Het ministerie van Buitenlandse Zaken in crisissituaties

Wat is een crisis?

Voor het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) is een crisis: een situatie die dreiging of schade oplevert voor Nederlanders, Nederlandse belangen en/of Nederlandse vertegenwoordigingen in het buitenland. De situatie is urgent en onzeker. Ook zijn gebruikelijke middelen en werkwijzen niet genoeg; er is opschaling nodig. Er zijn allerlei soorten crises denkbaar. Zoals geweldplegingen, (natuur)rampen of pandemieën:

• evacuatie uit Niger (2023), Sudan (2023) en Afghanistan (2021)
• aardbevingen in Syrië en Turkije (2023) en Nepal (2015)
• Russische inval in Oekraïne (2022)
• explosies in de haven van Beiroet (2020)
• uitbraak van corona (2020)
• couppoging in Turkije (2016)
• terroristische aanslagen in Brussel (2016) en Parijs (2015)
• vliegramp MH17 (2014)

Voorbereiding op crises

Het ministerie van Buitenlandse Zaken houdt voortdurend in de gaten hoe veilig het is in andere landen. Onder andere met een wereldwijd netwerk van meer dan 150 ambassades, consulaten en andere vertegenwoordigingen (posten). Zijn er signalen van een crisis in het buitenland? Dan gaat het ministerie aan de slag om te achterhalen wat er aan de hand is, en wat dat betekent voor Nederlanders in het gebied. Binnen én buiten crisistijd bereidt het ministerie zich voor op allerlei situaties. In Den Haag en op de posten wordt veel getraind en worden scenario’s uitgewerkt. Zodat het ministerie bij een crisis zo goed en zo snel mogelijk in actie kan komen.

Wat is de crisisstructuur?

De crisisaanpak van Buitenlandse Zaken is onderdeel van de Nationale Crisisstructuur. Bij een incident in het buitenland is in eerste instantie de BZ-directie verantwoordelijk die gespecialiseerd is in het land of het type situatie. Maar als er meerdere directies betrokken zijn, of als er meer mensen of middelen nodig zijn om de situatie te beheersen, activeert het ministerie de crisisstructuur.
 

Departementaal Crisiscoördinatie Centrum (DCC)

Voor het aansturen van de crisisbeheersing heeft het ministerie een Departementaal Crisiscoördinatie Centrum (DCC), onder leiding van de Centrale Crisiscoördinator. De Centrale Crisiscoördinator is tijdens de crisis het aanspreekpunt voor alle betrokken directies, posten en andere ministeries. Op basis van het type crisis wordt binnen het ministerie een crisisteam samengesteld. Als er Nederlanders in het buitenland bij betrokken zijn wordt ook de consulaire crisisstructuur opgeschaald, onder andere met een belteam van ervaren medewerkers dat contact legt met Nederlanders in nood. Is er extra ondersteuning nodig in het buitenland? Dan schakelt het ministerie het Snel Consulair OndersteuningsTeam (SCOT) in.

Crisisberaden

Belangrijke besluiten worden genomen in crisisberaden: overleggen waarin het ministerie (dreigende) crisissituaties bespreekt en tot actiepunten komt. Aan zo’n crisisberaad kunnen verschillende partijen deelnemen. Denk aan de Centrale Crisiscoördinator, de betrokken ambassade (op afstand), de hoofddirectie Consulaire Zaken, de regiodirectie, communicatie- en personeelsafdeling, en collega’s van andere ministeries, zoals Defensie en het Nationaal Crisiscentrum.

Crisisberaden worden gestructureerd volgens het BOB-model: Beeldvorming, Oordeelsvorming, Besluitvorming. Partijen die deelnemen aan het overleg stellen eerst een feitelijk beeld vast van de situatie: op basis van berichten van de post en andere bronnen. Aan de hand van de feiten worden oordelen gevormd en in korte tijd weloverwogen besluiten genomen.

Verantwoordelijkheid

Bij een crisis in het buitenland is de minister van Buitenlandse Zaken eindverantwoordelijk voor de Nederlandse respons. Op het ministerie zelf staat de crisisinzet onder leiding van de plaatsvervangend secretaris-generaal (PSG), die nauw samenwerkt met de Centrale Crisiscoördinator.

Crisiscommunicatie en reisadviezen

In crisissituaties moeten alle betrokkenen zo snel en zo goed mogelijk worden geïnformeerd. Dat gebeurt via het reisadvies (zie de Nederland Wereldwijd website en de Reisapp) en met de Informatieservice van Buitenlandse Zaken, waarmee Nederlanders, die hun verblijf in het betreffende land hebben geregistreerd, meer gedetailleerde waarschuwingen en adviezen ontvangen. Op de pagina van het ministerie van Buitenlandse Zaken verschijnen de belangrijkste updates. Op Nederland Wereldwijd worden veelgestelde vragen over de crisis beantwoord.

Voor Nederlanders in het buitenland gelden in ieder geval altijd de volgende adviezen:

• Registreer u bij de Informatieservice van Buitenlandse Zaken (kies optie ‘Aanmelden + registratie bij ambassade’). Het is belangrijk dat het ministerie van Buitenlandse Zaken weet wie er in het land zijn, waar zij zitten en hoe zij kunnen worden bereikt. Dan kan het ministerie in noodsituaties contact met u opnemen.
• Kijk voordat u naar een land reist naar het reisadvies, zodat u weet welke risico’s u loopt. Reis niet naar gebieden die te gevaarlijk zijn.
• Sluit altijd een goede reis- en ziektekostenverzekering af.
• Maakt u een georganiseerde reis? Houd in geval van nood contact met uw reisorganisatie.
• Heeft u hulp nodig? U kunt het ministerie van Buitenlandse Zaken 24 uur per dag, 7 dagen per week bereiken via het telefoonnummer +31 247 247 247.

Hulp aan Nederlanders in nood

Het ministerie van Buitenlandse Zaken zet zich intensief in om Nederlanders in nood te helpen en te informeren. Bijvoorbeeld met belteams die dag en nacht bereikbaar zijn en tijdens een crisis actief contact houden met Nederlanders in nood. Tegelijkertijd is hulpverlening in het buitenland door de ambassade of het ministerie niet altijd mogelijk. Bijvoorbeeld als een rampgebied niet bereikbaar is. Of als de situatie te gevaarlijk is.

Evacuatie is alleen in zeldzame gevallen en als laatste mogelijkheid aan de orde. Een crisis komt zelden geheel onverwacht; vaak is er een aanloopperiode waarin de veiligheidssituatie ergens geleidelijk verslechtert. In die periode publiceert het ministerie regelmatig (updates van) reisadviezen en waarschuwingen via de Informatieservice. Bijvoorbeeld om Nederlanders in een gevaarlijk gebied te wijzen op de eigen verantwoordelijkheid en op de risico’s die zij lopen als ze hun vertrek uitstellen. In de informatievoorziening geeft het ministerie en de ambassades veel aandacht aan praktische adviezen over vertrekmogelijkheden.

Bekijk ook de pagina Wat moet ik doen in een crisissituatie?

Veiligheid van eigen personeel

In een crisissituatie staat veiligheid op de eerste plaats. De veiligheid van Nederlanders in nood, maar ook de veiligheid van de mensen die hen helpen (bijvoorbeeld Defensie- of ambassadepersoneel). Het ministerie van Buitenlandse Zaken heeft als werkgever ook een verantwoordelijkheid voor lokale medewerkers en hun kerngezinnen. Voor en tijdens crises bereidt het ministerie zich voor op alle scenario’s, en gaat na hoe veilig het is om vanaf de post te blijven werken.

Zorg en nazorg voor het personeel van BZ is een belangrijk onderdeel van een crisis. Bij crisisberaden is er altijd een bedrijfsarts of een bedrijfsmaatschappelijk werker aanwezig. Er is vooral veel aandacht voor het welzijn van medewerkers op de posten die in een gevaarlijke of bedreigende situatie terechtkomen. Maar ook voor collega’s die in een crisis meedraaien kunnen het intense en traumatische ervaringen zijn. Ook voor hen is er een (na)zorgtraject om emoties en trauma’s te verwerken.

Fases van een crisis

Het ministerie van Buitenlandse Zaken werkt in vier fases aan een crisis:

1. Normale fase
   Er is geen sprake van een dreigende crisis. Het ministerie van Buitenlandse Zaken is alert op signalen van een mogelijke crisis. Om goed en snel te reageren wanneer een crisis zich voordoet, besteedt het ministerie onder andere aandacht aan het inrichten, opleiden, trainen en oefenen (OTO) van de crisisbeheersingsorganisatie, in Den Haag en op de vertegenwoordigingen in het buitenland.
2. Aandachtsfase
   Er is een verhoogde staat van alertheid door signalen die wijzen op een dreigende crisis. Het ministerie van Buitenlandse Zaken wisselt snel informatie uit, en er wordt een pre-crisisberaad ingesteld. In Den Haag en op de posten worden voorzorgsmaatregelen genomen en scenario’s uitgewerkt en geoefend: van de meest waarschijnlijke tot de ergst denkbare. Ook zorgt het ministerie dat er meer informatie komt voor Nederlanders, bijvoorbeeld via het reisadvies.
3. Crisisfase
   De crisisstructuur wordt geactiveerd. Besluiten worden genomen in het crisisberaad. Buitenlandse Zaken houdt in de gaten of er voldoende capaciteit is, en of er op- of afgeschaald moet worden. Het ministerie zet zich in om Nederlanders in nood waar mogelijk te helpen, de crisis zo effectief mogelijk af te handelen, te informeren (waaronder de ambtelijke en politieke top) en een eventuele vervolgcrisis te voorkomen.
4. Nafase
   De crisisstructuur wordt afgeschaald. In deze fase staan centraal: nazorg voor betrokken Nederlanders en personeel, onderzoek, herstel, evaluatie en verantwoording. Geleerde lessen worden uitgewerkt en meegenomen, om sterker uit de crisis te komen.