Meldingsplicht WagwEU: Buitenlandse werkgevers en zelfstandigen met een tijdelijke opdracht in Nederland

Bent u werkgever of (meldingsplichtige) zelfstandige uit een ander land in de Europese Economische Ruimte (EER) of Zwitserland en heeft u een tijdelijke opdracht in Nederland? Dan bent u sinds 1 maart 2020 verplicht zich te melden bij het online meldloket voor buitenlandse werknemers (postedworkers.nl). Dit staat in de Wet arbeidsvoorwaarden gedetacheerde werknemers in de EU (WagwEU). 

Dienstverrichters en dienstontvangers

De WagwEU maakt onderscheid tussen dienstverrichters, zelfstandigen en dienstontvangers. Buitenlandse werkgevers (dienstverrichters) en zelfstandigen in sommige sectoren moeten in het Nederlandse online meldloket (postedworkers.nl) aangeven welke werkzaamheden zij wanneer gaan uitvoeren. Buitenlandse werkgevers moeten ook de komst van eventuele werknemers melden. 

U bent dienstverrichter als u als buitenlandse werkgever tijdelijk:

  • met eigen personeel naar Nederland komt om een dienst te verrichten;
  • vanuit een multinationale onderneming medewerkers detacheert naar een eigen vestiging in Nederland of; 
  • een buitenlandse uitzendondernemer bent en uitzendkrachten ter beschikking stelt om tijdelijk in Nederland te werken. 

Bent u buitenlandse zelfstandig ondernemer en komt u een tijdelijke opdracht in Nederland uitvoeren? Ook dan bent u dienstverrichter. 

Dienstontvangers

De dienstontvanger is degene voor wie u in Nederland aan het werk gaat en met wie u een servicecontract (aannemingsovereenkomst of overeenkomst van opdracht) heeft, ook wel uw opdrachtgever. 

Online melden vóórdat u met uw werk begint

Melden doet u via het online meldloket voor buitenlandse werknemers (postedworkers.nl). Dit doet u vóórdat u met de werkzaamheden in Nederland begint.

Gegevens die u moet aanmelden als buitenlandse werkgever

Als buitenlandse werkgever meldt u in het online meldloket:

  • de identiteit van de melder;
  • uw bedrijfsgegevens; 
  • de gegevens van de contactpersoon in Nederland (zoals bedoeld in artikel 7 van de WagwEU);
  • de identiteit van de klant/opdrachtgever;
  • de sector waarin u in Nederland werkzaam zal zijn;
  • het adres van de werkplek;
  • verwachte duur van de werkzaamheden;
  • de identiteit van de persoon die verantwoordelijk is voor de uitbetaling van het loon;
  • de identiteit van werknemer(s) die tijdelijk in Nederland komen werken; en
  • de aanwezigheid van een A1-verklaring of andersoortig bewijs dat aantoont waar de sociale premies betaald worden voor uw werknemer(s), vanwege de bijdrage voor de toepasselijke socialezekerheidsregeling.

Bekijk ook de checklist met verplichte gegevens voor buitenlandse werkgevers. Daarin staat meer informatie over de gegevens die nodig zijn voor een melding in het online meldloket.

Wie kan een contactpersoon zijn en wat doet een contactpersoon?

Een contactpersoon is het aanspreekpunt voor de buitenlandse werkgever (dienstverrichter) in Nederland en moet dus in Nederland aanwezig zijn om vragen te beantwoorden van de Inspectie SZW over de detachering.

Ook moet een contactpersoon bevoegd zijn om documenten van de detachering te verzenden en ontvangen. Alleen natuurlijke personen kunnen contactpersoon zijn. Een gedetacheerde werknemer kan fungeren als contactpersoon, als hij gedurende de hele dienst in Nederland bereikbaar is voor de Inspectie SZW. Een administratiekantoor kan geen contactpersoon zijn, een persoon in dienst van het administratiekantoor wel.

Gegevens die u moet aanmelden als meldingsplichtige zelfstandige

Als meldingsplichtige zelfstandige meldt u in het online meldloket:

  • uw identiteit;
  • uw bedrijfsgegevens;
  • de identiteit van de klant/opdrachtgever;
  • de sector waarin u in Nederland aan het werk gaat;
  • het adres van de werkplek;
  • verwachte duur van de werkzaamheden;
  • de identiteit van de persoon die verantwoordelijk is voor de uitbetaling van het loon; en
  • de aanwezigheid van een A1-verklaring of andersoortig bewijs dat aantoont waar uw sociale premies betaald worden, vanwege de bijdrage voor de toepasselijke socialezekerheidsregeling.

Bekijk ook de checklist met verplichte gegevens voor zelfstandigen. Daarin staat meer informatie over de gegevens die nodig zijn voor een melding in het online meldloket.

Sectoren waarin zelfstandigen zich moeten melden

U bent altijd verplicht zich te melden als u zzp’er bent in één van de volgende sectoren: 

  • bouw;
  • schoonmaak;
  • voedingsindustrie;
  • metaal; 
  • zorg; 
  • glazenwasserij; 
  • land- en tuinbouw. 

Er gelden extra regels voor de transportsector.

Bekijk ook de officiele sectorindeling voor zelfstandige buitenlandse ondernemers die zich moeten melden in Nederland.

Gegevens op (digitale) afschrift van de melding dat de klant/opdrachtgever ontvangt

Op het afschrift van de melding dat de klant/opdrachtgever (dienstontvanger) krijgt van de werkgever of zelfstandige, staan ten minste zijn identiteit en de identiteit van de gedetacheerde werknemer(s) (van de werkgever), het adres van de werkplek en de aard en duur van de werkzaamheden.

Dienstverrichters die vaker in Nederland werken

In de volgende gevallen heeft u een beperkte meldingsplicht (éénjaarsmelding): 

  • U heeft een klein bedrijf (0-9 werknemers) met een meldingsplicht, werkt vaker in Nederland en u bent gevestigd binnen 100 kilometer van de Nederlandse grens.
  • U bent zzp’er met een meldingsplicht, werkt vaker in Nederland en u bent gevestigd binnen 100 kilometer van de Nederlandse grens.
  • U werkt in goederenvervoer over de weg.  

U hoeft zich dan maar 1 keer per jaar te melden. De éénjaarsmelding geldt niet voor de uitzendsector. 

Niet melden van werknemers

U hoeft uw werknemers niet te melden als: 

  • uw bedrijf in Nederland gevestigd is en uw werknemers werken met een Nederlands contract;
  • uw werknemers bepaalde soorten incidentele arbeid verrichten in Nederland. Hieronder vallen bijvoorbeeld zakelijke besprekingen, dringend onderhoud of reparaties of het bijwonen van congressen. Bekijk het volledige overzicht van de categorieën en voorwaarden voor incidentele arbeid.

Administratieve verplichtingen van de WagwEU

De werkgevers uit landen in de EER en Zwitserland met tijdelijk gedetacheerd personeel in Nederland moeten voldoen aan een aantal administratieve verplichtingen:

  • De verplichting om bepaalde documenten aanwezig te hebben op de Nederlandse werkplek van de gedetacheerde werknemer (of direct digitaal beschikbaar te hebben). Het gaat om arbeidsovereenkomsten, loonstrookjes, arbeidstijdenoverzichten, A1-formulieren en betalingsbewijzen. Deze documenten moeten in het Nederlands, Engels, Duits en/of Frans beschikbaar zijn. Ze mogen digitaal of schriftelijk beschikbaar zijn.
  • Inlichtingenverplichting: de verplichting om desgevraagd aan de Inspectie SZW alle informatie te verstrekken die noodzakelijk is voor de handhaving van de WagwEU.
  • De verplichting om in een Nederland een contactpersoon aan te wijzen die de Inspectie SZW kan benaderen en als aanspreekpunt fungeert, dit kan ook een gedetacheerde werknemer zijn.
  • Meldingsplicht: sinds 1 maart 2020 zijn buitenlandse werkgevers verplicht om hun werkzaamheden in Nederland aan te kondigen via het Nederlandse online meldloket voor buitenlandse werknemers (postedworkers.nl).

Handhaving van de WagwEU door de Inspectie SZW

De Inspectie SZW controleert of werkgevers en opdrachtgevers zich houden aan de WagwEU. Samen met de Belastingdienst en Sociale Verzekeringsbank (SVB) heeft de Inspectie SZW direct inzage in alle meldingen. De Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) kan gegevens uit het meldloket opvragen voor de uitvoering van haar taken. Ook sociale partners kunnen gegevens uit het meldloket opvragen bij de controle op naleving van cao-bepalingen. Blijkt uit een controle dat u uw komst niet vooraf of onjuist heeft gemeld? Dan kunnen u en uw opdrachtgever beiden een boete krijgen. Bekijk de boetebedragen op de website van de Inspectie SZW