Achter de schermen bij de AVVN: drukte aan beide kanten van de oceaan
Ministeries
‘Dit is een gigantische operatie.’ Emma Beelaerts (Den Haag) en Nynke Staal (New York) coördineren samen de bijdrage van het Koninkrijk aan de High Level Week van de Algemene Vergadering van de VN (AVVN). De bijeenkomst, die morgen begint, is voor het eerst sinds 2019 weer volledig fysiek in de VS; wat de nodige voorbereiding vergt en voor drukte zorgt aan beide kanten van de oceaan.
‘Ministers – New York – vergaderingen - drukte.’ Met deze steekwoorden begon voor Emma het gedachtenproces bij de voorbereidingen voor de zogenoemde High Level Week. Vanuit het speciaal ingerichte kantoor aan de Rijnstraat in Den Haag geeft zij leiding aan 6 collega’s die sinds de zomer full time de Nederlandse inbreng voorbereiden voor de High Level Week. De hoofdvraag waar zij en haar team zich mee bezighielden: ‘Wat gaan we als land doen tijdens deze week, waar 193 landen bij elkaar komen, honderden events plaatsvinden en talloze VN-organisaties, denktanks en bedrijven aanwezig zijn?’
Emma: ‘We begonnen met het opknippen van deze kolossale klus. We moesten samen antwoorden vinden op onder meer de volgende vragen. Hoe kunnen we dit platform optimaal gebruiken om het Nederlandse profiel goed neer te zetten? Hoe brengen we onze prioriteiten verder en versterken we het netwerk? Met welke landen willen we spreken? Wie gaan er vanuit Nederland en het Koninkrijk naar New York?’
De afgelopen maanden is hard gewerkt aan het beantwoorden van die vragen en het inrichten van programma’s voor de Nederlandse delegatie. Emma’s team maakte naast talloze planningsdocumenten, scripts en fiches een brief om namens de ministers de Tweede Kamer te informeren over de Nederlandse inzet tijdens de AVVN. Ook gingen ze in gesprek met internationale en interdepartementale partners over het (co-)hosten van evenementen. Hierbij haakten collega’s vanuit vrijwel alle directies van Buitenlandse Zaken (BZ) aan om te adviseren en inhoudelijke inbreng te leveren. Een enorme klus dus: niet alleen voor het AVVN-team, maar van heel BZ.
Emma: ‘Inmiddels zijn we aangekomen op vragen op een ander detailniveau: is er koffie in de event-zaal, wie spreekt de minister tussen de events door, hoe lang is het lopen van punt a naar punt b, is er een microfoon, zijn er genoeg toegangspasjes?’
New York: macro naar micro
Ook bij de Permanente Vertegenwoordiging (PV) bij de VN in New York ging het van macro naar micro. Nynke Staal coördineert de inzet van zo’n 30 collega’s die zich enthousiast richten op het meemaken van een “ouderwetse” fysieke High-Level Week, dus niet meer zoals voorgaande jaren online of hybride, maar volledig in persoon in New York. ‘Dat merken we nu al aan de drukte in de stad en de beveiliging bij de VN’, ervaart Nynke. ‘Er zijn straks ontzettend veel wereldleiders, ministers en hoogwaardigheidsbekleders op een kleine oppervlakte bij elkaar en dat is een gigantische operatie, ook voor ons.’
Nynke: ‘We hebben ons de afgelopen maanden bezig gehouden met onder meer de taakverdeling van het team, het inschrijven van premier Rutte voor het algemene overleg, locaties regelen voor Nederlandse evenementen (die door Covid-19-restricties dit jaar op externe locaties plaatsvinden, dus niet in het VN-gebouw), welke events we zelf organiseren, wat andere landen doen en waar we samen op kunnen trekken.’
Het is volgens Nynke een soort ongeschreven regel dat er vlak voor de High-Level Week nog iets gebeurt waardoor alles weer helemaal omgegooid moet worden. ‘Vorig jaar trad onze minister plots af, dit jaar overleed Queen Elizabeth. De begrafenis vindt plaats op de eerste dag van de AVVN. Hierdoor hebben we het flagship event van minister Hoekstra over desinformatie moeten verplaatsen naar een andere dag.’
‘Het betekent ook dat president Biden later spreekt in het algemene overleg. Dat kan weer gevolgen hebben voor ons programma, want als hij ‘on the move’ is in New York, gaat de stad op slot. Alles kan dus letterlijk stil komen te staan, ook wanneer een van onze ministers, minister-president Rutte of Koningin Maxima naar een event onderweg is.’
In de laatste erg drukke dagen voor het evenement houdt ook Nynkes team zich nog bezig met talloze zaken die nog open staan. ‘Dat varieert van het eindeloos doorlopen van de zeer gedetailleerde programma’s van de ministers en andere delegatieleden, vragen of we een vergunning nodig hebben voor bepaalde events , welke hoogwaardigheidsbekleders waar kunnen spreken, bij de VN vragen of we alsjeblieft meer VN-passen mogen, bedenken waar de delegatieleden kunnen werken bij de PV, tot het opstellen van verslagleggingsschema’s, fiches en toespraken.’
Verwachtingen
Waar kijken Emma en Nynke naar uit tijdens de AVVN en hoe komen ze de laatste dagen goed door?
Emma: ‘We hebben de ambitie om de AVVN als internationaal platform zo optimaal mogelijk te gebruiken. We willen samen Nederland neerzetten als land dat actief is op multilaterale samenwerking, water, Oekraïne en accountability, LHBTIQ+rechten, het feministisch buitenlands beleid en duurzame ontwikkeling. Dat kunnen we natuurlijk niet alleen, daarom doen we ook veel samen met andere landen en vragen we weer andere landen om ons te steunen bij onze inzet.’
Nynke: ‘Met de verschillende “flagship” events die we als Koninkrijk organiseren brengen we landen samen om over de grootste uitdagingen van deze tijd te spreken, zoals de oorlog in Oekraïne, klimaat en de voedselcrisis. Die evenementen gaan onder meer over: desinformatie, Oekraïne en accountability, de nexus tussen water en voedsel, Artificial Intelligence, MH17, de waterconferentie die ons land organiseert en de Safer Tanker. Onze grootste uitdaging daarbij wordt om niet uit de tijd te lopen zodat alles in het krappe programma blijft passen. Maar we moeten wel altijd rekening houden met last minute wijzigingen, die horen er helaas altijd bij.’
Samenwerken
Als coördinator probeert Nynke de sfeer in het team goed te houden in deze tijd vol chaos en drukte. ‘De hele PV is betrokken bij voorbereidingen op hét diplomatieke hoogtepunt van het jaar. Dat betekent heel veel lange vergaderingen met z’n allen elke dag, maar ook gezellig samen pizza of falafel eten ‘s avonds en een heel sterk teamgevoel.’
Ook de samenwerking tussen de teams in New York en Den Haag gaat voorspoedig. Emma en Nynke zijn normaal gesproken elkaars counterpart op peacebuilding. Nynke: ‘We kenden elkaar dus al goed voorafgaand aan de organisatie van de AVVN, en hebben mede daarom denk ik maar weinig woorden nodig om elkaar op de hoogte te houden. Door het tijdsverschil zijn we wel genoodzaakt om onze overleggen met team Den Haag in een smal tijdspad te proppen. Als het bij ons 9 uur s’ ochtends is, geeft de Haagse klok ten slotte al drie uur ’s middags aan, maar daar zijn beide teams inmiddels wel aan gewend.’
In Den Haag heerst ook een “we doen het met z’n allen” vibe. Emma’s teamleden motiveren elkaar met heuse teamshirts, een sjoelbak en een ‘constante flow aan snacks en lekker eten’ tussendoor of als het weer eens laat wordt.
Emma: ‘De collega’s hebben een enorme drive om onze ministers en directeurs-generaal met sterke boodschappen op pad te sturen. Dat is mooi om te zien. We blijven ook de laatste dagen en tijdens de hele High Level Week in nauwe samenhang met Nynke en haar team in New York werken; beide teams zitten volop in de AVVN-modus. We vullen elkaar aan en steunen waar het kan.’