Nederland en EU werken samen aan digitalisering van het visumproces
Ministeries
Nederland verbetert in samenwerking met de EU het visumproces voor mensen die naar Nederland willen reizen en daar een visum voor nodig hebben. In dit artikel leggen we uit hoe nieuwe projecten het aanvragen van een visum eenvoudiger en sneller maken. We laten zien hoe digitalisering, slimme IT-oplossingen en betere kennis over landen bijdragen aan een efficiëntere afhandeling van visumaanvragen en aan veiligere grenzen.
Wat verandert er in het visumproces?
Het aanvragen van een visum was voorheen een tijdrovend proces. Veel stappen gaan nog op papier, en beslissingen nemen vaak veel tijd in beslag. Een digitale visumaanvraag maakt het aanvragen van visa en reisdocumenten sneller, gemakkelijker en veiliger.
Het visumproces wordt doorlopen op twee plaatsen:
- Front office: Dit is waar de klant het visum aanvraagt, bijvoorbeeld via een ambassade, consulaat of een extern visumaanvraagkantoor, zoals VFS Global. Hier worden visumaanvragen ingenomen en visumstickers afgegeven.
- Back office: Dit is waar de visumaanvraag wordt verwerkt. De Consulaire Service Organisatie (CSO) in Den Haag registreert de aanvraag, controleert de informatie en neemt de beslissing.
Door de processen op beide plaatsen te digitaliseren, worden aanvragen sneller verwerkt. Ook wordt het gemakkelijker om de kwaliteit en objectiviteit van beslissingen te waarborgen
Hoe helpen nieuwe IT-oplossingen?
Het ministerie introduceert twee nieuwe applicaties die het visumproces slimmer en efficiënter maken: het systeem Buitenlandse Zaken Analyse-Omgeving (BAO) en de kennisbank Country Wizard (CW).
Sneller beslissen over visumaanvragen
De applicatie ‘Buitenlandse Zaken Analyse-Omgeving’ (BAO) is een systeem dat met behulp van data ondersteunt bij het inschatten van de benodigde intensiteit voor het behandelen van een visumaanvraag en het dossieronderzoek. Het systeem geeft een advies: een aanvraag kan sneller worden behandeld (fast track) of heeft meer onderzoek nodig (intensive track). Dit helpt beslismedewerkers om hun tijd efficiënter te gebruiken. Zo nemen ze sneller en objectiever beslissingen, zonder de kwaliteit uit het oog te verliezen.
Betere landenkennis
De Country Wizard (CW) is een kennisbank met actuele informatie over landen waar visumaanvragers vandaan komen. Denk aan de sociaal-economische situatie, belangrijke economische sectoren en andere relevante gegevens. Met deze kennisbank beschikken de beslismedewerkers allemaal over dezelfde feitelijke achtergrondkennis en kunnen zij een aanvraag beter plaatsen in de context van het land van herkomst Dit maakt het besluitvormingsproces uniformer, objectiever en beter onderbouwd.
Waarom is betere landenkennis belangrijk?
Nederland kreeg eerder van de EU het advies om de landenkennis van beslismedewerkers te verbeteren. Dit is belangrijk om visumaanvragen goed te kunnen beoordelen. Daarom is het nu een vast onderdeel van het proces om actuele informatie over landen te checken. De kennisbank voor de beslismedewerker speelt hier een grote rol in. Deze kennisbank wordt steeds bijgewerkt, zodat beslismedewerkers altijd toegang hebben tot de meest recente informatie.
Met deze aanpak blijft Nederland voldoen aan de Schengen-regels en verbeteren we de kwaliteit van onze visumbesluiten. Dit is niet alleen belangrijk voor reizigers, maar ook voor de veiligheid en integriteit van het Schengengebied.
Wat betekent dit voor reizigers?
Voor mensen die een visum aanvragen, betekent dit nieuwe systeem vooral snelheid en duidelijkheid. Dankzij de digitalisering kunnen aanvragen doelgerichter worden verwerkt. En met het nieuwe systeem en de kennisbank wordt het besluitvormingsproces objectiever, uniformer en beter onderbouwd. Dit zorgt voor een betere service aan reizigers.
Voordelen voor reizigers:
- Doelmatige verwerking van visumaanvragen.
- Minder papierwerk, meer digitaal gemak.
- Beter onderbouwde beslissingen dankzij actuele landenkennis.
VisualDOC
Meer digitalisering betekent ook een grotere hoeveelheid digitale documenten in het visumproces. Daarom wordt de bestaande applicatie voor digitaal documentonderzoek (VisualDOC) verder verbeterd via een pilot. Niet alleen wordt daarmee de efficiëntie en effectiviteit van het onderzoek verhoogd, ook worden de voordelen en beperkingen van transnationale (EU) – samenwerking bij het opsporen van afwijkingen in documenten beter onderzocht. De pilot wordt mogelijk na positieve evaluaties verder in productie gebracht.
Samen werken aan een modern visumproces
Met de projecten Buitenlandse Zaken Analyse Omgeving, Visumproces verbeteren en VisualDoc zet Nederland grote stappen in het moderniseren van het visumproces. Digitalisering, slimme IT-oplossingen en betere landenkennis zorgen ervoor dat visumaanvragen sneller, eerlijker en efficiënter worden afgehandeld.
Deze verbeteringen zijn niet alleen goed voor reizigers, maar ook voor Nederland en de EU. Ze versterken de veiligheid, verbeteren de service en zorgen dat Nederland voldoet aan internationale afspraken. Zo maken we reizen naar en binnen de EU eenvoudiger voor iedereen.
In de Staat van het Consulaire van 2025, de jaarlijkse Kamerbrief over de consulaire dienstverlening van het ministerie van Buitenlandse Zaken, lees je meer over de diverse moderniserings- en digitaliseringstrajecten die spelen binnen het consulaire domein. Zo wordt bijvoorbeeld ook het paspoortaanvraagproces verbeterd met digitale systemen.
Meer weten over het visumproces? Bezoek Rijksoverheid voor meer informatie.
