent dienstverrichter als u als buitenlandse werkgever tijdelijk:

met eigen personeel naar Nederland komt om een dienst te verrichten;
vanuit een multinationale onderneming medewerkers detacheert naar een eigen vestiging in Nederland of;
een buitenlandse uitzendondernemer bent en uitzendkrachten ter beschikking stelt om tijdelijk in Nederland te werken.

Bent u buitenlandse zelfstandig ondernemer en komt u een tijdelijke opdracht in Nederland uitvoeren? Ook dan moet u zich in enkele gevallen melden.

Dienstontvangers

De dienstontvanger, ook wel uw opdrachtgever, is degene voor wie u in Nederland aan het werk gaat en met wie u een servicecontract (aannemingsovereenkomst of overeenkomst van opdracht) heeft.

Onderaanneming

Huurt u, als buitenlandse werkgever of zelfstandige een derde bedrijf of zelfstandige uit een andere lidstaat in om aan het werk te gaan bij uw opdrachtgever in Nederland, dan is er sprake van onderaanneming. U bent op dat moment de opdrachtgever van de onderaannemer. Het derde bedrijf meldt zelf zijn eigen personeel, of de meldingsplichtige zelfstandige meldt zichzelf, en u controleert de melding.

Online melden vóórdat u met uw werk begint

Melden doet u via het online meldloket voor buitenlandse werknemers (postedworkers.nl). Dit doet u vóórdat u met de werkzaamheden in Nederland begint. De opdrachtgever controleert vervolgens of uw melding juist is.

Gegevens die u moet aanmelden als buitenlandse werkgever

Als buitenlandse werkgever meldt u in het online meldloket:

de identiteit van de melder;
uw bedrijfsgegevens;
de gegevens van de contactpersoon in Nederland (zoals bedoeld in artikel 7 van de WagwEU);
de gegevens van de Nederlandse opdrachtgever;
de sector waarin u in Nederland werkzaam zal zijn;
het adres van de werkplek;
verwachte duur van de werkzaamheden;
de identiteit van de persoon die verantwoordelijk is voor de uitbetaling van het loon;
de identiteit van werknemer(s) die tijdelijk in Nederland komen werken; en
de aanwezigheid van een A1-verklaring of andersoortig bewijs dat aantoont waar de sociale premies betaald worden voor uw werknemer(s), vanwege de bijdrage voor de toepasselijke socialezekerheidsregeling.

Bekijk ook de checklist met verplichte gegevens voor buitenlandse werkgevers. Daarin staat meer informatie over de gegevens die nodig zijn voor een melding in het online meldloket.

Wie kan een contactpersoon zijn en wat doet een contactpersoon?

Een contactpersoon is het aanspreekpunt voor de buitenlandse werkgever in Nederland en moet dus in Nederland aanwezig zijn om vragen te beantwoorden van de Nederlandse Arbeidsinspectie over de detachering.

Ook moet een contactpersoon bevoegd zijn om documenten van de detachering te verzenden en ontvangen. Alleen natuurlijke personen kunnen contactpersoon zijn. Een gedetacheerde werknemer kan fungeren als contactpersoon, als hij gedurende de hele dienst in Nederland bereikbaar is voor de Nederlandse Arbeidsinspectie . Een administratiekantoor kan geen contactpersoon zijn, een persoon in dienst van het administratiekantoor wel.

Gegevens die u moet aanmelden als meldingsplichtige zelfstandige

Als meldingsplichtige zelfstandige meldt u in het online meldloket:

uw identiteit;
uw bedrijfsgegevens;
de gegevens van de opdrachtgever;
de sector waarin u in Nederland aan het werk gaat;
het adres van de werkplek;
verwachte duur van de werkzaamheden;
de identiteit van de persoon die verantwoordelijk is voor de uitbetaling van het loon; en
de aanwezigheid van een A1-verklaring of andersoortig bewijs dat aantoont waar uw sociale premies betaald worden, vanwege de bijdrage voor de toepasselijke socialezekerheidsregeling.

Bekijk ook de checklist met verplichte gegevens voor zelfstandigen. Daarin staat meer informatie over de gegevens die nodig zijn voor een melding in het online meldloket.

Sectoren waarin zelfstandigen zich moeten melden

U bent altijd verplicht zich te melden als u zzp’er bent in één van de volgende sectoren:

bouw;
schoonmaak;
voedingsindustrie;
metaal;
zorg;
glazenwasserij;
land- en tuinbouw.

Er gelden extra regels voor de transportsector.

Bekijk ook de officiële sectorindeling voor zelfstandige buitenlandse ondernemers die zich moeten melden in Nederland.

Gegevens op (digitale) afschrift van de melding dat de opdrachtgever ontvangt

Op het afschrift van de melding dat de opdrachtgever kan zien in het online meldloket, staan ten minste zijn identiteit en de identiteit van de gedetacheerde werknemer(s) (van de werkgever), het adres van de werkplek en de aard en duur van de werkzaamheden.

Dienstverrichters die vaker in Nederland werken

In de volgende gevallen heeft u een beperkte meldingsplicht (jaarmelding):

U heeft een klein bedrijf (1-9 werknemers) met een meldingsplicht, werkt vaker in Nederland en u bent gevestigd binnen 100 kilometer van de Nederlandse grens.
U bent zzp’er met een meldingsplicht, werkt vaker in Nederland en u bent gevestigd binnen 100 kilometer van de Nederlandse grens.
U werkt in goederenvervoer over de weg.

U hoeft zich dan maar 1 keer per jaar te melden. De jaarmelding geldt niet voor de bouwsector en de uitzendsector.

Niet melden van werknemers

U hoeft uw werknemers niet te melden als:

uw bedrijf in Nederland gevestigd is en uw werknemers werken met een Nederlands contract;
u werknemers detacheert binnen Nederland;
uw werknemers werkzaamheden uitvoeren in bepaalde subsectoren binnen de transportsector;
uw werknemers werkzaamheden uitvoeren in de sector openbaar bestuur, overheidsdiensten of extraterritoriale organisaties;
uw werknemers bepaalde soorten incidentele arbeid verrichten in Nederland. Hieronder vallen bijvoorbeeld zakelijke besprekingen, dringend onderhoud of reparaties of het bijwonen van congressen. Bekijk het volledige overzicht van de categorieën en voorwaarden voor incidentele arbeid.

Gedetacheerde werknemers met een nationaliteit van buiten de EU, EER of Zwitserland

Ook als u werknemers met een nationaliteit van buiten de EU, EER of Zwitserland tijdelijk naar Nederland detacheert, geldt de meldplicht en hebben uw werknemers recht op de belangrijkste Nederlandse arbeidsvoorwaarden. Daarnaast kunnen er aanvullende vereisten gelden. Een werknemer uit een derde land die langer dan 3 maanden naar Nederland gedetacheerd wordt, heeft bijvoorbeeld een verblijfsvergunning nodig.

Administratieve verplichtingen van de WagwEU

De werkgevers uit landen in de EER en Zwitserland met tijdelijk gedetacheerd personeel in Nederland moeten voldoen aan een aantal administratieve verplichtingen:

De verplichting om bepaalde documenten aanwezig te hebben op de Nederlandse werkplek van de gedetacheerde werknemer (of direct digitaal beschikbaar te hebben). Het gaat om arbeidsovereenkomsten, loonstrookjes, arbeidstijdenoverzichten, A1-formulieren en betalingsbewijzen. Deze documenten moeten in het Nederlands, Engels, Duits en/of Frans beschikbaar zijn. Ze mogen digitaal of schriftelijk beschikbaar zijn.
Inlichtingenverplichting: de verplichting om desgevraagd aan de Nederlandse Arbeidsinspectie alle informatie te verstrekken die noodzakelijk is voor de handhaving van de WagwEU.
De verplichting om in een Nederland een contactpersoon aan te wijzen die de Nederlandse Arbeidsinspectie kan benaderen en als aanspreekpunt fungeert, dit kan ook een gedetacheerde werknemer zijn.
Meldingsplicht: de verplichting om werkzaamheden in Nederland aan te kondigen via het Nederlandse online meldloket voor buitenlandse werknemers (postedworkers.nl).

Handhaving van de WagwEU door de Nederlandse Arbeidsinspectie

De Nederlandse Arbeidsinspectie controleert of werkgevers, zelfstandigen en opdrachtgevers zich houden aan de WagwEU. Samen met de Belastingdienst en Sociale Verzekeringsbank (SVB) heeft de Nederlandse Arbeidsinspectie direct inzage in alle meldingen. De Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) kan gegevens uit het meldloket opvragen voor de uitvoering van haar taken. Ook sociale partners kunnen gegevens uit het meldloket opvragen bij de controle op naleving van cao-bepalingen. Blijkt uit een controle dat u uw komst niet vooraf of onjuist heeft gemeld? Dan kunnen u en uw opdrachtgever beiden een boete krijgen. Bekijk de boetebedragen.