Achter de schermen: zo helpt Buitenlandse Zaken Nederlanders in crisis
Ministeries
De situatie in het Midden-Oosten heeft directe gevolgen voor Nederlanders in de regio. Vluchten worden geannuleerd, luchtruimen sluiten tijdelijk en reisroutes veranderen. Dat zorgt voor vragen en onzekerheid bij Nederlanders in de regio.
Het ministerie van Buitenlandse Zaken werkt in zo’n situatie continu aan drie dingen: het geven van actuele informatie, het ondersteunen van Nederlanders ter plaatse en (waar mogelijk) het organiseren van terugkeer. Dat gebeurt grotendeels achter de schermen. Zo zag dat er de afgelopen dagen uit.
De afgelopen dagen was zichtbaar hoe zo’n consulaire crisisaanpak werkt: lokaal inschatten wat nodig is, centraal overzicht houden en waar mogelijk mensen daadwerkelijk naar huis helpen. Lees meer over de inzet van Buitenlandse Zaken in crisissituaties.
Onzekerheid in de regio
Op het consulaat in Dubai komt het crisisteam sinds zaterdag meerdere keren per dag bijeen. Medewerkers volgen de ontwikkelingen op de voet. In de stad is het luchtafweer te horen. Er is vooral schade van brokstukken die uit de lucht vallen. Het advies is om binnen te blijven.
‘Met het team gaat het naar omstandigheden goed,’ zegt Kenza, van het consulaat. ‘Iedereen is geschrokken van wat er gebeurt. We bekijken per dag hoe de situatie zich ontwikkelt.’ Vanwege de veiligheid besluit het consulaat om maandag geen fysieke afspraken te laten doorgaan. Vanuit huis wordt doorgewerkt en op een alternatieve locatie is een consulaire balie ingericht.
Vragen uit alle hoeken
We begrijpen dat er op dit moment voor Nederlanders veel onzeker is. En dat mensen snel duidelijkheid willen. Dubai is een belangrijk knooppunt. Er wonen en werken veel Nederlanders, en ook toeristen gebruiken de stad als overstap. Nu vluchten worden geannuleerd of omgeleid, neemt het aantal vragen snel toe.
Gestrande reizigers willen weten wat hun opties zijn. Bedrijven informeren naar risico’s voor hun personeel. Het consulaat verzamelt informatie en stemt voortdurend af met Den Haag. Dit blijft een complexe operatie.
Een crisis van grote omvang
In Den Haag draait het crisisteam van de Hoofddirectie Consulaire Zaken op volle kracht. Asta, senior beleidsmedewerker, maakt deel uit van de flexibele schil van het team. Normaal werkt ze in het visum- en vreemdelingencluster, maar bij crises wordt ze direct ingezet.
‘Dit weekend werd ik gebeld met de vraag of ik kon komen,’ vertelt ze. ‘Ik ben wel vaker bij crises betrokken. Maar wat deze situatie bijzonder maakt, is de schaal. Het gaat niet om één land, maar om een groot gebied met twaalf a dertien landen waar veel Nederlanders verblijven. Meerdere ambassades en consulaten zijn tegelijk betrokken.
Informatie als basis
Posten in de regio geven voortdurend updates door: is het luchtruim open of dicht? Welke grensovergangen zijn toegankelijk? Welke waarschuwingen geven andere landen af?
In Den Haag worden die gegevens verzameld en geanalyseerd door verschillende teams. Eén team beheert de data, een ander verzamelt en verifieert informatie. Meerdere keren per dag komt iedereen samen om te bepalen wat de volgende stap is.
Het reisadvies wordt continu aangepast. Via de informatieservice ontvangen geregistreerde Nederlanders berichten met actuele informatie.
Stoelen beschikbaar
Tussen alle updates dient zich een kans voor: KLM laat weten dat een toestel naar Muscat in Oman vliegt om een deel van de eigen crew op te halen. Op de terugvlucht naar Nederland zijn stoelen beschikbaar. ‘Wij kregen het aanbod om die stoelen te vullen,’ zegt Asta. ‘Dan moet je snel schakelen.’
Diezelfde ochtend is het crisisregistratieformulier gelanceerd. Nederlanders in de regio kunnen zich aanmelden en documenten uploaden. Ook worden er criteria vastgesteld: prioriteit gaat naar Nederlanders die in Nederland wonen en tijdelijk in de regio verblijven.
Van registratie tot boarding
Collega’s van de Consulaire Service Organisatie (CSO) controleren of aanmeldingen aan de voorwaarden voldoen. Daarna komt het belteam in actie. Zij bellen persoonlijk: er is een vlucht, vertrekt vanavond, wilt u mee? We adviseren Nederlanders om niet naar een luchthaven te gaan als ze niets van ons hebben gehoord: wacht tot wij bellen en een plek op een vlucht hebben geregeld.
Het contact met KLM verloopt soepel. Praktische details worden afgestemd: paspoortnummers, geboortedata, telefoonnummers. Omdat de vlucht op korte termijn wordt georganiseerd, is snelheid belangrijk. Reizigers krijgen duidelijke instructies, bijvoorbeeld om zelf eten mee te nemen voor de lange reis. Uiteindelijk kunnen ongeveer 85 Nederlanders mee terug naar huis. We hopen de komende dagen meer vluchten te regelen.
SCOT in actie
Dinsdagmiddag zitten Martin en Lisa op Schiphol te wachten op hun vlucht. Zij maken deel uit van het Snel Consulair Ondersteuningsteam (SCOT), dat ambassades tijdelijk versterkt tijdens crises.
Martin houdt zich normaal bezig met huisvesting van diplomaten. Lisa werkt in het team nationale veiligheid. Als SCOT’ers zijn ze getraind om flexibel inzetbaar te zijn.
Zondagavond kregen ze het telefoontje: kunnen jullie vertrekken? Hoe lang ze blijven, is nog niet duidelijk. Richtlijn is maximaal tien dagen, maar dat hangt af van de behoefte ter plaatse.
Voorbereid op het onverwachte
Hun bestemming is Muscat, Oman. Twee andere SCOT-leden reizen tegelijkertijd naar Riyad. Wat hun precieze taken worden, weten Martin en Lisa nog niet. ‘Dat kan van alles zijn,’ zegt Martin.
Dat kan betekenen dat ze op de luchthaven aanwezig zijn bij aankomst of vertrek van vluchten. Of dat ze mensen helpen die hun paspoort zijn kwijtgeraakt en een laissez-passer nodig hebben. Soms gaat het om administratieve ondersteuning of het te woord staan van bezorgde reizigers.
Aansluiten bij het crisisteam
Bij aankomst in Muscat sluiten Martin en Lisa direct aan bij het crisisoverleg op de ambassade. Daar horen ze wat er op dat moment nodig is. Misschien ondersteuning op de luchthaven, misschien hulp bij het verwerken van aanvragen. Ze gaan er open in. ‘We zijn er om Nederlanders te kunnen helpen,’ zegt Lisa. ‘Hoe groot of klein onze rol ook is.’